Информация о выполненной работе по основным направлениям развития архивного дела в Атырауской области в I квартале 2026 года
Государственное регулирование архивного дела
Архивные учреждения Aтырауской области, подведомственные Управлению цифровизации и архивов, провели ряд работ в направлении обеспечения сохранности документов архивного фонда области и их государственной отчетности, методического руководства по организации делопроизводства в ведомственных архивах, документах учреждений, организаций, предприятий, научного использования и публикации документов, а также предоставления архивных справок физическим и юридическим лицам – в рамках выполнения запросов на государственные услуги.
В целях реализации постановления акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 «О внесении изменений в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» продолжается работа по совершенствованию процесса ведомственного хранения документов архивного фонда области.
Кроме того, проводятся работы по приему на государственное хранение секретных документов, срок хранения которых в ведомствах и организациях истек, а также оказывается методическая помощь специалистам, работающим с секретными документами.
1-направление. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В отчетный период в архивных учреждениях области продолжились работы по улучшению физического состояния документов в соответствии с планом, восстановлению дел, переплету, оформлению обложек и дезинфекции документов.
В отчетный срок проверены полнота и состояние 4029 единиц хранения документов в архивных учреждениях, составлены акты проверки и состояния. В архивном фонде проведены физико-химические обработки 814 единиц хранения на 27415 страницах.
На 1 апреля 2026 года в государственных архивах хранится документы 868136 единиц хранениях в 1870 фонде.
2-направление. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
Для реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и пополнения Национального архивного фонда было проведено значительное количество работ по контролю за делопроизводством в ведомственных архивах и учреждениях для своевременной передачи документов в государственный архив. Архивные учреждения оказали методическую помощь 180 учреждению и организации в проведении научно-технической экспертизы и обработки документов ведомственных архивов.
В консультативном совете, созданном при акимате области, проведено 3 заседаний Комиссии по экспертизе и проверке. Через Комиссию прошло 350 единиц хранения документов, 92 единиц хранения документов принято в архивный фонд.
В Атырауской области функционируют 9 государственных архивов: 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы расположены в 10 зданиях, из которых 6 находятся на балансе архивов, а остальные 4 здания размещены в аренду для обеспечения сохранности документов.
Кроме того, средняя загрузка архивных складов по области составляет 98%.
3-направление. Учёт баз данных и создание автоматизированного научного справочного аппарата
Основной задачей государственных архивов является предоставление архивных справок, поэтому для оптимизации этой работы, эффективного использования фондовых документов и упрощения информационно-исследовательской системы в городских и районных архивах подразделения по личному составу, находящиеся в значительном спросе по стажу, вносятся в единую базу данных. В отчетный период в 3 фондах было введено 34 единиц хранения и 1031 приказ.
В I-квартале 2026 года для подготовки данных в систему информационного поиска архивные учреждения области целенаправленно провели оцифровку документов, обеспечив ввод 250358 страниц дел на 2448 единиц хранения.
На сегодняшний день 8,6% архивных документов оцифровано. (В период с 2012 по I-квартал 2026 года - 74528 единиц хранения на 6263209 страницах оцифрованы).
В соответствии с планом мероприятий по реализации Государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 декабря 2017 года №827, с целью осуществления мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов», с 2020 года до настоящего времени в областной архив и его филиалы были внесены 1870 фондов, 7448 описям, 1015 данным по источникам пополнения учреждений и организаций, 1013 контрольных дел, 1013 номенклатурой дел, 88 контрактов, 4498 единиц хранения крайне ценных и 31800 единиц хранения на 2167483 страницах документов.
4-направление. Информационные услуги и использование документов
Всего за отчетный период поступило 1733 социально-правовых (1684 запросов: 1001 удовлетворено, 683 разъяснено), тематических (49 запросов: 29 удовлетворено, 20 разъяснено) удовлетворено 1030 (59%) запросов, по остальному запросу, т.е. 703 (41%) даны соответствующие разъяснительные ответы. По другим направлениям - 230.
На электронном портале было исполнено 814 обращений.
Кроме того, непосредственно в архивные учреждения поступило 919 запросов (от граждан Республики Казахстан - 903 и от иностранных граждан - 16), на которые были даны соответствующие ответы.
Всего в целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2026 год» проведено 9 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Так, Махамбетским районным филиалом на странице газет на местах опубликовано 1 статья, организовано 1 прямой эфир и проведено 1 консультационное разъяснение.
Также подготовлен 3 видеороликов, 1 инфографика, роздан 1 буклет и обновлен 1 стенд.
По направлению информационного обслуживания и использования документов в государственном архиве и филиалах Атырауской области организовано 2 выставок, 1 встреч, 2 семинаров, 2 лекции, 4 экскурсий, опубликовано в фейсбуке 62 информации, 1 статья на странице местных газет, подготовлен 1 видеоролик.
В направлении открытия личного фонда были собраны и проанализированы документы известных в регионе общественных деятелей и ветеранов Великой Отечественной войны, в результате чего были открыты личные фонды четырёх физических лиц.
В Национальном архиве Республики Казахстан в городе Астана 12-13 марта 2026 года прошёл семинар «Оценка ценности документов, пополнение государственных и ведомственных архивов. Нормативно-правовая база, методическое обеспечение и практика», в котором приняли участие 2 сотрудника для повышения квалификации.
В городе Алматы в рамках научной программы «Рукописное наследие Казахстана: регистрация, реставрация, каталогизация, оцифровка и комплексное кодиологическое исследование» 26-27 марта 2026 года архивист областного государственного архива С. Рахманова участвовала в республиканском научно-практическом семинаре «Сохранение и восстановление письменного наследия Казахстана: современные подходы и научный опыт», организованном Комитетом науки Министерства науки и высшего образования РК и РГП «Ғылым ордасы».
Будет продолжена соответствующая работа по дальнейшей реализации нормативно-правовых актов, касающихся управления документацией и архивной сферы, принятых на основе Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».