Положение об отделе по контролю за рассмотрением обращений и документационного обеспечения государственного учреждения «Аппарат акима района Беимбета Майлина»
1. Общие положения
- Настоящее положение устанавливает единые требования к организации и деятельности отдела по контролю за рассмотрением обращений и документационного обеспечения государственного учреждения «Аппарат акима района Беимбета Майлина» (далее - Отдел) в целях повышения качества работы местных исполнительных органов, а также государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных акиму района.
- Отдел является структурное подразделением аппарата акима района, образуемым, упраздняемым и реорганизуемым акиматом района.
- Структура, штатная численность Отдела утверждаются акимом района в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
- Отдел состоит из:
1) руководителя отдела;
2) главного специалиста;
3) главного специалиста.
2. Основные задачи Отдела
- Обеспечение единого порядка документооборота в аппарате акима района в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.
- Обеспечение учета и рассмотрения обращений физических и юридических лиц.
3 Организация взаимодействия с государственными органами и гражданским обществом.
- Организация и проведение личного приема физических и юридических лиц акимом района, его заместителями, руководителем аппарата акима района, и осуществление контроля за рассмотрением обращений и поручений, данных в ходе личного приема физических и юридических лиц.
- Организация работы по учету и хранению законченных дел, подготовке и сдаче их в архив в соответствии с установленным порядком.
3. Структура Отдела
- Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
- Отдел возглавляет руководитель Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности акимом района.
- Руководитель Отдела представляет руководителю аппарата акима района предложения по структуре и штатному расписанию Отдела.
- В этих целях Руководитель:
1) распределяет обязанности между работниками отдела, обеспечивает надлежащую исполнительскую и трудовую дисциплину;
2) осуществляет планирование работы Отдела;
3) вносит предложения руководителю аппарата акима района о поощрении работников отдела и наложении на них взысканий;
4) осуществляет взаимодействие с другими структурными подразделениями аппарата акима и акимата района;
5) осуществляет иные полномочия в соответствии с законами и актами Президента Республики Казахстан.
- Документы, направляемые от имени Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае его отсутствия – лицом, его замещающим.
4. Основные функции и направления деятельности Отдела
- Осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию входящей и исходящей служебной корреспонденции, рассылку документов.
- Организует своевременное рассмотрение руководством входящих документов, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись акиму района.
- Производит оперативное печатание документов, размножение и копирование материалов акимата области, района, протокольных решений совещаний, при акиме области, района, аппарата акима района, несет ответственность за своевременный выпуск и рассылку документов адресатам.
- Обеспечивает заказ и учет бланочной продукции, печатей и штампов.
- Организует хранение гербовых печатей акима района и его аппарата.
- Осуществляет работу по разъяснению действующего законодательства Республики Казахстан в сфере делопроизводства, а также Административного процедурно-процессуального кодекса Республики Казахстан работникам аппарата акима района, руководителям государственных учреждений, акимам и специалистам аппаратов акимов сельских округов, поселка.
- Производить регистрацию в журналах установленной формы поступившие на выпуск решения и распоряжения акима, постановления акимата района, приказы руководителя аппарата акима района.
- Разрабатывает номенклатуру дел аппарата акима района, обеспечивает оперативное хранение и использование дел до передачи в установленном порядке в ведомственный архив.
- Разрабатывает положения о ведомственном архиве и экспертной комиссии, организует работу экспертной комиссии, ведет протокола заседаний экспертной комиссии.
- Осуществляет контроль за рассмотрением обращений физических и юридических лиц, направленных государственным органам.
- Рассматривает обращения физических и юридических лиц и направляет ответы заявителям.
- Организует учет и ведение текущего делопроизводства по обращениям физических и юридических лиц.
- Осуществляет контроль за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц, рассматриваемых в аппарате акима района, государственными учреждениями района
- Осуществляет контроль за исполнением поручений акима района по обращениям, поступившим из вышестоящих государственных органов.
- Осуществляет определение характера вопросов, распределение обращений физических и юридических лиц и направление их структурным подразделениям аппарата акима района, другим государственным органам, подведомственным организациям для рассмотрения и представления ответа, кроме обращений, порядок рассмотрения которых установлен законодательством Республики Казахстан об административных правонарушениях, уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Республики Казахстан.
- Осуществляет анализ поступающих обращений.
- Осуществляет контроль соблюдения требований законодательства по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, инструктаж вновь принятых сотрудников аппарата акима района, государственных органов района по вопросам рассмотрения обращений физических и юридических лиц.
- Подготавливает проекты докладов и аналитических записок акима района, руководителя аппарата акима района о ходе реализации поручений Главы государства, руководства Администрации Президента и помощника Президента-заведующего Отделом по контролю за рассмотрен.
- Взаимодействует с ответственными структурными подразделениями государственных органов, другими уполномоченными государственными органами и Отделом по контролю за рассмотрением обращений аппарата акима области по вопросам реализации поручений Главы государства, руководства Администрации Президента, акима Костанайской области, данных в рамках рассмотрения обращений физических и юридических лиц.
- Организовывает прием граждан, обеспечивает явку граждан на личный прием согласно регламента личного приема физических и юридических лиц должностными лицами государственного учреждения «Аппарат акима района Беимбета Майлина».
- осуществляет мониторинг работы по приему и рассмотрению обращений физических и юридических лиц государственными органами района.
- оказывает консультативную помощь физическим и юридическим лицам в рамках компетенции Отдела.
5. Права Отдела
- Контролировать и требовать от сотрудников аппарата акима района выполнения установленных правил работы с документами.
- Проверять организацию делопроизводства, хранения документов, правильность оформления дел в структурных подразделениях аппарата.
- Контролировать организацию работы с документами, работу с обращениями граждан в аппаратах акимов сельского округов, поселка Тобол, государственных учреждениях, подведомственных акимату района, отделах аппарата акима района и вносить предложения по улучшению работы по направлениям.
- Запрашивать от структурных подразделений акимата района, аппаратов акимов города, сел и сельских округов сведения, необходимые для работы отдела.
- Зозвращать неправильно оформленные документы адресатам.
- Возвращать на доработку некачественные материалы по вопросам обращений физических и юридических лиц.
- Привлекать руководителей государственных органов и заинтересованных организаций к участию в личном приеме физических и юридических лиц руководством акимата района.
- Оказывать методическую помощь в организации делопроизводства, работы с обращениями физических и юридических лиц, работы ведомственных архивов в государственных учреждениях, аппаратах акимов сельских округов и поселка Тобол вносить предложения по улучшению работы.
- Вносить предложения руководителю аппарата акима района о поощрении работников отдела и наложении на них взысканий.
6. Ответственность Отдела
- Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет руководитель Отдела.
- Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7. О материальном стимулировании работников Отдела
В соответствии с законодательством Республики Казахстан руководитель Учреждения, по согласованию с акимом района, а в случаях отсутствия таковых - первый руководитель государственного органа вправе установить с учетом действующей системы премирования и имеющихся возможностей дополнительное материальное стимулирование работников отдела по контролю за рассмотрением обращений и документационного обеспечения.
8. Организация деятельности Отдела
Отдел непосредственно подчинен руководителю аппарата акима района.