|
|
Приложение 14 к приказу Департамента по чрезвычайным ситуациям Жамбылской области МЧС РК от 9 апреля 2021 года № 94 |
Положение
о Группе документационного обеспечения и развития
государственного языка
Департамента по чрезвычайным ситуациям Жамбылской области
Глава 1. Общие положения
Глава 2. Основные задачи, функции,
права и обязанности Группы
Обеспечение единого порядка документирования и документооборота в соответствии с порядком работы в Единой системе электронного документооборота.
Функции:
1)регистрация входящей и исходящей корреспонденции, осуществление их учета, прохождения, рассмотрения и своевременной отправки;
2) осуществление регистрации приказов начальника Департамента, протоколов оперативных и аппаратных совещаний начальника, проверка их технического оформления, осуществление их своевременной отправки адресату, согласно указателя рассылки, составленного и подписанного исполнителем подразделения;
3) осуществление регистрации протоколов рабочих совещаний при начальнике Департамента и его заместителях, проверка их технического оформления;
4) анализ состояния делопроизводства и документооборотаДепартамента;
5) ведение учета, выдача и осуществление списаниебланков Департамента, контроль за соблюдением установленных требований по использованию штампов, закрепленных за Департаментом.
Организация работы по приему, регистрации и контролю за рассмотрением обращений физических и/или юридических лиц Департамента.
Функции:
1) обеспечение регистрации и контроль за своевременнымисполнением обращений физических и юридических лиц;
2) организация работы по приему граждан руководством Департамента;
3) обеспечение своевременного направления отчетов 1-ОЛ в Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан по Жамбылской области.
Организация работы по приему, первичной обработке и предварительному рассмотрению документов для служебного пользования с пометкой «Для служебного пользования» (далее – ДСП) и «Файловые сообщения».
Функции:
1) регистрация, своевременное ознакомление исполнителей с документами с пометкой «ДСП»,«Файловые сообщения»;
2) обеспечение сохранности документов и дел с пометкой «ДСП» и «Файловые сообщения»;
Организация работы ведомственного архива Департамента по формированию, хранению и использованию документов.
Функции:
2) составление номенклатуры дел и осуществление контроля за формированием дел;
3) обеспечение сохранности документов и дел ведомственного архива Департамента;
4) осуществление выдачи дел во временное пользование в соответствии с поступившими запросами;
5) оказание методической помощи структурным подразделениям аппарата Департамента, структурным подразделениям и подведомственным организациям по вопросам архивного дела;
Функционирование государственного языка Департамента и его подразделениях.
Функции:
1) обеспечение редактирования на аутентичность текстов проектов производных нормативных правовых и документов на государственном и русском языках, подписываемых руководством Департамента;
2) организация курсов по обучению государственному языку и диагностическую и сертификационную тестированию по программе «Казтеста» личного состава аппарата Департамента, и координация работы по данному направлениюв структурных подразделениях Департамента;
3) участие в организации и проведении различных мероприятий в сфере функционирования государственного языка, проводимых Департаментом или иными государственными органами, неправительственными организациями;
4) оказание практической и методической помощи структурным
подразделениям и подведомственным организациям Департамента по вопросам перевода документов на государственном языке и аутентичности документа.
1) по поручению руководства Департамента представлять интересы Группы в иных государственных органах и организациях по вопросам, относящимся к деятельности Департамента;
2) повышать свою профессиональную квалификацию;
3) вносить предложения по совершенствованию работы Группы;
4) давать указания по вопросам, относящимся к компетенции, обязательные для исполнения подведомственными организациями Департамента;
5) осуществлять плановые и внеплановые проверки состояния работы служб документационного обеспечения и развития государственного языка в структурных подразделениях и подведомственных организациях Департамента, принимать участие в подготовке и проведении комплексных проверок;
6) проводить семинары, совещания по вопросам входящим в компетенцию Группы;
7) вносить предложения о привлечении к дисциплинарной отвественности исполнителей за несвоевременное и некачественное исполнение контрольных документов по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, срыв сроков оформления документов при передаче на хранение в ведомственный архив;
8) запрашивать и получать от структурных подразделений и подведомственных организаций Департамента документы, справочные и иные материалы, необходимые для выполнения возложенных обязанностей;
9) давать указания, обязательные для исполнения подразделениями государственного языка структурных подразделений и подведомственных организаций Департамента;
10) направлять сотрудников для участия в совещаниях, семинарах, проводимых в подведомственных организацияхДепартамента и других государственных органах;
11) требовать от руководителей структурных иподведомственных организацииДепартамента соблюдение норм и положений законодательных и нормативных правовых актов Республики Казахстан, регламентирующих языковую и информационную политику государства, а также контролировать процесс развития делопроизводства на государственном языке в органах по чрезвычайным ситуациям;
12) осуществлять контроль за посещаемостью сотрудниками структурных подразделений аппарата Департамента занятий по изучению государственного языка, вносить предложения руководству Департамента по принятию мер дисциплинарного характера к сотрудникам, не посещающих занятия;
13) обеспечить контроль за приемом экзаменов на знание государственного языка по итогам учебного периода;
14) вносить предложения по разработке нормативных правовых актов в области развития государственного языка;
15) вносить руководству Департамента предложения об устранении причин и условий, отрицательно влияющих на процесс развития делопроизводства на государственном языке, а также совершенствованию работы по линии языковой политики Департамента, принятию мер дисциплинарной ответственности в отношении руководителей, допускающих нарушения законодательства о языках;
16) обеспечить работу служб документационного обеспечения и развития государственного языка подведомственных организаций Департамента в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
17) оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям аппарата и подведомственным организациям по вопросам делопроизводства, развития государственного языка и архивного дела.
Глава 3. Организация деятельности Группы
__________________________________