ИНФОРМАЦИЯ
о проделанной работе по основным направлениям
развития архивного дела в Атырауской области
в 2020 году
Государственное регулирование архивного дела
Архивные учреждения области, подведомственные управлению культуры, архивов и документации Атырауской области, провели ряд работ по обеспечению сохранности и государственного учета документов архивного фонда области, методическое руководства по организации делопроизводства в ведомственных архивах, документах учреждений, организаций, предприятий, научному использованию и публикации документов, выдаче архивных справок физическим и юридическим лицам по выполнению запросов государственных услуг.
В целях реализации постановлений акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 «О внесении изменения в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» в области продолжается работа по совершенствованию работы на стадии ведомственного хранения документов архивного фонда.
Кроме того, была проведена работа по приему в архив на государственное хранение секретных документов от учреждении, организации достигших ведомственного срока хранения, оказана методическая помощь специалистам по работе с секретными документами.
В соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» сформирован и направлен в Центральную экспертно-ревизионную комиссию Министерства культуры и спорта Республики Казахстан список государственных и негосударственных организаций, являющихся источниками комплектования и потенциального пополнения Национального архивного фонда на 2021 год.
1- направление. Обеспечение сохранности документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В отчетном периоде в архивных учреждениях области в целях обеспечения сохранности документов архивных фондов в соответствии с планом продолжена работа по улучшению физического состояния документов, восстановлению дел, переплету, подшивке, оформлению обложек, дезинфекции.
Ведется работа в областных, городских и районных архивах по базе данных «Архивный фонд". В него были внесены изменения с дополнениями к описаниям фондов, реестру, единицам хранения и регистрационным единицам согласно количеству фондов в архивах.
За отчетный период в архивных учреждениях – на 13559 ед. хр.проверено полнота, состояние документов, составлены листы проверки и акт состояния. Проведена реставрация документов архивного фонда на бумажной основе 19661 ед. хр. и физическая, химическая обработка на 4905 ед. хр.
2- направление. Формирование Национальный архив фонда
Республики Казахстан
В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пополнения Национального архивного фонда проведена определенная работа по контролю за делопроизводством ведомственных архивов и учреждений для документационной службы в учреждениях, организациях и сохранности документов в них, своевременной передачи в государственный архив. В течение года архивными учреждениями оказана методическая помощь в проведении научно-технической экспертизы, обработки документов ведомственного архива.
Проведено 8 заседаний экспертно-проверочной комиссии консультативно-совещательного органа созданного при акимате области, через экспертно – проверочную комиссию прошли 39295 ед.хр. документов, 20293 ед.хр. документов приняты в архивный фонд.
3- направление. Создание автоматизированного научно-справочного
аппарата и учета баз данных
Проведена работа по включению документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в программу «Архивный фонд», объем фондов в архивных учреждениях пополнен изменениями.
Оптимизация работы оказании государственной услуги по выдаче архивных справок является главной работы управления, с целью эффективного использования документов фонда, упрощения информационно-поисковой системы ведется работа по формированию единой базы данных по стажу работы в городских и районных архивах из документов личного состава (по приказам), наиболее востребованных фондов.
В целях подготовки данных к системе поиска информации в отчетном периоде архивными учреждениями области систематически проведены документы, полученные для перевода в цифровой формат, обеспечено внесение в 21 фондах документов дел на 431772 листах в 4136 ед.хр.
Постановлением Правительства Республики Казахстан от 2017 года в соответствии с планом мероприятий по реализации государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденным постановлением Правительства РК от 12 декабря №827, в целях реализации мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» начаты и ведутся работы в областном архиве и его филиалах. Государственными архивными учреждениями Атырауской области внесены сведения о 605 фондах. Приобретено технические оборудования (47 компьютеров, 14 принтеров, 1 планетарный книжный сканер Оптима А2+) подключены к информационной системе.
4-направление. Оказание информационных услуг
и использование документов
При исполнении социально-правовых, тематических запросов, поступивших от физических и юридических лиц в направлении оказания информационных услуг и использования документов, всего за отчетный период поступило – 6589 социально-правовых запросов (5950 запросов: 2668-удовлетворено, 3282-разъяснено), тематических запросов (639 запроса: 409-удовлетворено, 230-разъяснено) удовлетворено 1601 (45%) запросов, то есть 1939 (55%) даны ответы на соответствующие разъяснения. В отношении других отраслей поступило - 1468 запросов.
По государственной услуге «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»: всего через Центры обслуживания населения-филиал» государственная корпорация» Правительство для граждан« по Атырауской области всего на 2821 запросов даны ответы. По электронному порталу поступило – 2378 запросов. На прямую через государственные архивы поступили 1390 запросов.
В целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2020 год», проведено 26 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг» выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок". Государственными архивными учреждениями на страницах местных газет опубликовано 15 статей, подготовлено 3 видеоролика. Индерским, Курмангазинским, Жылыойским, Исатайским, Макатским районнымы филиалами организовано 5 семинара. Кроме того, областным государственным архивным учреждением проведен День открытых дверей и организовано онлайн совещание по оказанию государственных услуг.
Интенсивное использование архивных документов является одним из приоритетных направлений деятельности архива и с каждым годом приобретает все большее значение.
В целях информационного обслуживания и использования документов в государственных архивах Атырауской области организованы 28 выставка-встречи, 4 семинары, опубликованы 11 статьи на страницах газет и на социальные сети опубликованы 40 информации . Мероприятия, связанные с чрезвычайной ситуацией в стране, проводились онлайн.
Выпущен сборник документов «МӘҢГІЛІК ТАҒЗЫМ. Атырау өңірі Ұлы Отан соғысы жылдарында» в 2-х томах.
17 апреля 2020 года отделом публикации и использования документов для включения в сборник докладов на республиканской научно-практической конференции «Источниковое значение документов частного фонда», проводимой Государственным архивом города Алматы и Казахским национальным университетом имени аль – Фараби в рамках государственных программ «Рухани жаңғыру», «Туған жер», «Семь граней Великой Степи», «Архив-2025» был направлен доклад «О работе по созданию фонда личного происхождения в государственном архиве Атырауской области».
Руководитель архива дал интервью ток шоу» НАЗАР» Атырауского областного филиала АО «РТРК» Qazaqstan " о работе, проводимой в честь 75-летия Великой Победы.
В читальном зале Государственного архива Атырауской области магистранты Атырауского государственного университета им.Х. Досмухамедова на договорной основе прошли исследовательскую практику, ознакомились с документами фонда в исследовательской практике по отдельным темам, были даны методические консультации магистрантам архива.
Ко дню принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года и в преддверии праздника Независимости была проведена встреча с сотрудниками, много лет проработавшими в архивной отрасли на тему «Архив – хранитель вчерашней и сегодняшней истории государства». На основе фотодокументов из архивного фонда была организована выставка на тему «Тәуелсіздік жылдарындағы Атырау облысының өсіп өркендеуі» по мероприятиям об экономическом развитии, социальном быте, культурно–массовых мероприятиях, спортивных призах Атырауской области в 2020 году.
Министерством культуры и спорта Республики Казахстан в соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 2017 года Плана мероприятий по реализации государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденного постановлением Правительства РК от 12 декабря года №827 в соответствии с пунктом 58, в целях реализации мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» (далее – ИС ЕАЭД) организованного 20 июля текущего года посредством приложения Skype к дистанционному (в режиме онлайн) обучению приняли участие ответственные работники областного архива и городских, районных филиалов.
В целях повышения профессиональной квалификации работников архивной отрасли 23-24 сентября т. г. при Архиве Президента РК был организован вебинар-курс (онлайн-семинар) с ТОО «Институт информационных и административных технологий», где 20 сотрудников областного архива и городских и районных филиалов усовершенствовали свои знания.