Работа Группы документационного обеспечения и РГЯ (далее - Группа) Департамента по чрезвычайным ситуациям Кызылординской области была направлена на выполнение мероприятий по осуществлению подготовки к ежегодному процессу оценки эффективности деятельности Департамента на основании плана работы Группы на 2024 год, совершенствование системы документационного обеспечения, организацию и совершенствование работы ведомственного архива Департамента.
За 7 месяцев 2024 года Группа выполнила следующие основные работы:
регистрация и контроль за своевременным исполнением обращений физических и юридических лиц;
обеспечение единого порядка документирования и документооборота в соответствии с порядком работы в системе облачного документооборота;
контроль за соблюдением требований к оформлению документов, оказание консультативной и методической помощи;
Перечень документов в формате электронного документооборота , формируемых в деятельности Департамента, составлена номенклатура дел на 2024 год с учетом документов, исполняемых в электронном формате без использования бумажного варианта, и направлена во все структурные подразделения;
Входящая корреспонденция, приказы и распоряжения вышестоящих органов, обращения физических и юридических лиц, документы с пометкой ДСП принимаются в Департаменте через ОДО, служебную электронную почту и нарочно.
C 1 января по 31 июля 2024 года: общее количество документооборота составило - 5056, по сравнению с аналогичным периодом прошлого года увеличилось на 32,4% (в 2023 году - 3820 документов);
поступившие директивные документы вышестоящих органов - 135 или в 2,4 раза меньше (в 2023 году -365);
зарегистрированные внешние входящие корреспонденции – 2326 увеличилось на 18% (в 2023 году - 1972);
за отчетный период количество внешних исходящих корреспонденции – 1570, по сравнению с прошлым годом увеличилось на 4,6% (в 2023 году-1645);
документы с грифом ДСП - 96, увеличилось на 9,1% (в 2023 году - 88);
общее количество внутреннего документооборота составило 641 по сравнению с прошлым годом в 2023 году – 314 (+2,1 раза).
Организационно-распорядительные документы (приказы, протоколы) Департамента - 405 по сравнению с прошлым годом увеличилось на 68,1% (в 2023 году-241);
Приказы по основной деятельности-74 (в 2023 году –81 или -13%);
Приказы по личному составу – 215 (в 2023 году – 135 или +59,3%);
Протоколы совещаний – 25 (в 2023 году – 25);
Вместе с тем осуществляется обмен информацией через служебную электронную почту и ИПГО в целях оптимизации и сокращения документооборота в соответсвии с подпунктами 1),2) пункта 9 постановления коллегии МЧС РК от 18 октября 2002 года №5.
Ежемесячно общий сводный отчет по общему документооборту направляется в Департамент документационного обеспечения и РГЯ МЧС РК через ИПГО.
По рассмотрению обращений физических и юридических лиц
За 7 месяцев 2024 года в Департамент поступило 88 (в 2023 году –59 или +49,2% ), обращений, из них 63 заявлений, 15 запросов, 6 - предложение, 4 - жалоба.
За 7 месяцев 2024 года 42 обращений перенаправлены на рассмотрение другим государственным органам. 49 рассмотрены, из них – 11 обращений рассмотрены в административном порядке, 34 обращений - в порядке упрощенной административной процедуры. На стадии рассмотрения - 1 обарщение.
По 3 обращениям, рассмотренным в порядке административной процедуры принят благоприятный административный акт, по 8 обращениям рассмотренным в порядке административной процедуры принят обременительный акт (с проведением предварительного заслушивания). По 17 обаршениям, рассмотренным упрощенной административной процедурой, даны ответы. 3-прекращено, 2- принято к сведению, 4 жалобы оставлены без удовлетворения, 12 обращения помечены как дубликаты.
Ежемесячно сводный отчет Ф2-ГО по обращениям физических и юридических лиц и ежеквартально статистический отчет по обращениям физических и юридических лиц направляется в МЧС РК через ИПГО. Вместе с тем ежемесячно по обращениям физических и юридических лиц проводится акт сверки с Департаментом Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан по Кызылординской области.
По итогам 7 месяцев 2024 года обращений с нарушением срока не зарегистрировано.
Главный специалист группы
документационного обеспечения и РГЯ Есжанова Г.