Мемлекеттік архив қызметінің негізгі бағыттарының бірі «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік қызметін көрсету болып табылады.
Мемлекеттік көрсетілетін қызмет - көрсетілетін қызметті алушылардың жүгінуі бойынша немесе жүгінбестен жеке тәртіппен жүзеге асырылатын және олардың құқықтарын, бостандықтары мен заңды мүдделерін іске асыруға, оларға тиісті материалдық немесе материалдық емес игіліктер беруге бағытталған жекелеген мемлекеттік функцияларды іске асыру нысандарының бірі («Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңы).
Қарабалық аудандық мемлекеттік архиві: «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділерді беру»бір мемлекеттік қызмет көрсетеді.
«Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» ҚР Заңына, Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер тізіліміне, Архив ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер қағидаларына сәйкес мемлекеттік көрсетілетін қызмет баламалы негізде көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі, «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы»коммерциялық емес акционерлік қоғамы (бұдан әрі - мемлекеттік корпорация)," электрондық үкімет "веб-порталы арқылы көрсетіледі.
Мемлекеттік қызмет жеке және заңды тұлғаларға тегін көрсетіледі. Көрсетілетін қызмет нысаны - электрондық (ішінара автоматтандырылған) және қағаз түрінде. Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін ұсыну нысаны - электрондық немесе қағаз түрінде.
Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі архивтік анықтама, архивтік құжаттың көшірмесі немесе әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәліметтерді растау жөніндегі архивтік үзінді көшірме, сондай-ақ архивтік мемлекеттік сақтауда құжаттардың болуы, бірақ оларда сұратылған мәліметтердің болмауы туралы теріс жауап, көрсетілетін қызметті берушіде мемлекеттік сақтауда сұратылған құжаттардың болмауы туралы жауап болып табылады (мәліметтерді) мемлекеттік сақтауда, басқа мемлекеттік немесе ведомстволық архивқа тиесілігі бойынша сұрау салуды жіберу не мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап.
2025 жылы Қарабалық аудандық мемлекеттік архивқа қызмет алушыларға 844 (2024 - 916) мемлекеттік қызмет көрсетті, оның ішінде 694 жеке тұлғаларға, 150 заңды тұлғаларға. Оның ішінде Қазақстан Республикасының резиденттеріне - 793 қызмет алушыға, ҚР резидент еместеріне - 51.
Көрсетілген қызметтер санының 2024 жылдың ұқсас кезеңімен салыстырғанда 7,5% -ға немесе 72 қызметке азаюы байқалады.
ЭҮП арқылы 626 қызмет көрсетілді немесе 74,2% (2024 - 446 немесе 48,9%). «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы арқылы 2025 жылы мемлекеттік қызмет көрсетілмеген. Өткен жылмен салыстырғанда баламалы негізде үлес көрсету пайызы 25% -ға ұлғайып, 74,2% -ды құрады (2024 - 49,2%).
Жалпы көлемнің 218-і аудандық мемлекеттік мұрағатта көрсетілген, яғни 25,8% (2024 - 51,2% немесе 467). Бұл ретте пошта және электрондық байланыспен келіп түскен өтініштердің үлесі 20,4% -ды немесе 172 өтінішті құрайды. Көрсетілетін қызметті алушылар мұрағатқа жеке жүгінген кезде 2025 жылы олардың жалпы санының 5,5% -ы көрсетілген - бұл 46 өтініш, бұл 2024 жылғы деңгейден 9% -ға аз (132).
Мемлекеттік қызметті алуға жүгінген 670 (79,4%) көрсетілетін қызметті алушы оң жауаптар алды, 39 (4,6%) көрсетілетін қызметті алушыға теріс жауаптар берілді, сақтауда жоқтығы туралы жауаптар - 91 (10,8%) көрсетілетін қызметті алушы алды, 44 (5,2%) өтініш тиесілігі бойынша жіберілді.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік қызметі әлеуметтік-құқықтық сипаттағы: еңбек өтілі, жалақы мөлшері, отбасы құрамы, білім беру, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару мәселелері, құқық белгілейтін құжаттар бойынша көрсетіледі.
Жұмыс өтілі мен жалақыны, оқу фактісін растау жөніндегі мұрағаттық анықтамалар неғұрлым сұранысқа ие. Оларға 93,6% (2024 - 94,4%) тиесілі болды.
Көрсетілетін қызметті алушыларды мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі, оларды көрсету саласындағы нормативтік құқықтық құжаттардағы өзгерістер туралы хабардар ету бойынша жұмыс тұрақты негізде жүргізіледі.
Мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі туралы ақпарат, оның ішінде электрондық форматта ведомстволық Интернет-ресурста, «Электрондық үкімет» порталында, сондай-ақ өзгерістерге сәйкес үнемі жаңартылып отыратын «ХҚКО» РМК, Қарабалық ауданы әкімінің интернет-ресурсында орналастырылады.
Мемлекеттік қызмет көрсету сапасын арттыру, қызмет көрсету процесінің ашықтығын, көрсетілетін қызметті алушылардың оларды көрсету тәртібі туралы хабардар болуын қамтамасыз ету бойынша 2025 жылы Мемлекеттік корпорациямен өзара тығыз іс-қимылда мұрағат 118 адамды (2024 - 5/167) жалпы қамтумен 5 іс-шара өткізді.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділерді беру» мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі туралы ақпараттық кітапшаларды тарату бойынша акцияларды өткізу кезінде 104 адам қамтылды.
Қызмет көрсетудің тиімділігі мен сапасын арттыру мәселелері «дөңгелек үстел» отырысында талқыланып, 7 адам қатысты.
ХҚКО және ЭҮП арқылы мемлекеттік қызмет көрсету үлесін арттыру, мемлекеттік қызмет көрсету саласындағы сыбайлас жемқорлықтың алдын алу мәселелері Мемлекеттік корпорация қызметкерлерінің, мемлекеттік мекемелер мамандарының қатысуымен өткен семинарға 7 адам қатысты.
ХҚКО және ЭҮП арқылы мемлекеттік қызмет көрсету үлесін арттыру, мемлекеттік қызмет көрсету саласындағы сыбайлас жемқорлықтың алдын алу мәселелері Мемлекеттік корпорация қызметкерлерінің, мемлекеттік мекемелер мамандарының қатысуымен өткен семинарға 7 адам қатысты.
Ақпараттандыру сондай-ақ мемлекеттік қызмет көрсету туралы ақпаратты аудан әкімінің ведомстволық интернет-ресурсында және сайтында орналастыру арқылы жүргізіледі.
Сондай-ақ жүйелік негізде әрбір көрсетілетін қызметті алушымен мемлекеттік корпорация және ЭҮП арқылы қызметтерді алуға өтінімдер беру тәртібі туралы жеке консультация жүргізіледі.
Қарабалық аудандық мемлекеттік архиві мемлекеттік қызметті «ЕЭАД» АЖ арқылы көрсетеді, оған келіп түскен өтініштерді тіркеу және мемлекеттік қызмет көрсету сатысы туралы мәліметтер енгізіледі.
Мемлекеттік қызмет көрсету саласындағы қызметкерлердің біліктілігін арттыру мақсатында архив басшысы өндірістік оқу сабақтарын өткізеді.
Есептік кезеңде мемлекеттік қызмет көрсету мерзімінің бұзылуы, көрсетілетін қызметті берушінің немесе лауазымды тұлғалардың қызметіне шағымдар тіркелмеген.
Жүргізіліп жатқан жұмысқа қарамастан, Қарабалық аудандық мемлекеттік архиві көрсетілетін қызметті алушылардың мемлекеттік қызмет көрсету сапасына, қолжетімділігіне және рәсімдеріне қанағаттану деңгейін арттыру, электрондық қызмет көрсету үлесін ұлғайту мақсатында мемлекеттік қызмет көрсету саласындағы заңнамадағы өзгерістер, оларды көрсету тәртібі туралы халықты хабардар ету жөніндегі түсіндіру жұмысын жандандыру қажет.
Мемлекеттік қызметті көрсету тәртібі туралы сұрақтар туындаған жағдайда көрсетілетін қызметті алушы Қарабалық кенті, Гагарин көшесі, 36 мекенжайы бойынша «Қостанай облысының мемлекеттікархиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің «Қарабалық аудандық мемлекеттік архиві» филиалына жүгіне алады. Телефон: 8 (71441) 33531.
Орын. Озирная Е. Н.
Тел. 8(71441)33531