.
Жалпы ережелер
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі - "Бөлім") өз қызметін Қазақстан Республикасының Конституциясына, заңдарына, Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің, Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің актілеріне, қала әкімінің өкімдеріне, қала әкімінің аппараты туралы Ережеге, сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге асырады.
Бөлім - "Балқаш қаласы әкімі аппаратының" ММ құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
2. Бөлім мыналардан тұрады:
бөлім басшысы-1ед.
бас маман - 2 бірлік –
Бөлімнің құрылымы, штат саны Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен әкімдік қаулысымен бекітіледі
Бөлімнің негізгі міндеттері, құқықтары және міндеттері.
Міндеті: әкім аппаратында және жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын басқа да құрылымдық бөлімшелерде "жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" Қазақстан Республикасы Заңының іске асырылуын бақылау.
Функциялар:
1) Нұсқаулық құжаттарға сәйкес қала әкімі аппаратында іс жүргізудің, электрондық құжат айналымының бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету және жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелерде, кенттер әкімдері аппараттарында осы жұмысқа әдістемелік басшылық жасау.
2) іс жүргізуді ұтымды ұйымдастыруды енгізу, құжаттардан өтудің көп сатылы жүйесін жою, құжат ағынына талдау жүргізу, Құжат айналымын қысқарту жөнінде шаралар қабылдау, жұмыс стилі мен әдістерін жетілдіру, қала әкімі аппаратында құжаттармен бірге сапаны арттыру.
Міндеті: Нұсқаулық құжаттарға сәйкес іс жүргізуді жүзеге асыру.
1) қала әкімі қызметінде жасалатын құжаттарды іріктеудің, есепке алудың, сақтаудың, пайдаланудың және өңдеу сапасын қамтамасыз етудің белгіленген тәртібін енгізу, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағатының ережелеріне сәйкес осы құжаттарды мемлекеттік сақтауға уақытылы беру.
2) құжаттардың ағымдағы мұрағаттық сақталуын ұйымдастыру, мұрағаттық құндылыққа сараптама жүргізу және оларды белгіленген тәртіппен қалалық мұрағатқа мемлекеттік сақтауға тапсыру.
3) қала әкімі аппаратының жұмысы үшін қажетті әдістемелік ұсынымдарды әзірлеу және енгізу; әкімдік мәжілістерінің ұйымдастырушылық-техникалық дайындығын қамтамасыз ету; қала әкімінің шешімдерін, өкімдерін, әкімдік қаулыларын уақтылы шығаруды қамтамасыз ету; құжаттарды басып шығаруды, көбейтуді ұйымдастыру; әкімдік мәжілістері шешімдерінің, өкімдерінің, хаттамаларының және оған қоса берілетін материалдардың түпнұсқаларын ресімдеу және сақтау.
4) қала әкімі аппаратының мөрлері мен мөртабандарының тиісінше қолданылуын және сақталуын қамтамасыз ету
Міндет. Келіп түскен өтініштерге ақпараттық-талдамалық шолу, ААЖ ЕУОЛ - 1 жиынтық статистикалық есебін дайындау
Функциялар:
1) әкім аппаратында және жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын басқа да құрылымдық бөлімшелерде "жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" Қазақстан Республикасы Заңының іске асырылуын қамтамасыз ету;
2) ЕУОЛ ААЖ жиынтық статистикалық есебін жүргізу.
Міндет. Қала әкімі мен оның орынбасарларының қабылдау бөлмелерінің тұрақты жұмысын қамтамасыз ету.
Бөлімнің құқықтары мен міндеттері
Бөлім құқылы:
1) іс жүргізу, электрондық құжат айналымы, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша жұмыс мәселелері бойынша қала әкімі аппаратының бөлімдерінен, жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік органдардан барлық қажетті ақпаратты, құжаттарды және өзге де материалдарды сұратуға және алуға.
2) жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелерге іс жүргізу, электрондық құжат айналымы, АИС ЕУОЛ-1 бағдарламасы бойынша есепті түсіру және тапсыру мәселелері бойынша әдістемелік көмек көрсету.
3) ресімделуі іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтың талаптарына сәйкес келмейтін адресаттар мен орындаушыларға құжаттарды қайтаруға міндетті.
4) әкім аппаратында, мемлекеттік жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелерде іс жүргізудің, электрондық құжат айналымының, құжаттардың орындалуын бақылаудың жай-күйін тексеруге міндетті.
5) қажет болған жағдайда жұмыстан тыс уақытта кезекшілікке қала әкімі аппаратының жауапты және техникалық қызметкерлерін тартуға міндетті.
6) әкімдік отырыстарын жедел және сапалы дайындау, басқа да кезек күттірмейтін мәселелерді шешу мақсатында қызмет көрсетуші персоналға тапсырмалар беруге міндетті.
7) Өз құзыреті шеңберінде сыртқы ұйымдармен байланысты жүзеге асыру.
8) жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелерден олардың қызметі бойынша ақпараттар сұрату және алу;
9) бөлімнің жұмысын жетілдіру бойынша ұсыныстар енгізу.
10) деректер базаларын, мұрағаттарды пайдалануға тыйым салынады.
11) бөлімнің құзырына кіретін қала әкімі аппаратының қызметін бағалау бойынша ұсыныстар дайындауға қатысу, құрылымды жетілдіру бойынша қала әкіміне ұсыныстар енгізу.
8. Бөлімнің міндеттері
1) кіріс және шығыс хат-хабарларды қабылдау, тіркеу, өңдеу.
2) өз құзыреті шегінде қала әкімдігінің отырыстарына, қала әкімінің, аппарат басшысының қатысуымен өтетін кеңестерге құжаттар мен материалдар дайындауды жүзеге асыру.
3) қала әкімі, қала әкімдігі қабылдайтын нормативтік - құқықтық актілердің есебін жүргізу.
4) Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес Бөлім құзыретіне кіретін мәселелер бойынша жеке және заңды тұлғалардың хаттары мен өтініштерін, сондай-ақ өзге де материалдарды қарау.
5) жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмысты ұйымдастыру, қарау мерзімдерінің сақталуына бақылауды жүзеге асыру.
6) мемлекеттік жергілікті бюджеттен және қала әкімінің аппаратынан қаржыландырылатын мемлекеттік мекемелердегі құжаттармен жұмыс істеуде орындаушылық тәртіптің жай-күйін жинақтау және талдау.
7) атқарушылық тәртіп бойынша жедел кеңестерге құжаттардың орындалуын бақылау және тексеру бойынша мәселелерді дайындау.
8) қала әкімі аппаратында электрондық құжат айналымының, электрондық мұрағаттың жұмыс істеуін қамтамасыз ету.
9) әкім аппаратының іс жүргізуінде қалыптасатын номенклатуралық істердің, құжаттардың тиісті сақталуын қамтамасыз ету.
10) сараптама комиссиясының жұмысын ұйымдастыру.
Бөлімнің жауапкершілігі
Бөлім басшысы өз міндеттері мен міндеттерінің уақытылы және толық орындалуына, бөлімнің және оның қызметкерлерінің жалпы ұйымдастырылуына және тиімді қызметіне дербес жауапты болады.
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкерлері іс жүргізудің, электрондық құжат айналымының жай-күйіне, лауазымдық міндеттеріне сәйкес номенклатуралық істердің тиісінше сақталуына заңда белгіленген тәртіппен жауапты болады.
10 бөлім басшысы:
1) бөлімнің жұмысын ұйымдастырады, лауазымдық міндеттерін, басшылық тапсырмаларын сапалы және уақытылы орындауға және бөлімнің құзыретіне жататын мәселелерді шешуге дербес жауапты болады.
2) әкім аппараты басшысының келісімі бойынша өз арасында және бөлім қызметкері арасында міндеттерді бөледі.
Бөлімді қала әкімі қызметке тағайындайтын және қызметтен босататын басшы басқарады.
Басшы болмаған кезеңде оның міндеттерін атқару Бөлімнің бас маманына жүктеледі.
Бөлімінің басшысы
Құжаттамалық қамтамасыз ету
"Балқаш қаласы әкімінің аппараты" ММ К. Әбілдинов