Одним из основных направлений деятельности государственных архивов является оказание государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
Государственная услуга - одна из форм реализации отдельных государственных функций, осуществляемых в индивидуальном порядке по обращению или без обращения услугополучателей и направленных на реализацию их прав, свобод и законных интересов, предоставление им соответствующих материальных или нематериальных благ (Закон Республики Казахстан «О государственных услугах»).
Карабалыкским районным государственным архивом оказывается одна государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
В соответствии с Законом РК «О государственных услугах», Реестра государственных услуг, Правил оказания государственных услуг в области архивного дела государственная услуга оказывается на альтернативной основе через канцелярию услугодателя, некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «правительство для граждан» (далее Государственная корпорация), веб-портал «электронного правительства»
Государственная услуга оказывается физическим и юридическим лицам бесплатно. Форма оказания – электронная (частично автоматизированная) и бумажная. Форма предоставления результата оказания – электронная или бумажная.
Результатом оказания государственной услуги является архивная справка, копия архивного документа или архивная выписка по подтверждению сведений социально-правового характера, а также отрицательный ответ о наличии документов на государственном хранении в архиве, но отсутствии в них запрашиваемых сведений, ответы об отсутствии на государственном хранении у услугодателя запрашиваемых документов (сведений) на государственном хранении, направлении запроса по принадлежности в другой государственный или ведомственный архив либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
В 2025 году Карабалыкским райгосархивом оказано 844 государственных услуг (2024 – 916) услугополучателям, в том числе 694 физическим лицам, 150 юридическим лицам. Из них резидентам Республики Казахстан – 793 услугополучателям, нерезидентам РК – 51.
Уменьшение количества оказанных услуг наблюдается в сравнении с аналогичным периодом 2024 года на 7,5% или 72 услуги.
Через ПЭП оказано 626 услуг или 74,2% (2024 – 446 или 48,9%). Через государственную корпорацию «правительство для граждан» в 2025 году государственная услуга не исполнялась. По сравнению с прошлым годом процент оказания доли на альтернативной основе увеличился на 25% и составил 74,2% (2024 – 49,2%).
Из общего объема 218 государственных услуг оказано в райгосархиве, т.е. 25,8% (2024 – 51,2% или 467). При этом доля поступивших почтовой и электронной связью составляет 20,4% или 172 заявления. При личном обращении услугополучателей в архив в 2025 году оказано 5,5% от общего количества – это 46 заявлений, что меньше уровня 2024 года на 9% (132).
670 услугополучателей (79,4%), обратившихся за государственной услугой получили положительные ответы, отрицательные ответы были выданы 39 (4,6%) услугополучателям, ответы об отсутствии на хранении получили - 91, (10,8%) услугополучатель, 44 (5,2%) заявления отправлены по принадлежности.
Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» оказывается по вопросам социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, состава семьи, образования, перечислений пенсионных взносов и социальных отчислений, правоустанавливающие документы.
Наиболее востребованы архивные справки по подтверждению стажа работы и заработной платы, факта учебы. На них пришлось 93,6% (2024 – 94,4%).
На постоянной основе проводится работа по информированию услугополучателей о порядке оказания государственной услуги, изменениях в нормативных правовых документах в сфере их оказания.
Информация о порядке оказания государственной услуги, в том числе и в электронном формате располагается на ведомственном Интернет –ресурсе, портале «Электронное правительство», а также на Интернет-ресурсе РГП «ЦОН», акима Карабалыкского района, которая в соответствии изменений регулярно обновляется.
По повышению качества оказания государственных услуг, обеспечению прозрачности процесса оказания, информированности услугополучателей о порядке их оказания в 2025 году в тесном взаимодействии с Госкорпорацией архивом проведено 5 мероприятия с общим охватом 118 человек (2024 – 5/167).
При проведении акций по раздаче информационных брошюр о порядке оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» охвачено 104 человек.
Вопросы повышения эффективности и качества оказания услуг обсуждены на заседании «круглого стола», присутствовало 7 человека.
Вопросы по увеличению доли оказания государственных услуг через ЦОН и ПЭП, профилактике коррупции в сфере оказания государственной услуги рассмотрены на семинаре с участием сотрудников Госкорпорации, специалистов госучреждений, присутствовало 7 человек.
Информирование проводится также посредством размещения информаций об оказании госуслуг на ведомственном Интернет ресурсе и сайте акима района.
Также на системной основе с каждым услугополучателем проводится индивидуальная консультация о порядке подачи заявок на получение услуг через Госкорпорацию и ПЭП.
Карабалыкским райгосархивом государственная услуга оказывается посредством ИС «ЕЭАД», в которую вносятся сведения о регистрации поступивших заявлений и стадии оказания государственной услуги.
С целью повышения квалификации сотрудников в сфере оказания государственных услуг руководителем архива проводятся занятия производственной учебы.
За отчетный период нарушений срока оказания госуслуг, жалоб на деятельность услугодателя или должностных лиц не зафиксировано.
Несмотря на проводимую работу Карабалыкскому районному государственному архиву необходимо усилить работу в целях увеличения уровня удовлетворенности услугополучателей качеством, доступностью и процедурами оказания государственных услуг, увеличения доли электронных услуг активизировать разъяснительную работу по информированности населения об изменениях в законодательстве в сфере оказания государственных услуг, порядке их оказания.
В случае возникновения вопросов о порядке предоставления государственной услуги услугополучатель может обратиться в филиал коммунального государственного учреждения «Государственный архив Костанайской области» «Карабалыкскийрайонный государственный архив» по адресу: п. Карабалык, ул. Гагарина, 36. Телефон: 8(71441)33531.
Исп. Озирная Е. Н.
Тел. 8(71441)33531