Одним из основных направлений деятельности государственных архивов является оказание государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
Государственная услуга - одна из форм реализации отдельных государственных функций, осуществляемых в индивидуальном порядке по обращению или без обращения услугополучателей и направленных на реализацию их прав, свобод и законных интересов, предоставление им соответствующих материальных или нематериальных благ (Закон Республики Казахстан «О государственных услугах»).
Карабалыкским районным государственным архивом оказывается одна государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
В соответствии с Законом РК «О государственных услугах», Реестра государственных услуг, Правил оказания государственных услуг в области архивного дела государственная услуга оказывается на альтернативной основе через канцелярию услугодателя, некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «правительство для граждан» (далее Государственная корпорация), веб-портал «электронного правительства»
Государственная услуга оказывается физическим и юридическим лицам бесплатно. Форма оказания – электронная (частично автоматизированная) и бумажная. Форма предоставления результата оказания – электронная или бумажная.
Результатом оказания государственной услуги является архивная справка, копия архивного документа или архивная выписка по подтверждению сведений социально-правового характера, ответ об отсутствии на хранении у услугодателя запрашиваемых сведений или мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
В течение за 2023 года Карабалыкским райгосархивом оказано 1258 государственных услуг (2021 – 1282, 2022 – 1672) услугополучателям, в том числе 711 физическим лицам, 547 юридическим лицам. Из них резидентам Республики Казахстан – 1036 услугополучателям, нерезидентам РК – 222.
Уменьшение количества оказанных услуг наблюдается в сравнении с аналогичным периодом 2022 года на 24,7% или 414 услуг.
Через Госкорпорацию оказано3 или 0,2% (2022 – 108 или 6,5%), ПЭП – 668 или 53,1% (2022 – 633 или 37,8%) услуг . По сравнению с прошлым годом процент оказания доли на альтернативной основе увеличился на 9% и составил 53,3% (2022 – 44,3).
Из общего объема 587 государственных услуг оказано в райгосархиве, т.е. 46,7% (2022 – 55,7% или 931). При этом доля поступивших почтовой и электронной связью составляет 45% или 567 заявлений. При личном обращении услугополучателей в архив в 2023 году оказано 1,6% от общего количества (20), что больше уровня 2022 года на 0,5% (19).
1112 (88,4%)обратившихся за государственной услугой получили положительные ответы, отрицательные ответы были выданы30 (2,4%) услугополучателям, ответы об отсутствии на хранении получили - 85, (6,8%) услугополучателей, ответы по принадлежности даны на 31 запрос(2,4%).
Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» оказывается по вопросам социально-правового характера: трудового стажа, размера заработной платы, состава семьи, образования, перечислений пенсионных взносов и социальных отчислений, о правоустанавливающих документах.
Наиболее востребованы архивные справки по подтверждению стажа работы и размера заработной платы. На них пришлось 74,2%(2022 – 80,6%).
На постоянной основе проводится работа по информированию услугополучателей о порядке оказания государственной услуги, изменениях в нормативных правовых документах в сфере их оказания.
Информация о порядке оказания государственной услуги, в том числе и в электронном формате располагается на ведомственном Интернет –ресурсе, портале «Электронное правительство», а также на Интернет-ресурсе РГП «ЦОН», акима Карабалыкского района, которая в соответствии изменений регулярно обновляется.
По повышению качества оказания государственных услуг, обеспечению прозрачности процесса оказания, информированности услугополучателей о порядке их оказания в 2023 году в тесном взаимодействии с Госкорпорацией архивом проведено 4 мероприятия с общим охватом 130 человек (2022 – 5/140).
При проведении акций по раздаче информационных брошюр о порядке оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» охвачено 116 человек.
Вопросы повышения эффективности и качества оказания услуг обсуждены на заседании «круглого стола», присутствовало 7 человек.
Вопросы по увеличению доли оказания государственных услуг через ЦОН и ПЭП, профилактике коррупции в сфере оказания государственной услуги рассмотрены на семинаре с участием сотрудников Госкорпорации, специалистов госучреждений, присутствовало 7 человек.
Информирование проводится также посредством размещения информаций об оказании госуслуг на ведомственном Интернет ресурсе и сайте акима района.
Также на системной основе с каждым услугополучателем проводится индивидуальная консультация о порядке подачи заявок на получение услуг через Госкорпорацию и ПЭП.
Карабалыкским райгосархивом государственная услуга оказывается посредством ИС «ЕЭАД», в которую вносятся сведения о регистрации поступивших заявлений и стадии оказания государственной услуги.
С целью повышения квалификации сотрудников в сфере оказания государственных услуг руководителем архива проводятся занятия производственной учебы.
За отчетный период нарушений срока оказания госуслуг, жалоб на деятельность услугодателя или должностных лиц не зафиксировано.
Несмотря на проводимую работу Карабалыкскому районному государственному архиву необходимо усилить работу по осуществлению внутреннего контроля за соблюдением законодательства в сфере оказания государственных услуг, сроков их оказания, исключению рисков коррупционных правонарушений. В целях увеличения уровня удовлетворенности услугополучателей качеством, доступностью и процедурами оказания государственных услуг, увеличения доли электронных услуг активизировать разъяснительную работу по информированности населения об изменениях в законодательстве в сфере оказания государственных услуг, порядке их оказания.
В случае возникновения вопросов о порядке предоставления государственной услуги услугополучатель может обратиться в филиал коммунального государственного учреждения «Государственный архив Костанайской области» «Карабалыкскийрайонный государственный архив» по адресу: п. Карабалык, ул. Гагарина, 36. Телефон: 8(71441)33531.