Государственное регулирование архивного дела
Архивные учреждения Aтырауской области, подведомственные Управлению цифровизации и архивов, провели ряд работ в направлении обеспечения сохранности документов архивного фонда области и их государственной отчетности, методического руководства по организации делопроизводства в ведомственных архивах, документах учреждений, организаций, предприятий, научного использования и публикации документов, а также предоставления архивных справок физическим и юридическим лицам – в рамках выполнения запросов на государственные услуги.
В целях реализации постановления акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 «О внесении изменений в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» продолжается работа по совершенствованию процесса ведомственного хранения документов архивного фонда области.
Кроме того, проводятся работы по приему на государственное хранение секретных документов, срок хранения которых в ведомствах и организациях истек, а также оказывается методическая помощь специалистам, работающим с секретными документами.
1-направление. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В отчетный период в архивных учреждениях области продолжились работы по улучшению физического состояния документов в соответствии с планом, восстановлению дел, переплету, оформлению обложек и дезинфекции документов.
В отчетный срок проверены полнота и состояние 23198 единиц хранения документов в архивных учреждениях, составлены акты проверки и состояния. В архивном фонде осуществлено восстановление 566 единиц хранения на 71584 страницах, а также проведены физико-химические обработки 6465 единиц хранения на 131684 страницах.
На 1 января 2026 года в государственных архивах хранится документы 868044 единиц хранениях в 1869 фонде.
2-направление. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
Для реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и пополнения Национального архивного фонда было проведено значительное количество работ по контролю за делопроизводством в ведомственных архивах и учреждениях для своевременной передачи документов в государственный архив. Архивные учреждения оказали методическую помощь 551 учреждению и организации в проведении научно-технической экспертизы и обработки документов ведомственных архивов.
В консультативном совете, созданном при акимате области, проведено 11 заседаний Комиссии по экспертизе и проверке. Через Комиссию прошло 6535 единиц хранения документов, 5445 единиц хранения документов принято в архивный фонд.
В Атырауской области функционируют 9 государственных архивов: 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы расположены в 10 зданиях, из которых 6 находятся на балансе архивов, а остальные 4 здания размещены в аренду для обеспечения сохранности документов.
Кроме того, средняя загрузка архивных складов по области составляет 98%.
3-направление. Учёт баз данных и создание автоматизированного научного справочного аппарата
Основной задачей государственных архивов является предоставление архивных справок, поэтому для оптимизации этой работы, эффективного использования фондовых документов и упрощения информационно-исследовательской системы в городских и районных архивах подразделения по личному составу, находящиеся в значительном спросе по стажу, вносятся в единую базу данных. В отчетный период в 4 фондах было введено 349 единиц хранения и 21341 приказ.
В 2025 году для подготовки данных в систему информационного поиска архивные учреждения области целенаправленно провели оцифровку документов, обеспечив ввод 1089845 страниц дел на 12970 единиц хранения.
На сегодняшний день 8% архивных документов оцифровано. (В период с 2012 по 2025 год - 252 фонда, 72080 единиц хранения на 6012851 страницах оцифрованы).
В соответствии с планом мероприятий по реализации Государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 декабря 2017 года №827, с целью осуществления мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов», с 2020 года до настоящего времени в областной архив и его филиалы были внесены 1867 фондов, 7429 описям, 1012 данным по источникам пополнения учреждений и организаций, 1013 контрольных дел, 1012 номенклатурой дел, 88 контрактов, 4433 единиц хранения крайне ценных и 28619 единиц хранения на 1963847 страницах документов.
4-направление. Информационные услуги и использование документов
Всего за отчетный период поступило 8823 социально-правовых (8532 запросов: 4327 удовлетворено, 4205 разъяснено), тематических (290 запросов: 191 удовлетворено, 99 разъяснено), гинеологических (1 спрос: 1-удовлетворено) удовлетворено 4519 (51%) запросов, по остальному запросу, т.е. 4304 (49%) даны соответствующие разъяснительные ответы. По другим направлениям - 1394.
По оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»: филиал Государственной корпорации «Правительство для граждан» по Атырауской области - Департамент «Центр обслуживания населения» - всего через Центры - 95 заявок. По электронному порталу - 6449 обращений.
Кроме того, непосредственно в архивные учреждения поступило 2279 запросов (от граждан Республики Казахстан - 2098 и от иностранных граждан - 181), на которые были даны соответствующие ответы.
Всего в целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2025 год» проведено 58 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Так, государственными архивными учреждениями на страницах газет и в социальных сетях на местах опубликовано 11 статей, организовано 4 круглых стола, 3 семинара, 1 прямой эфир и проведено 4 консультационных разъяснения.
Также подготовлено 11 видеороликов, 9 инфографик, роздано 7 буклетов и обновлено 8 стендов.
Кроме того, государственным архивом Атырауской области и районными архивными филиалами в рамках проекта «Архив и будущее поколение» организовано 6 дней открытых дверей, охвачено 2263 участников, всего проведено 106 мероприятий различной направленности. Из них проведено 17 тематических выставок, 24 тематических экскурсии, 14 фотодокументальных экспозиций, 8 лекций, 3 викторины на историческую тематику, 1 конкурс рисунков на исторические факты и события, 24 обзора основных направлений работы архива. В день открытых дверей было опубликовано 3 статьи, 1 телепередача и 11 сообщений в социальной сети Facebook.
По направлению информационного обслуживания и использования документов в государственном архиве и филиалах Атырауской области организовано 29 выставок, 11 встреч, 3 круглых стола, 10 семинаров, 6 экскурсий, 2 челленджа, 1 консультативное совещание, 3 доклада, 1 дискуссия, опубликовано в фейсбуке 427 информации, 39 статей на страницах местных газет, подготовлено 47 видеороликов и телеканалу дали 4 интервью, сняли 1 телесериал.
Согласно запросам Комитета по архивному, документационному и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан, из архивного фонда к 80-летию Победы в Великой Отечественной войне были отобраны и направлены фотографии о вкладе Атырауской области в Победу.
В честь 100-летия первого секретаря Гурьевского областного комитета партии, депутата Верховного Совета Казахской ССР и Верховного Совета СССР, почетного гражданина Атырауской области, города Атырау и Махамбетского района, общественного деятеля Онайбая Кошекова организована фотовыставка «ОҢ-АҒА ҚАТАРЫНДАҒЫ БІРІНШІ» В мероприятии приняли участие студенты-практиканты и магистранты Атырауского университета имени Халела Досмухамедова.
Для того, чтобы открыть собственный фонд известных в регионе лиц, были собраны и проанализированы документы ветеранов Великой Отечественной войны, открыт личный фонд 37 физических лиц.
19 мая в государственном архиве Атырауской области был подготовлен и направлен в государственный архив Мангистауской области челлендж «Атырауские женщины, внесшие вклад в Великую Победу».
В преддверии 80-летия Победы в Великой Отечественной войне районными филиалами архива в целях публикации и пропаганды документов личного происхождения, хранящихся в государственном фонде, на странице в Facebook были размещены документы личного происхождения 111 ветеранов войны из пакета документов личного происхождения. Кроме того, организовано 8 выставок-встреч с государственным архивом области и его филиалами к 80-летию Победы в Великой Отечественной войне.
К Международному дню театра на основе документов архивных фондов была подготовлена выставка «Дом духа - театр», на которой были представлены документы о создании первой культуры в Атырауской области, в том числе о театральных кружках, об организации работы студии, об исконных артистах театра, репертуаре театра военных лет.
В День репрессий 31 мая, по данным архива «Неясные годы в истории», школьникам была организована выставка, на которой разъяснены факты репрессий в нашем регионе.
Из документов личного происхождения, посвященных 90-летию со дня рождения автора Государственного гимна Республики Казахстан Нажимеденова Жумекена, была организована и презентована выставка «Қазақ Жұмекені шыққан». Состоялось мероприятие «Жұмекен жырлары - ғасыр үні».
На мероприятии, прошедшем в Доме культуры Курмангазинского района, в первую очередь продолжилась конференция «Жұмекен жырлары ғасыр үні» на основе архивных данных.
22 декабря в День архивистов архивисты отметили профессиональный праздник на тему «Архив - свидетель истории нации».
В мероприятии, посвященном профессиональному празднику Дня архивистов, приняли участие специалисты архивной отрасли, ветераны. В рамках профессионального праздника архивистов Государственный архив Атырауской области на основе документов, выявленных в зарубежных архивах по истории региона, презентовал сборник «ЕЛ МҰРАСЫ ЕЛГЕ ОРАЛДЫ» и выставил документы из архивных фондов.
В семинаре по вопросам работы в ИС «Е-архив» на базе Национального Архива РК, организованном Комитетом по архивам, документации и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан, приняли участие 20-21 сотрудников - 7 февраля текущего года. В целях обмена результатами семинара 26 февраля текущего года для работников областного государственного архива был организован семинар-совещание по вопросам в ИС «Е-архив».
С 18 по 20 февраля текущего года в Национальном центре рукописей и редких книг Республики Казахстан с целью изучения основ реставрационных работ в командировке побывал архивист отдела документационного обеспечения и государственного учета Национального архивного фонда РК областного государственного архива.
Согласно Плану мероприятий на 2025 год, 3 сотрудника посетили археологическую экспедицию в Национальную библиотеку РК и Национальную книжную палату РК г. Алматы.
С 20 апреля по 01 мая т.г. 3 сотрудниками областного государственного архива была организована экспедиция в Астраханский областной государственный архив Российской Федерации и Астраханскую областную библиотеку им. Н.Крупской по поиску ценных документов, относящихся к региону. 7 с.б. к истории региона 327 листов документов и 32 газетных листа удалось получить в электронном виде.
С 07 по 19 сентября текущего года в Национальной библиотеке Республики Татарстан и Научной библиотеке имени Н.И.Лобачевского Казанского (Привольжского) федерального университета была организована археологическая экспедиция по поиску ценных документов, относящихся к региону. из периодических изданий и научных записей, относящихся к истории региона 12 с.б. Документ на 335 листах можно получить в электронном виде.
Государственный «Архив древних актов» Российской Федерации ввезенные исторические документы 17 с.б. Получены копии документов на 178 листах.
В 2025 году областной государственный архив приобрел через веб-портал государственных закупок 1 планшетный сканер, 11 ноутбуков, 10 цифровых фотоаппаратов, 10 моноблоков.
Кроме того, обновлена офисная мебель всех государственных архивных учреждений.
В Республиканском государственном предприятии на праве хозяйственного ведения «Алмас» Комитета национальной безопасности Республики Казахстан по программе «Защита государственных секретов» прошли курсы повышения квалификации 2 сотрудников.
С 12 по 15 мая 2025 года в государственных архивах Жамбылской области и города Тараз состоялся обмен опытом работы информационной системы «Единый электронный архив документов» - 1 сотрудник.
С 15 по 16 мая текущего года в Национальном архиве Республики Казахстан г. Астаны в семинаре «Государственный архив: менеджмент в архивной сфере» приняли участие 2 сотрудника. В Республиканском форуме, организованном Комитетом по архивам, документации и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан, приняли участие руководитель Отдела обеспечения деятельности архивов и руководитель областного государственного архива.
Также 2 сотрудника приняли участие в VIII Международной летней школе юных архивистов в Астане, организованной Президентским архивом Республики Казахстан с 10 по 13 июня текущего года.
В период с 11 по 12 сентября 2025 года в Астане в Национальном архиве Республики Казахстан приняли участие 4 сотрудника по повышению квалификации на семинаре «Пополнение архива, учет и обеспечение сохранности архивных документов».
25-26 сентября 2025 года в Национальном архиве Республики Казахстан в городе Астане приняли участие 3 сотрудника по повышению квалификации на семинаре «Организация использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан».
11-12 сентября 2025 года в Алматы 3 сотрудника приняли участие в курсе по пожарной безопасности, организованном ТОО «Региональный центр переподготовки кадров» по решению трудового спора.
Будет продолжена соответствующая работа по дальнейшей реализации нормативно-правовых актов, касающихся управления документацией и архивной сферы, принятых на основе Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».