негізгі функциялары және міндеттері
1) аудан әкімі аппаратында құжаттармен жұмыс түрлерін және әдістерін жетілдіру;
2) құжаттаудың бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету, құжаттармен жұмысты ұйымдастыру, құжаттардың орындауын қадағалау және аудан әкімі аппаратының ведомстволық мұрағатқа тапсыру үшін құжаттарды дайындау:
3) құжат айналымның көлемін қысқарту;
4) ұйымдастыру және есептеу техника құралдарды пайдалану негізінде, құжаттармен және құжаттамалық ақпаратпен жаңа технологиялық үдерістерді енгізу, соның ішінде құжаттар құрамын және ақпараттық көрсеткіштерді реттеу.
1) құжаттардың алғашқы жөндеуін, алдын ала қарауын, тіркеуін, есеп жүргізуін, сақтауын, жеткізуін және таратуын іске асырайды;
2) басшылықпен құжаттарды уақытында қарауын ұйымдастырады, аудан әкіміне, оның орынбасарларына, аудан әкімі аппаратының басшысына қол қоюға ұсынылатын құжаттардың ресімделуіне бақылауды іске асырайды;
3) аудан әкімі шешімдерінің, өкімдерінің және аудан әкімдігі қаулыларының жобаларын дайындау мәселелері жөніндегі аппараттың қызметшілеріне кеңес береді, қабылданған нормативтік құқықтық актілердің тіркеуін, басылымын және орындаушыларға жеткізуді ұйымдастырады;
4) аудан әкімдігінің отырыстарын, аудан әкімімен жүргізілген жиналыстарын дайындауға және өткізуге, сондай – ақ хаттамаларды ресімдеуге және хаттамалық шешімдерін шығаруға қатысады;
5) аппаратта “Қазақстан Республикасындағы тіл турлы” Заңына сәйкес қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізуін ұйымдастырады, аудан әкімі аппараты, аудан әкімдігінің және әкімінің құжаттарын орыс тілінен қазақ тіліне және қазақ тілінен орыс тіліне аударуды іске асырады, нормативтік құқықтық актілердің жобаларын қазақ және орыс тілдерінде мәтіндердің дәлме дәл сәйкестігіне сараптаманы өткізеді;
6) заң және жеке тұлғалардың өтініштерін қарау және есебін қамтамасыз етеді, басшылықпен азаматтардың және заң тұлғалардың өкілдерін жеке қабылдауын өткізуін ұйымдастырады, заң және жеке тұлғалардың өтініштері бойынша орындалуын бақылайды, талдауды және есепті жүргізеді;
7) аудан әкімі аппаратының номенклатурасын құрастырады, істердің жедел сақтауын және белгіленген тәртіпте ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дейін олардың пайдалануын қамтамасыз етеді;
8) құжаттармен жұмыс түрлерін және әдістерін жетілдіру, атқару тәртіпті арттыру бойынша іс-шараларды әзірлейді;
9) құрылымдық бөлімшелерде істерді дұрыс рәсімдеуіне және қалыптастыруына бақылауды іске асырайды, белгіленген мерзімде ведомстволық мұрағатқа тапсыру мақсатымен құжаттардың құндылығына сараптаманы ұйымдастырады;
10) құжаттамалық қызмет қызметшілердің біліктілігін арттыруды ұйымдастрады, құжаттау және құжаттамамен басқару мәселелері жөнінде Қарабалық кенті, селолық округтер әкімдер аппараттарына, аудандық бөлімдеріне кеңес-семинарлар мен кеңестерді өткізеді;
11) қорғауға жататын баспа-бланктік өнімді, мөрлерді, штамптарды және құжаттарды қорғау құралдарын есептеу, пайдалану, сақтау және жоюды іске асырайды;
12) істерді дұрыс қалыптастыруға және оларды ведомстволық мұрағатқа тапсыруға істердің дайындауына бақылауды іске асырайды, аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімдерінің істерін қалыптастыру кезіңде әдістемелік көмек көрсетеді;
13) істерді құрылымдық бөлімшелерден мұрағатқа тапсыруды ұйымдастырады, ведомстволық мұрағатта сақталатын құжаттардың сақтауын және есеп жүргізуін қамтамасыз етеді, мұрағатта бар уақытша пайдалану үшін құжаттарды береді;
14) «Қызметтік пайдалану үшін» белгісі бар қызметтік ақпаратпен іс қағаздарын жүргізуін іске асырайды.
1) Құрылымдық бөлімшелердің басшыларынан құжаттармен белгіленген жұмыс ережелерді орындауға қадағалау және талап ету;
2) аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерден құжаттамалық қызметтің жұмысына қажет мәліметтерді сұрату;
3) аудан әкімі аппаратында құжат айналымның көлемін қысқартуына қадағалауды іске асыру;
4) құрылымдық бөлімшелерде құжаттауды және құжаттамамен басқару ұйымдастыруына тексеруді өткізу және осы тексеру қорытындыны басшыға шаралар қабылдау үшін жеткізу;
5) іс қағаз бойынша нұсқаулықтың талаптарын бұзу деректері жөнінде басшылықтың келісімі бойынша қызметтік зерттеулерді өткізу;
6) белгіленген ережелерді бұзушылықпен дайындалған құжаттарды жөндеуге қайтару;
7) Қарабалық кенті және селолық округтер әкімдердің апараттарында, аудандық бөлімдерде жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен және құжаттармен жұмыс ұйымдастыруын қадағалау және құжаттармен жұмысты жақсарту жөнінде ұсыныстарды енгізу;
8) бөлім қызметшілеріне сый беру және оларға жаза салу туралы аудан әкімі аппаратының басшысына ұсыныстар енгізу.
1) құжаттау және құжаттамамен басқару мәселелері жөнінде;
2) құжаттардың дайындауына байланысты құқықтық мәселелер жөнінде;
3) шектелген таратылуының ақпаратты қорғауды қамтамасыз ету, ресми құжаттардың жоғалуына жол бермеу мәселелері жөнінде;
4) құжаттамалық қызметтің кадрларын таңдау және тағайындау және олардың біліктілігін арттыру мәселелері жөнінде;
5) материалдық-техникалық жабдықтау және шаруашылық қызмет көрсету жөнінде – есептеу және ұйымдастыру техника құралдармен, ұйымдастыру-тарату құжаттар бланкілермен және канцеляр заттармен қамтамасыз ету мәселелері жөнінде.