Приложение к приказу
Начальника Департамента
по чрезвычайным ситуациям
Акмолинской области Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Казахстан
от _______20___г.
Положение
о группе документационного обеспечения и развития государственного языка Департамента по чрезвычайным ситуациям Акмолинской области
Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан
4.Задача:Обеспечение единого порядка документирования и документооборота в соответствии с порядком работы в Единой системе электронного документооборота.
Функции:
1) регистрация входящей и исходящей корреспонденции, осуществление их учета, прохождения, рассмотрения и своевременной отправки;
2) осуществление регистрации приказов по основной деятельности, проверка их технического оформления и осуществление их своевременной отправки адресату, согласно указателя рассылки, составленного и подписанного исполнителем подразделения;
3) анализ состояния делопроизводства и документооборота в Департамента;
4) ведение учета и выдачи бланочной продукции в Департаменте, осуществление их списанию по акту, контроль соблюдения установленных требований по использованию штампов и бланков.
Функции:
1) обеспечение регистрации поступивших устных и письменных обращений физических, юридических лиц и служебной корреспонденции по ним;
2) контроль за своевременным исполнением обращений физических и юридических лиц;
6.Задача:Организация работы по приему, первичной обработке и предварительному рассмотрению документов для служебного пользования с пометкой «Для служебного пользования» (далее – ДСП) и «Файловые сообщения».
Функции:
1) регистрация в учетной форме документов с пометкой «ДСП», «Файловые сообщения»и контроль их исполнения;
2) своевременное ознакомление исполнителей и рассылка оригиналов документов с грифом «ДСП».
7.Задача:Организация работы ведомственного архива.
Функции:
1) прием и учет оформленных структурными подразделениями Департамента, в установленном порядке архивных дел на хранение;
2) контроль и учет использования архивных дел на хранение;
3) осуществление и разработка номенклатуры дел;
4) обеспечение сохранности документов и хранения дел ведомственного архива.
5) организация работы экспертной комиссии Департамента.
8.Задача:Функционирование и развитие государственного языка в Департаменте и его подразделений.
Функции:
1) обеспечение редактирования на аутентичность текстов проектов основных и производных нормативных правовых, управленческих актов и документов на государственном и русском языках, подписываемых руководством Департамента;
2) организация курсов по обучению государственному языку личного состава аппарата Департамента и координация работы по данному направлению в территориальных подразделениях Департамента;
3) контроль за соблюдением норм и положений законодательных и нормативных правовых актов Республики Казахстан, приказов, распоряжений, указаний Министерства, регламентирующих языковую политику государства в центральном аппарате Департамента, его подразделениях, выдача рекомендаций об устранении нарушений их требований;
4) участие в организации и проведении различных мероприятий в сфере развития государственного языка, проводимых Департаментом или иными государственными органами, неправительственными организациями.
1) по поручению руководство Департамента представлять интересы Департамента в иных государственных органах и организациях по вопросам, относящимся к деятельности группы;
2) повышать свою профессиональную квалификацию;
3) вносить предложения по совершенствованию работы группы;
4) давать указания, относящимся к компетенции, обязательныедля исполнения подведомственнымДепартаменту государственным учреждениям;
5) запрашивать и получать от структурных и территориальных подразделений Департамента документы, справочные и иные материалы, необходимые для выполнения возложенных обязанностей;
6) вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности исполнителей за несвоевременное и некачественное исполнение контрольных документов, по рассмотрению обращений физических и юридических лиц и срыв сроков оформления документов в ведомственный архив;
7) требовать от руководителей структурных и территориальных подразделений Департамента соблюдение норм и положений законодательных и нормативных правовых актов Республики Казахстан и регламентирующих языковую политику государства, а также контролировать процесс развития делопроизводства на государственном языке в Департаменте;
8) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами, возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;
9) осуществлять плановые и внеплановые проверки состояния работы по вопросу делопроизводства, архивного дела и исполнения норм законов о языках, а также других нормативных правовых документов, регламентирующих языковую политику в аппарате Департамента и его территориальных подразделениях;
10) осуществлять контроль за посещаемостью сотрудниками структурных подразделений аппарата Департамента занятий по изучению государственного языка, вносить предложения руководству Департамента по принятию мер дисциплинарного характера к сотрудникам, не посещающих занятия;
11) обеспечить контроль за приемом экзаменов на знание государственного языка по итогам учебного периода;
12) проводить семинары, совещания по вопросам входящим в компетенцию группы;
13) осуществлять подготовку бюджетных заявок и вносить соответствующие предложения по вопросам своей компетенции руководству Департамента.
14) оказывать практическую и методическую помощь подведомственным Департаменту государственным учреждениям по вопросам входящим в компетенцию группы.
Разработано:
Исполняющий обязанности начальника УКП
подполковник гражданской защиты И. Хлопко
Согласовано:
Главный специалист ГДО И РГЯ Ж. Тайгаринова
Главный специалист юридической группы А. Карабекова