Государственное регулирование архивного дела
Архивными учреждениями области, подведомственными Управлению цифровизации и архивов Атырауской области, проведен ряд работ по обеспечению сохранности и государственного учета документов архивного фонда области, методическому руководству ведомственными архивами, организациями, организации делопроизводства, научному использованию и публикации документов, выдаче архивных справок физическим и юридическим лицам - выполнению запросов государственных услуг.
В целях реализации постановления акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 "О внесении изменения в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» в области продолжается работа по совершенствованию работы на стадии ведомственного хранения документов архивного фонда.
Также была проведена работа по приему в архив секретных документов с истекшим сроком ведомственного хранения учреждениями, организациями, оказана методическая помощь специалистам, работающим с секретными документами.
Направление 1. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
За отчетный период в архивных учреждениях области продолжены работы по улучшению физического состояния документов в соответствии с планом обеспечения сохранности документов архивных фондов, реставрации, переплету, подшивке дел, оформлению обложек, дезинфекции.
За отчетный период в архивных учреждениях - 20781 ед.хр. была проведена проверка наличия, состояние документов, составлен лист проверки и акт состояния. Проведена реставрация документов архивного фонда на бумажной основе на 412 ед.хр. 58707 листов и произведена физическая, химическая обработка на 3468 ед.хр. на 51173 листов.
По состоянию на 1 октября 2025 года в государственных архивах хранится 1864 фондов документов на 867717 единицу хранения.
Направление 2. Формирование фондов Национального архива
Республики Казахстан
В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пополнения Национального архивного фонда проведена значительная работа по ведению делопроизводства ведомственных архивов и учреждений для своевременной передачи в государственные архивы. Оказана методическая помощь 306 учреждениям, организациям в проведении научно-технической экспертизы, обработки ведомственных архивных документов.
Проведено 8 заседаний Экспертно-проверочной комиссии консультативно-совещательного органа, созданного при Управлении. Через экспертно-проверочную комиссию прошел 4943 ед. хр. документов в архивный фонд принят 3064 ед.хр.
В Атырауской области функционируют 9 государственных архивов: 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы расположены в 10 зданиях, в том числе: 6 находятся на балансе архивов, остальные 4 здания расположены в арендуемых зданиях для обеспечения сохранности документов.
При этом средний процент загруженности архивохранилищ по области составляет 98%.
Направление 3. Создание базы данных и автоматизированного
научно-справочного аппарата
Так как основной задачей в оказании услуг Государственного архива является выдача архивных справок, в целях оптимизации его работы, эффективного использования архивных документов, упрощения системы информационного поиска в городских, районных архивах вводятся в единую базу данных документов (приказов) личного состава фондов, наиболее востребованных по стажу. За отчетный период внесены 3 фонда 241 ед.хр. 8955 приказов.
В целях подготовки данных для информационно-поисковой системы за 9 месяцев 2025 года систематически осуществлялось копирование документов в цифровой формат областными архивными учреждениями, а также были обеспечены внесение документов дела на 741156 страницах в 8775 единиц хранения.
В соответствии с Планом мероприятий по реализации Государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан № 827 от 12 декабря, в целях осуществления мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» областным архивом и его филиалами с 2020 года по настоящее время внесено 1864 фондов 7317 описи, по источникам комплектования учреждений, организаций - 1012 сведения и 1012 номенклатуры дела, 88 договора, 3562 ед.хр. особо ценные и 25284 ед. хр. из 1625967 страниц документов.
Направление 4. Информационное оказания услуг и использование документов
При исполнении социально-правовых, тематических запросов, поступивших от юридических лиц по направлению информационных услуг и использования документов, всего поступило за отчетный период - 6647 социально-правовых (6409 запрос: 3285 удовлетворено, 3124 разъяснено), тематических (237 запрос: 148 удовлетворено, 89 разъяснено), гениологических (1 запрос: 1- удовлетворено) удовлетворены запросов 3434 (52%), даны соответствующие ответы на оставшийся запрос, т.е. на 3213 (48%) запросов. Относящийся к другой отрасли поступило - 943.
По оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»: через Филиал Государственной корпорации «Правительство для граждан» по Атырауской области - Департамент «Центр обслуживания населения» поступивший всего на 95 запросов даны ответы. По электронному порталу поступил – 4760 запросов.
Кроме того, поступило 1792 обращений в архивные учреждения (1623 от граждан Республики Казахстан и 169 от иностранных граждан).
Всего в целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2025 год» проведено 46 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Так, государственными архивными учреждениями на страницах газет и в социальных сетях на местах опубликовано 9 статей, организовано 4 круглых стола, 2 семинара, 1 прямой эфир и проведено 3 консультационных разъяснений.
Также подготовлено 9 видеороликов, 7 инфографик, роздано 5 буклетов и обновлено 6 стендов.
Кроме того, государственным архивом Атырауской области и районными архивными филиалами в рамках проекта «Архив и будущее поколение» организовано 6 дней открытых дверей, охвачено 2263 участников, всего проведено 106 мероприятий различной направленности. Из них проведено 17 тематических выставок, 24 тематических экскурсии, 14 фотодокументальных экспозиций, 8 лекций, 3 викторины на историческую тематику, 1 конкурс рисунков на исторические факты и события, 24 обзора основных направлений работы архива. В день открытых дверей было опубликовано 3 статьи, 1 телепередача и 11 сообщений в социальной сети Facebook.
По направлению информационного обслуживания и использования документов в государственном архиве и филиалах Атырауской области организовано 26 выставок, 11 встреч, 3 круглых стола, 6 семинаров, 6 экскурсий, 1 челлендж, 1 консультативное совещание, 3 доклада, 1 дискуссия, опубликовано 325 статей в фейсбуке, 32 статьи на страницах местных газет, подготовлено 32 видеоролика и телеканалу дали 3 интервью.
Согласно запросам Комитета по архивному, документационному и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан, из архивного фонда к 80-летию Победы в Великой Отечественной войне были отобраны и направлены фотографии о вкладе Атырауской области в Победу.
В честь 100-летия первого секретаря Гурьевского областного комитета партии, депутата Верховного Совета Казахской ССР и Верховного Совета СССР, почетного гражданина Атырауской области, города Атырау и Махамбетского района, общественного деятеля Онайбая Кошекова организована фотовыставка «ОҢ-АҒА ҚАТАРЫНДАҒЫ БІРІНШІ» В мероприятии приняли участие студенты-практиканты и магистранты Атырауского университета имени Халела Досмухамедова.
Для того, чтобы открыть собственный фонд известных в регионе лиц, были собраны и проанализированы документы ветеранов Великой Отечественной войны, открыт личный фонд 16 физических лиц.
19 мая в государственном архиве Атырауской области был подготовлен и направлен в государственный архив Мангистауской области челлендж «Атырауские женщины, внесшие вклад в Великую Победу».
В преддверии 80-летия Победы в Великой Отечественной войне районными филиалами архива в целях публикации и пропаганды документов личного происхождения, хранящихся в государственном фонде, на странице в Facebook были размещены документы личного происхождения 111 ветеранов войны из пакета документов личного происхождения. Кроме того, организовано 8 выставок-встреч с государственным архивом области и его филиалами к 80-летию Победы в Великой Отечественной войне.
В семинаре по вопросам работы в ИС «Е-архив» на базе Национального Архива РК, организованном Комитетом по архивам, документации и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан, приняли участие 20-21 сотрудников - 7 февраля текущего года. В целях обмена результатами семинара 26 февраля текущего года для работников областного государственного архива был организован семинар-совещание по вопросам в ИС «Е-архив».
С 18 по 20 февраля текущего года в Национальном центре рукописей и редких книг Республики Казахстан с целью изучения основ реставрационных работ в командировке побывал архивист отдела документационного обеспечения и государственного учета Национального архивного фонда РК областного государственного архива.
Согласно Плану мероприятий на 2025 год, 3 сотрудника посетили археологическую экспедицию в Национальную библиотеку РК и Национальную книжную палату РК г. Алматы.
С 20 апреля по 01 мая текущего года 3 сотрудником областного государственного архива была организована экспедиция в Астраханский областной государственный архив Российской Федерации и Астраханскую областную библиотеку им. Н.Крупской. в электронном виде изъято 333 листа документов и 21 газетный лист по истории региона.
С 07 по 19 сентября текущего года в Национальной библиотеке Республики Татарстан и Научной библиотеке имени Н.И.Лобачевского Казанского (Привольжского) федерального университета была организована археологическая экспедиция по поиску ценных документов, относящихся к региону. Из периодических изданий и научных записей, касающихся истории региона, удалось получить 210 листов документов в электронном виде.
В Республиканском государственном предприятии на праве хозяйственного ведения «Алмас» Комитета национальной безопасности Республики Казахстан по программе «Защита государственных секретов» прошли курсы повышения квалификации 2 сотрудников.
С 12 по 15 мая 2025 года в государственных архивах Жамбылской области и города Тараз состоялся обмен опытом работы информационной системы «Единый электронный архив документов» - 1 сотрудник.
С 15 по 16 мая текущего года в Национальном архиве Республики Казахстан г. Астаны в семинаре «Государственный архив: менеджмент в архивной сфере» приняли участие 2 сотрудника.
В Республиканском форуме, организованном Комитетом по архивам, документации и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан, приняли участие руководитель Отдела обеспечения деятельности архивов и руководитель областного государственного архива.
Также 2 сотрудника приняли участие в VIII Международной летней школе юных архивистов в Астане, организованной Президентским архивом Республики Казахстан с 10 по 13 июня текущего года.
В период с 11 по 12 сентября 2025 года в Астане в Национальном архиве Республики Казахстан приняли участие 4 сотрудника по повышению квалификации на семинаре «Пополнение архива, учет и обеспечение сохранности архивных документов».
С 25 по 26 сентября 2025 года в Астане в Национальном архиве Республики Казахстан приняли участие 3 сотрудника по повышению квалификации на семинаре «Организация использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан».
11-12 сентября 2025 года в г. Алматы в учебном курсе по пожарной безопасности с ТОО "Региональный центр переподготовки кадров" решение по трудовому спору "приняли участие 3 сотрудников.
Будет продолжена соответствующая работа по дальнейшей реализации нормативно-правовых актов, касающихся управления документацией и архивной сферы, принятых на основе Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
Отдел обеспечения деятельности архивов