Қағида тіркеуші органдардың тууды, қайтыс болуды, неке қиюды (ерлі-зайыптылықты), некені (ерлі-зайыптылықты) бұзуды, атын, әкесінің атын, тегін ауыстыруды мемлекеттік тіркеу, азаматтық хал актілері жазбаларына өзгерістер, толықтырулар енгізу, оның ішінде әке (ана) болуды белгілеу, ұл (қыз) бала асырап алу кезінде, түзетулер енгізу, азаматтық хал актілерін жою және қалпына келтіру, сондай-ақ қайталама куәліктер, анықтамалар мен азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеу туралы актілік жазбалардың көшірмелерін беруді Қазақстан Республикасы аумағында ұйымдастыру тәртібін айқындайды.
1) тіркеуші орган - азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеуді жүзеге асыратын жергілікті атқарушы орган;
2) «АХАЖ тіркеу пункті» ақпараттық жүйесі (бұдан әрі - АХАЖ АЖ) - азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеуге, сондай-ақ жеке тұлғалардың жеке деректерін құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық нысанда өзгерістер, түзетулер, толықтырулар енгізу, күшін жою және қалпына келтіруге арналған ақпараттық жүйе;
3) жеке сәйкестендіру нөмірі (бұдан әрі - ЖСН) - жеке тұлға, соның iшiнде өзiндiк кәсiпкерлiк түрiнде қызметiн жүзеге асыратын дара кәсiпкер үшiн қалыптастырылатын бiрегей нөмiр;
4) «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы коммерциялық емес акционерлік қоғамы (бұдан әрі – Мемлекеттік корпорация) – Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мемлекеттік қызметтерді, табиғи монополиялар субъектілерінің желілеріне қосуға арналған техникалық шарттарды беру жөніндегі қызметтерді және квазимемлекеттік сектор субъектілерінің қызметтерін көрсету, «бір терезе» қағидаты бойынша мемлекеттік қызметтерді, табиғи монополиялар субъектілерінің желілеріне қосуға арналған техникалық шарттарды беру жөніндегі қызметтерді, квазимемлекеттік сектор субъектілерінің қызметтерін көрсетуге өтініштер қабылдау және көрсетілетін қызметті алушыға олардың нәтижелерін беру жөніндегі жұмысты ұйымдастыру, сондай-ақ электрондық нысанда мемлекеттік қызметтер көрсетуді қамтамасыз ету үшін Қазақстан Республикасы Үкіметінің шешімі бойынша құрылған, орналасқан жері бойынша жылжымайтын мүлікке құқықтарды мемлекеттік тіркеуді жүзеге асыратын заңды тұлға;
5) мемлекеттік қызметтер көрсету саласындағы уәкілетті орган – мемлекеттік қызметтер көрсету саласындағы басшылықты және салааралық үйлестіруді жүзеге асыратын орталық мемлекеттік орган;
6) мемлекеттік қызмет көрсету мониторингінің ақпараттық жүйесі (бұдан әрі - «Мониторинг» ИАЖ) – мемлекеттік қызметтер көрсету, оның ішінде Мемлекеттік корпорация арқылы көрсету процесін автоматтандыруға және мониторингтеуге арналған ақпараттық жүйе;
7) проактивті көрсетілетін қызмет – қызмет көрсету субъектісінің бастамасы бойынша берілетін, қызметті көрсету үшін көрсетілетін қызметті алу субъектісінің ұялы байланыс абоненттік құрылғысы арқылы берілген келісімі міндетті түрде қажет болатын, электрондық нысанда көрсетілетін мемлекеттік қызмет;
8) ұялы байланыс абоненттік құрылғысы – абонент берген ақпаратты беру немесе қабылдау үшін электр байланысы сигналдарын қалыптастыратын және ұялы байланыс операторының желісіне қосылатын, қызмет көрсетілетін аумағы шеңберінде географиялық тұрғыдан айқындалатын тұрақты орналасқан жері жоқ, ұялы байланыс желілерінде жұмыс істейтін жеке-дара пайдаланылатын байланыс құралы;
9) «электрондық үкіметтің» веб-порталы www.egov.kz (бұдан әрі - портал) – нормативтік құқықтық базаны қоса алғанда, бүкіл шоғырландырылған үкіметтік ақпаратқа және электрондық нысанда көрсетілетін мемлекеттік қызметтерге, табиғи монополиялар субъектілерінің желілеріне қосуға техникалық шарттарды беру жөніндегі қызметтерге және квазимемлекеттік сектор субъектілерінің қызметтеріне қол жеткізудің бірыңғай терезесі болатын ақпараттық жүйе;
10) «электрондық үкіметтің» төлем шлюзі (бұдан әрі - ЭҮШ) - электрондық түрде көрсетілетін ақылы қызметтерді ұсыну шеңберіндегі төлемдер туралы ақпаратты беру процестерін автоматтандыратын ақпараттық жүйе;
11) электрондық цифрлық қолтаңба (бұдан әрі - ЭЦҚ) - электрондық цифрлық қолтаңбамен құрылған және электрондық құжаттың түпнұсқалығын, оның тиесілігін және мазмұнының өзгермейтіндігін растайтын электрондық цифрлық нышандар жиынтығы.
Кент, ауыл, ауылдық округ тұрғындарының азаматтық хал актілерін тіркеуді ұйымдастыруды Кодекстің 179-бабына сәйкес қаладағы, облыстық маңызы бар қаладағы аудандардың жергілікті атқарушы органдары, кенттердің, ауылдардың, ауылдық округтердің әкімдері жүзеге асырады.
Электронды ақпараттық қорларды және ақпараттық жүйелерді қорғау және құпиялылықты сақтау мақсатында тіркеуші органдарға АХАЖ АЖ-на қол жеткізуін ақпараттық жүйелердің меншіктенушілері және иелері қолдану құқығын беру туралы тиісті өтінімдерді келісуі арқылы ұсынады.
Облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың) аумақтық әділет органдары, тіркеуші органдар құзыреті шегінде жеке тұлғалар туралы Мемлекеттік деректер қорының орталық серверінде орналасқан актілік жазбалардың электронды нұсқасын пайдаланады.
1) тууды, қайтыс болуды, неке (ерлі-зайыптылықты) қию және бұзуды, атын, әкесінің атын, тегін ауыстыруды мемлекеттік тіркеуді жүргізеді;
2) азаматтық хал актілері жазбаларын өзгертеді, толықтырады, оның ішінде әке (ана) болуды белгілеу, ұл (қыз) бала асырап алу кезінде, түзетеді, жазбаларды қалпына келтіреді және жояды;
3) бастапқы және қайталама куәлiктерді, анықтамаларды, азаматтық хал актiлерiнiң көшiрмелерiн бередi;
4) азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеу кітаптарының және куәлік бланкілерінің сақталуын қамтамасыз етеді.
Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде тұрақты немесе уақытша тұратын Қазақстан Республикасының азаматтарына қатысты азаматтық хал актiлерiн мемлекеттік тiркеуді Қазақстан Республикасының шетелдегі мекемелері жүргізеді және олар жасаған акт жазбалары Қазақстан Республикасының астана әкімдігінің тіркеуші органына жіберіледі.
Егер мүдделі тұлғалар Қазақстан Республикасының азаматтары болса, Қазақстан Республикасының шетелдік мекемелерінде азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеген кезде Қазақстан Республикасының заңнамасы қолданылады.
Иесінің жеке басын белгілейтін құжаты құқықтық мәртебесіне сәйкес келмесе, ол жарамсыз болып табылады және ол Қазақстан Республикасының ішкі істер органдарына тапсырылуы және ауыстырылуы тиіс.
Көрсетілетін қызметті алушының жеке басын сәйкестендіру үшін жеке басты куәландыратын құжат «Жеке басты куәландыратын құжаттар туралы» Заңның 6-бабының 1-тармағына сәйкес ұсынылады.
Қазақстан Республикасында тұрақты тұратын шетелдік Қазақстан Республикасында тұруға ықтиярхатын ұсынады.
Қазақстан Республикасында тұрақты тұратын азаматтығы жоқ адам тұрғылықты жері бойынша тіркеу туралы Қазақстан Республикасының ішкі істер органдарының белгісі бар куәлікті ұсынады.
Шетелдік азамат немесе Қазақстан Республикасында уақытша тұратын азаматтығы жоқ адам, оның құзыретті органдары, шетел азаматы немесе азаматтығы жоқ адамның тұрақты тұрғылықты жері бар азаматтың жеке басын куәландыратын құжатты және олардың мәтінінің нотариалды куәландырылған қазақ немесе орыс тіліндегі аудармасын ұсынады.
Сондай-ақ, Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде тиісті шет мемлекеттің тілінде шығарылған құжаттар мемлекеттік немесе орыс тілдеріне аударылуға жатады.
Шетелдіктің, азаматтығы жоқ адамның жеке басын куәландыратын және Қазақстан Республикасынан тыс жерде шығарылған басқа да растайтын құжаттардың мәтінінің аудармасының дәлдігі нотариалды куәландырылуы, дипломатиялық өкілдікте, консулдық мекемеде, шетелдік азамат азаматы болып табылатын немесе азаматтығы жоқ тұлғаның тұрақты тұратын мемлекетінің сыртқы саясат ведомствосында куәландырылуы мүмкін.
Жеке басты куәландыратын құжаттар, туу немесе қайтыс болу туралы медициналық куәліктер, Қазақстан Республикасы сотының шешімдері, үкімдері мен қаулылары, мемлекеттік ақпараттық жүйелерде бар, Қазақстан Республикасында тіркелген азаматтық хал актілерін тіркеу туралы мәліметтерді Мемлекеттік корпорацияның қызметкерлері және тіркеуші органдардың қызметкерлері тиісті мемлекеттік ақпараттық жүйелерден «электрондық үкімет» шлюзі (бұдан әрі - ЭҮШ) арқылы алады.
Егер ақпараттық жүйелерде тиісті ақпарат болмаса, Мемлекеттік корпорацияның немесе тіркеуші органның қызметкері құжаттардың электрондық/қағаз көшірмелерін түсіреді, содан кейін ауыстыруға немесе жоюға жататын азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеу туралы куәліктерді қоспағанда, түпнұсқаларын көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады.
Қызметті алушылардан ақпараттық жүйелерден алуға болатын құжаттар мен ақпаратты сұратуға жол берілмейді.
Өкіл арқылы ерлі-зайыптылардың бірлескен өтініші негізінде неке қиюды (ерлі-зайыпты болуды), некені (ерлі-зайыптылықты) бұзуды, тегін, атын, әкесінің атын ауыстыруды тіркеуге және баланың ата-анасының бірлескен өтініші негізінде әке болуды анықтау кезінде тууды мемлекеттік тіркеу туралы акт жазбасына өзгерістер, толықтырулар енгізуге жол берілмейді.
Көрсетілетін қызметті алушы жұмыс уақыты аяқталғаннан кейін, демалыс және мереке күндері 2015 жылғы 23 қарашадағы Қазақстан Республикасының Еңбек кодексіне сәйкес жүгінген кезде өтініштер қабылданады және мемлекеттік қызмет көрсету нәтижелері келесі жұмыс күні шығарылады.
Бұл жағдайда ақпараттық-коммуникациялық инфрақұрылымға жауапты қызметкерлер ақпараттық жүйенің істен шығу себебін анықтау бойынша шаралар қолданады және 1 (бір) жұмыс күні ішінде техникалық ақаулық туралы хаттама (акт) жасайды және оны көрсетілетін қызметті берушіге қол қоюға береді.
Құжаттар пакетін толық ұсынғаннан кейін мемлекеттік қызметті алушыға тиісті құжаттарды қабылдағаны туралы қолхат беріледі.
Көрсетілетін қызметті алушы құжаттарды Мемлекеттік корпорацияға берген кезде – Мемлекеттік корпорацияның қызметкері көрсетілетін қызметті алушы ұсынған құжаттарды қабылдайды, тексереді, қабылданған құжаттар курьерлік байланыс арқылы көрсетілетін қызметті берушіге жіберіледі.
Журналды тек электронды түрде жүргізуге рұқсат етіледі.
Көрсетілетін қызметті берушіге жүгінген кезде көрсетілетін қызметті алушы тиісті құжаттарды қабылдау туралы өтініштің жырту талонын береді.
Көрсетілетін қызметті алушы барлық қажетті құжаттарды порталда ұсынған кезде «жеке кабинетке» мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасымен (бұдан әрі - ЭЦҚ) қолы қойылған электрондық құжат нысанында мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру күнін тағайындау туралы хабарлама немесе мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап түрінде электрондық құжат нысанында жолдайды.
Мемлекеттік қызмет көрсетуден бас тарту, тіркеуші органның басшысы немесе оның міндеттерін атқаратын тұлғаның қолы қойылған, бас тартудың негізі көрсетілген жеке хатпен ресімделеді.
Азаматтық хал акт жазбасы мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін АХАТ ТП тиісті тіркеу актісі екі данада басып шығарылады және азаматтық хал акт жазбасын мемлекеттік тіркеу туралы куәлік жасалады. Акт жазбаларына және азаматтық хал актісін мемлекеттік тіркеу туралы куәлікке тіркеуші органның басшысы немесе оның міндеттерін атқаратын тұлға қол қояды.
Сондай-ақ, порталға жүгінген кезде азаматтық хал актісін мемлекеттік тіркеу туралы куәлік түріндегі мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі көрсетілетін қызметті алушы өтініште көрсетілген Мемлекеттік корпорацияға жіберіледі.
Көрсетілетін қызметті берушіге немесе Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі көрсетілетін қызметті беруші азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеу туралы куәлік, анықтама немесе мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап түрінде көрсетілетін қызметті алушыға береді немесе Мемлекеттік корпорацияға жібереді.
Неке (ерлі-зайыптылықты) қию, ерлі-зайыптылардың бірлескен өтініші негізінде неке (ерлі-зайыптылықты) бұзу туралы алғашқы рет берілетін куәлік, баланың ата-анасының бірлескен өтініші негізінде әкелік (аналық) анықталғаннан кейін берілетін алғашқы немесе қайталама туу туралы куәлікті қоспағанда, азаматтық хал актілерін мемлекеттік туралы куәліктер мен анықтамалар мемлекеттік қызметті алушының қалауы бойынша өтінішінде көрсетілген тұрғылықты жеріне пошта байланысы арқылы жолданады.
Мемлекеттік корпорация құжаттарды 1 (бір) айда сақтауды қамтамасыз етеді, содан кейін оларды әрі қарай сақтау үшін көрсетілетін қызметті берушіге береді.
Көрсетілетін қызметті алушы 1 (бір) айдан кейін жүгінген кезде, Мемлекеттік корпорацияның өтініші бойынша көрсетілетін қызметті беруші дайын құжаттарды көрсетілетін қызметті алушыға жеткізу үшін 1 (бір) жұмыс күні ішінде Мемлекеттік корпорацияға жолдайды.