Архивными учреждениями области оказывается одна государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (Реестр государственных услуг от 31.01.2020 года № 39). Услугодателями являются КГУ «Государственный архив Костанайской области» и 20 его филиалов в городах и районах.
В соответствии с Законом РК «О государственных услугах», Правил оказания государственных услуг в области архивного дела (приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159) государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее - Правила) услуга оказывается на альтернативной основе через Государственную корпорацию «Правительство для граждан» (далее − Госкорпорация), портал «Электронное правительство» (далее − ПЭП), канцелярию услугодателя.
Информация о порядке оказания госуслуг, в том числе и в электронном формате располагается на ведомственном Интернет-ресурсе Управления, в фойе государственных архивов на информационных стендах, ПЭП, а также на Интернет-ресурсе отделов Госкорпорации, акимов городов и районов.
Управлением и всеми государственными архивами актуализированы информационные сведения на ведомственном Интернет-ресурсе, сайтах акимов городов и районов, подготовлены отчеты по вопросам оказания государственной услуги за 2022 год, которые обсуждены с населением, размещены на сайтах, опубликованы в СМИ.
Регистрация услуги в ИС «Единый электронный архив документов» осуществляется 21 государственным архивом. По устранению имеющихся проблем в работе информационных систем на постоянной основе осуществляется взаимодействие с областным центром информационных технологий АО «НИТ».
С целью популяризации электронных государственных услуг, информированности услугополучателей о порядке их оказания проведено 114 мероприятия, охвачено 25393 человека.
На системной основе с каждым услугополучателем проводится индивидуальная консультация о порядке подачи заявок на получение услуг через Госкорпорацию и ПЭП.
Согласно мониторингу за 9 месяцев 2023 года архивами оказано 32 130 государственных услуг, в том числе через Госкорпорацию – 129, ПЭП – 18 432, канцелярию – 13 569.
Из общего количества оказанных услуг положительные ответы составляют 75,3 % (24 185), 14 % (4504) − отрицательные (из них 8,3 % или 2 685 – об отсутствии документов), 10,7 % (3 441) – по принадлежности.
Из общего количества на альтернативной основе оказано 57,8%, в том числе через ЦОНы – 129 (0,4 %) услуг, ПЭП – 18 432 (57,4%) услуги. На оказанные в канцелярии архива приходится 42,2 % услуг (или 13 569), из них 0,8 % (262) услуг оказаны при личном обращении, остальные почтовой электронной связью 41,4% (13 307).