Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.
Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады:
1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;
2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;
3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.).
Бүгінгі күнге БҚО ветеринария басқармасына электрондық құжатайналымы жүйесі арқылы келіп түскен кіріс құжаттардың саны – 381, ДИРОРД – 48, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері – 2, шығыс құжаттардың саны - 167.
Электрондық құжат айналымы жүйесін сапалы пайдалану және құжаттаманы басқару мақсатында ҚР Үкіметінің 2018 жылғы 21 қазандағы №703 қаулысымен Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары бекітілді. Аталған қағидалар Құжаттама жасау, құжаттарды дайындау, және рәсімдеу тәртібі; Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттаманы басқару, құжат айналымын ұйымдастыру тәртібі атты тараулардан тұрады.
Осы қағидалардың маңызды тармақтарының бірі Құжаттардың орындалуын бақылау тәртібі болып табылады, себебі осы тармақ негізінде ҚР Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің және облыс әкімдігінің тапсырмалары уақытылы орындалады.
Орындауды талап ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әртүрлі себептерге байланысты орындалмаған және олардың орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылануға тиіс.
Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары белгіленген орындау мерзімдерін ескере отырып, бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:
1) шұғыл – «аса шұғыл» белгілері бар – үш жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «жеделдетілсін» – он жұмыс күніне дейін;
2) қысқа мерзімді – он жұмыс күнінен бір айға дейін;
3) орта мерзімді – бір айдан алты айға дейін;
4) ұзақ мерзімді – алты айдан жоғары.
Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:
1) «өте шұғыл» деген белгісі бар шұғыл бақылау – тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «жеделдетілсін» деген белгілері, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;
2) қысқа мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;
3) орта мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;
4) ұзақ мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.
Тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмеген жағдайда, онда олар Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.
Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшылығының бақылаудағы тапсырмаларын оларға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының қарарларымен бірге, егер тапсырмаларда өзгеше мерзімдер белгіленбесе, ұйымдар тапсырма берілген күннен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы ұйымға белгіленген мерзім өткенге дейін бес күннен кешіктірмей жібереді.
Қазақстан Республикасының Үкіметі отырыстарының хаттамаларында және Мемлекет басшысында, Қазақстан Республикасы Үкіметінің басшылығында және Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысында өткен кеңестердің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмалардың орындалу мерзімі отырыс (кеңес) өткен күннен бастап есептеледі.