Приложение №4
к распоряжению акима Жылыойского района
от 29 декабря 2021 года №91-ө
Положение общего отдела аппарата акима Жылыойского района
ПОЛОЖЕНИЕ
об Общем отделе аппарата акима Жылыойского района
- Общие положения
- Общий отдел аппарата акима Жылыойского района (далее — Отдел) является структурным подразделением аппарата акима района и в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, а также настоящим Положением.
- Структура и численность работников Отдела определяются штатным расписанием аппарата.
- Непосредственное руководство Отделом осуществляет руководитель аппарата.
- Работа Отдела строится в соответствии с перспективным планом работы аппарата и текущим планом Отдела.
- Задачи Общего отдела
- Ведение учета рабочего времени работников государственного органа, табеля учета рабочего времени, начисление заработной платы, удержаний из заработной платы, налогов, отпускных, пособий к отпуску, листков временной нетрудоспособности, командировочных расходов, ведение платежно-расчетной документации и платежных ведомостей.
- Формирование штатного расписания в соответствии с протоколом определения трудового стажа работников государственного органа.
- Подготовка индивидуальных трудовых договоров работников государственного органа и ведение журнала их учета.
- Подготовка и согласование плана финансирования государственного органа, связанных с ним расчетов и бюджетной заявки.
- Формирование штатного расписания в соответствии с протоколом определения трудового стажа работников государственного органа.
- Заключение договоров с организациями и отдельными физическими лицами в целях исполнения плана финансирования, постоянный контроль за исполнением условий договоров, ведение журнала учета договоров.
- Работа с веб-порталом государственных закупок и проведение государственных закупок.
- Функции Общего отдела
- Основной задачей Общего отдела является документационное, финансовое и материальное обеспечение деятельности акима района, его заместителей и аппарата.
- В целях реализации основных задач Отдел осуществляет следующие функции:
- ведет делопроизводство, осуществляет контроль прохождения документов, регистрирует акты акима района и акимата, ведет их учет и обеспечивает их сохранность;
- организует выпуск принятых постановлений, решений и распоряжений и их оперативное доведение до исполнителей;
- осуществляет контроль исполнения служебных документов и поручений руководства, анализирует состояние исполнительской дисциплины аппарата акима района;
- регистрирует обращения граждан и контролирует своевременность их рассмотрения;
- организует личный прием граждан руководством района;
- составляет номенклатуру дел аппарата;
- организует работу комиссии по экспертизе ценности документов, принимает на хранение завершенные делопроизводством документы структурных подразделений аппарата, обеспечивает их временное архивное хранение и последующую передачу в государственный архив;
- обеспечивает печатание, тиражирование и распространение документов, а также их оперативную доставку исполнителям;
- обеспечивает заказ и учет бланочной продукции и конвертов Отдела;
- организует оказание практической помощи аппаратам акимов города, поселка и сельских округов, районным отделам по вопросам делопроизводства;
- обеспечивает совершенствование делопроизводства, вносит руководству предложения по сокращению документооборота;
- обеспечивает своевременное и правильное оформление финансовых документов государственного органа, осуществляет предварительный контроль законности проводимых финансовых операций;
- осуществляет мониторинг целевого использования средств, выделенных на обеспечение деятельности государственного органа, выявляет причины невыполнения финансового плана по ежемесячным платежам и проводит их анализ;
- проводит инвентаризацию основных средств, имущества и материальных ценностей государственного органа, своевременно и правильно определяет результаты инвентаризации и отражает их в учете;
- обеспечивает исполнение баланса доходов и расходов и постоянно контролирует его реализацию;
- принимает меры по недопущению дебиторской и кредиторской задолженности.
- Права Общего отдела
В целях выполнения возложенных задач и осуществления своих функций Общий отдел в пределах своей компетенции имеет право:
- осуществлять проверки организации текущего делопроизводства, сохранности документов и правильности оформления дел в структурных подразделениях аппарата, аппаратах акимов города, поселка и сельских округов;
- запрашивать в установленном порядке у исполнительных органов, финансируемых из районного бюджета (далее — местные органы), информацию о состоянии документооборота;
- проводить проверки состояния работы по контролю исполнения документов и рассмотрению обращений граждан;
- возвращать неправильно оформленные документы и требовать доработки документов, представленных с нарушением установленных требований;
- проводить совещания и семинары, консультировать по вопросам, входящим в компетенцию Общего отдела;
- участвовать в работе заседаний и совещаний районного акимата, аппаратов акимов города, поселка и сельских округов, местных органов;
- вносить предложения по улучшению организации делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, аппаратах акимов города, поселка и сельских округов, местных органах;
- оказывать практическую помощь по вопросам делопроизводства для принятия оперативных мер по устранению выявленных на местах нарушений и недостатков.
- Организация деятельности Отдела
- Отдел возглавляет руководитель, назначаемый и освобождаемый от должности акимом района по представлению руководителя аппарата.
- Главные специалисты Отдела (далее — сотрудники) назначаются и освобождаются от должности акимом района по представлению руководителя аппарата.
- Руководитель Отдела организует и руководит работой Отдела, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление его функций.
- Функциональные обязанности работников Отдела регулируются должностной инструкцией, утверждаемой распоряжением акима района.