В группе документационного обеспечения и развития государственного языка (далее - Группа) штатная численность группы – 4 и 1 архивариус (по трудовому договору), по факту – 4, некомплект – 1 (25% от общего).
Положение группы утвержден приказом начальника ДЧС г.Алматы МЧС РК от 26 марта 2021 года №58. В положении группы поставлены основные 5 задач:
В целях реализации данных задач группой выполняется ряд мероприятий:
Группой документационного обеспечения и развития государственного языка с 1 января по 30 сентября 2022 года было обработано 11925 документов по сравнению с аналогичным периодом 2021 года наблюдается уменьшение на 22,8% (2021г. - 15454).
За 9 месяцев 2022 года года от физических и юридических лиц поступило 1346 обращений, по сравнению с аналогичным периодом 2021 года наблюдается увеличение на 47,1% (2021г. – 635).
Все поступившие обращения поступили по 3-м видам (диаграмма 1).
1346 обращении поступили по следующим направлениям деятельности:
1) по пожарной безопасности – разъяснение требований и нарушение норм пожарной безопасности, запрос справок о пожаре и заключений специалистов ИПЛ 515 обращений (38,3%);
2) по вопросам предупреждения чрезвычайных ситуаций – смещение грунта, укрепление склона, подтверждение аварийности строений и т.д. 425 обращений (31,5%);
3) прочие вопросы (трудоустройство, восстановление на службу, согласование проекта, размещение репитера, согласование проектов по оповещению, демонтаж сирен, разъяснение по категорированным объектам, разъяснение по защитным сооружениям) 406 обращений (30,2%).
(диаграмма 2).
За отчетный период через «Open Almaty» в адрес Департамента поступило 27 обращений, по сравнению с аналогичным периодом 2021 года наблюдается уменьшение на 37,2% (2021г. – 43), из них:
- 19 обращений рассмотрены с выездом на место и даны письменные разъяснения;
- 6 обращений перенаправлены в другие гос.органы по компетенции;
- 2 обращения находятся на рассмотрении (Диаграмма №3).
Информация по рассмотренным обращениям поступивших через "Open Almaty"
Обращения, поступившие исполнителю, в компетенцию которого не входит разрешение поставленных в заявлении вопросов, перенаправляются в другие государственные органы, в соответствии со ст.64 ч.1 Административного процедурно-процессуального кодекса РК от 29 июня 2020 года № 350-VI. Также обращения, требующие осуществления проверок направляются в РУЧС.
Из поступивших обращений в адрес Департамента 93 обращения были перенаправлены в другие государственные органы, в другие организации 5 в РУЧС для осуществления проверок направлено 148 обращений.
В рамках личного приема граждан, было принято 9 человек (начальником – 2, заместителям - 7). На приеме были рассмотрены вопросы трудоустройства и предупреждение ЧС. В ходе приема разрешено 4 обращения, по итогам приема принято 5 письменных обращения. Карточки приема зарегистрированы в установленном порядке и отработаны по компетентным структурным подразделением Департамента. При рассмотрении данных обращений нарушений не выявлено, все обращения расмотрены качественно и в установленные Законом сроки.
График приема граждан утвержден руководством Департамента и размещен на сайте, также в доступном для граждан месте (у входа в здание Департамента и в комнате посетителей).
По работе с документами с пометкой «ДСП»
Группой работа с документами для служебного пользования (далее – «ДСП») ведется с 2010 года. При организации работы с «ДСП» Группа руководствуется требованиями Постановления Правительства Республики Казахстан №1196 от 31.12.2015 года «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней»
Учет документов с пометкой «ДСП» ведется отдельно от учета другой несекретной документации в общей системе электронного документооборота. Регистрация входящей, исходящей корреспонденции ведется без вложений в отдельной базе «ДСП» ЕСЭДО, параллельно ведется журнал регистрации входящих «ДСП». Документы с пометкой «ДСП» (в том числе приказы) хранятся в Управлении в специальном металлическом сейфе.
В сравнении с аналогичным периодом прошлого года, наблюдается тенденция увеличения документооборота «ДСП» на 57,3 % меньше (2022г.- 218, 2021г.- 125).
По линии развития государственного языка
Группой тексты служебных документов на государственном и русском языках, проекты нормативно-правовых и правовых актов, разработанные структурными подразделениями Департамента, материалы и документы руководства Департамента в вышестоящие органы, исходящие документы Департамента, в том числе с грифом «Для служебного пользования», проверяются на аутентичность.
За 9 месяцев текущего года Группой отработано всего 1226 документов (3360 листов) структурных подразделений Департамента, из них отредактировано 1198 документов (3291 листов), что составляет 97,7 % от общего количества документов, переведено – 28 документов (69 листов), что составляет 2,3 % от общего количества документов.
Пункты по плану работы ДЧС своевременно отработаны и сняты с контроля с подтверждающими материалами.