. Общие положения
Отдел - является структурным подразделением ГУ «Аппарата акима города Балхаш».
руководитель отдела -1ед.
главный специалист – 2 ед.
Структура, штатная численность Отдела утверждется постановлением акимата в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан
Функции:
1) Обеспечение единого порядка ведения делопроизводства, электронного документооборота в аппарате акима города в соответствии с инструктивными документами и методическое руководство этой работой в государственных учреждениях, финансируемых из местного бюджета, аппаратах акимов поселков.
2) Внедрение рациональной организации делопроизводства, ликвидация многоступенчатой системы прохождения документов, проведение анализа документопотока, принятие мер по сокращению документооборота, совершенствование стиля и методов работы, повышение качества с документами в аппарате акима города.
1) Внедрение установленного порядка отбора, учета, сохранности, использования и обеспечения качества обработки документов, образующихся в деятельности акима города, своевременная передача этих документов на государственное хранение в соответствии с правилами Центрального государственного архива Республики Казахстан.
2) Организация текущего архивного хранения документов, проведение экспертиз архивной ценности и передачи их в установленном порядке на государственное хранение в городской архив.
3) Разработка и внедрение необходимых для работы аппарата акима города методических рекомендаций; обеспечение организационно-технической подготовки заседаний акимата; обеспечение своевременного выпуска решений, распоряжений акима города, постановлений акимата; организация печатания, размножения документов; оформление и хранение подлинников решений, распоряжений, протоколов заседаний акимата и прилагаемых к нему материалов.
4) Обеспечение надлежащего применения и сохранности печатей и штампов аппарата акима города
Функции:
1) Обеспечение реализации Закона Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращении физических и юридических лиц» в аппарате акима и в других структурных подразделениях, финансируемых из местного бюджета
2) Ведение сводного статистического отчета АИС ЕУОЛ.
Отдел вправе:
1) Запрашивать и получать всю необходимую информацию, документы и иные материалы от отделов аппарата акима города, государственных органов, финансируемых из местного бюджета по вопросам ведения делопроизводства, электронного документооборота, работы по обращениям физических и юридических лиц.
2) Оказывать методическую помощь государственным учреждениям, финансируемым из местного бюджета, по вопросам ведения делопроизводства, электронного документооборота, выгрузке и сдачи отчета по программе АИС ЕУОЛ -1.
3) Возвращать документы адресатам и исполнителям, оформление которых не соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству.
4) Проверять состояние делопроизводства, электронного документооборота, контроля исполнения документов в аппарате акима, в государственных учреждениях, финансируемых из государственного местного бюджета.
5) Привлекать при необходимости к дежурству в нерабочее время ответственных и технических работников аппарата акима города.
6) В целях оперативной и качественной подготовки заседаний акимата, решения других неотложных вопросов, давать поручения обслуживающему персоналу.
7) Осуществлять контакты с внешними организациями в рамках своей компетенции.
8) Запрашивать и получать от государственных учрежений, финансируемых из местного бюджета информации по их деятельности;
9) Вносить предложения по совершенствованию работы отдела.
10) Пользоваться базами данных, архивами.
11) Участвовать в подготовке предложений по оценке деятельности аппарата акима города, входящим в компетенцию отдела, вносить акиму города предложения по совершенствованию структуры.
1) Прием, регистрация, обработка входящей и исходящей корреспонденции.
2) Осуществление в пределах своей компетенции подготовки документов и материалов к заседаниям акимата города, совещаниям с участием акима города, руководителя аппарата.
3) Ведение учета принимаемых акимом города, акиматом города нормативно - правовых актов.
4) Рассмотрение писем и обращений физических и юридических лиц, а так же иных материалов по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
5) Организация работы с обращениями физических и юридических лиц, осуществление контроля за соблюдением сроков рассмотрения.
6) Обобщение и анализ состояния исполнительской дисциплины в работе с документами в государственных учреждениях, финансируемых из государственного местного бюджета и аппарате акима города.
7) Подготовка вопросов по контролю и проверки исполнения документов на оперативные совещания по исполнительской дисциплине.
8) Обеспечение функционирования электронного документооборота, электронного архива в аппарате акима города.
9) Обеспечение надлежащего хранения номенклатурных дел, документов образующихся в делопроизводстве аппарата акима.
10) Организация работы экспертной комиссии.
Сотрудники отдела документационного обеспечения несут в установленном законом порядке ответственность за состояние делопроизводства, электронного документооборота, надлежащее хранение номенклатурных дел согласно должностным обязанностям.
10 Руководитель отдела:
1) Организует работу отдела, несет персональную ответственность за качество и своевременность исполнения должностных обязанностей, поручений руководства и решения вопросов, отнесенных к компетенции отдела.
2) Распределяет обязанности между собой и сотрудником отдела по согласованию с руководителем аппарата акима.
Руководитель отдела
документационного обеспечения
ГУ «Аппарат акима города Балхаш» К.Абильдинова