Государственное регулирование архивного дела
Архивными учреждениями области, подведомственными Управлению цифровизации и архивов Атырауской области, проведен ряд работ по обеспечению сохранности и государственного учета документов архивного фонда области, методическому руководству ведомственными архивами, организациями, организации делопроизводства, научному использованию и публикации документов, выдаче архивных справок физическим и юридическим лицам - выполнению запросов государственных услуг.
В целях реализации постановления акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 "О внесении изменения в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» в области продолжается работа по совершенствованию работы на стадии ведомственного хранения документов архивного фонда.
Также была проведена работа по приему в архив секретных документов с истекшим сроком ведомственного хранения учреждениями, организациями, оказана методическая помощь 21 специалистам, работающим с секретными документами.
Направление 1. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
За отчетный период в архивных учреждениях области продолжены работы по улучшению физического состояния документов в соответствии с планом обеспечения сохранности документов архивных фондов, реставрации, переплету, подшивке дел, оформлению обложек, дезинфекции.
За отчетный период в архивных учреждениях - 56546 ед.хр. была проведена проверка наличия, состояние документов, составлен лист проверки и акт состояния. Проведена реставрация документов архивного фонда на бумажной основе на 1283 ед.хр. 36000 листов и произведена физическая, химическая обработка на 4803 ед.хр. на 138496 листов.
По состоянию на 1 января 2025 года в государственных архивах хранится 1865 фондов документов на 864653 единицу хранения.
Направление 2. Формирование фондов Национального архива Республики Казахстан
В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пополнения Национального архивного фонда проведена значительная работа по ведению делопроизводства ведомственных архивов и учреждений для своевременной передачи в государственные архивы.
Проведено 10 заседаний Экспертно-проверочной комиссии консультативно-совещательного органа, созданного при Управлении. Через экспертно-проверочную комиссию прошел 7227 ед.хр.документов в архивный фонд принят 6537 ед.хр.
В Атырауской области функционируют 9 государственных архивов: 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы расположены в 10 зданиях, в том числе: 6 находятся на балансе архивов, остальные 4 здания расположены в арендуемых зданиях для обеспечения сохранности документов.
При этом средний процент загруженности архивохранилищ по области составляет 99%.
Направление 3. Создание базы данных и автоматизированного научно-справочного аппарата
Так как основной задачей в оказании услуг Государственного архива является выдача архивных справок, в целях оптимизации его работы, эффективного использования архивных документов, упрощения системы информационного поиска в городских, районных архивах вводятся в единую базу данных документов (приказов) личного состава фондов, наиболее востребованных по стажу.
В целях подготовки данных для информационно-поисковой системы в отчетном периоде систематически осуществлялось копирование документов в цифровой формат областными архивными учреждениями, а также были обеспечены внесение документов дела на 1007398 страницах в 9516 единиц хранения из 48 фондов.
Сегодня оцифровано 7% архивных документов (2012-2024 гг. - оцифровано 4923006 страниц в 59110 единицах хранения 206 фондов).
В соответствии с Планом мероприятий по реализации Государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан № 827 от 12 декабря, в целях осуществления мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» областным архивом и его филиалами внесено 1865 фондов 7070 описи, по источникам комплектования учреждений, организаций - 1012 сведения и 1012 номенклатуры дела из 106 фондов 18216 ед.хр. 1128890 страниц постоянного хранения, из 1 фонда 61 ед.хр. 3232 страниц документы личного состава и из 3 фонда 3 ед.хр. 46 страниц.
Направление 4. Информационное оказания услуг и использование документов
При исполнении социально-правовых, тематических запросов, поступивших от юридических лиц по направлению информационных услуг и использования документов, всего поступило за отчетный период - 7529 социально-правовых (7258 запрос: 3913 удовлетворено, 3345 разъяснено), тематических (271 запрос: 159 удовлетворено, 112 разъяснено) удовлетворен запрос 4072 (54%), даны соответствующие ответы на оставшийся запрос, т.е. на 3457 (46%) запросов. По другим направлениям - 1001.
По оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»: через Филиал Государственной корпорации «Правительство для граждан» по Атырауской области - Департамент «Центр обслуживания населения» поступивший всего на 531 запросов даны ответы. По электронному порталу поступил - 3915 заявок.
Кроме того, поступило 3083 обращений в архивные учреждения (2796 от граждан Республики Казахстан и 287 от иностранных граждан).
Всего в целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2024 год» проведено 59 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». В частности: опубликовано 11 статей в местных газетах и социальных сетях, организовано 6 семинаров, 4 круглых стола, 1 онлайн-ярмарка, 2 консультативных совета, 4 разъяснительные работы и 2 прямых эфира с государственными архивными учреждениями. Кроме того, подготовлено 6 видеороликов, 9 инфографик, обновлено 6 стендов, роздано 7 буклетов и брошюр, открыт 1 уголок самообслуживания.
По направлению информационного обслуживания и использования документов в государственном архиве и филиалах Атырауской области организованы 31 выставка, 5 встреча, 28 фотоэкспозии, 110 архивный обзор, 8 дней открытых дверей, 7 викторин, 6 семинаров, 40 экскурсии и 9 лекции. В Интернете, фейсбук опубликовано 249 материалов, в местных газетах опубликовано 13 статей, подготовлено 4 буклета, 16 видеороликов, подготовлено 2 телесъемки, дано 7 интервью телеканалу.
В период с 31 января по 10 февраля 2024 года из Государственного архива Атырауской области организована экспедиция в Центральный государственный архив РК, архив Президента РК по поиску исторических данных и истории Атырауского региона, направленная на создание библиографического справочника «Атырау өлкесінен шыққан ел басқарған қайраткерлер». Из фондов Центрального государственного архива РК, архива Президента РК были изысканы и проанализированы биографии, личные дела лиц, внесших свой вклад в развитие региона в период Гурьевского уезда и округа в 1920-1938 годах, получены копии жизненных данных.
Кроме того, в целях реализации проекта «Архив-2025» в 2024 году была организована археографическая экспедиция в архив древних актов города Москвы Российской Федерации и направлен запрос на получение копий исторических данных на 200 страницах в 5 ед. хранения, связанных с историей края.
В День памяти жертв политических репрессий и голода была организована выставка из архивного фонда.
6 февраля текущего года сотрудниками государственного архива Атырауской области на ответственные сотрудники АО «АТМА-Атырау Аэропорт и Перевозка» на тему: «Управление документацией и архивное дело», с архивистами Макатского районного филиала 5 марта сотрудникам средней школы № 76 имени Л.Шахатова в поселке Макат на тему «Порядок формирования дел в ведомственных архивах» и Курмангазинском районном филиале на тему «Подготовка документов и оформление, учет, прием и хранение» 16 мая 2024 года состоялся семинар для руководителей детских садов района на тему «Подготовка документов, оформление, учет, прием и хранение».
Документы 20 лиц, в том числе заслуженного артиста Казахской ССР Дугалакова Курмангали, доктора филологических наук, профессора Кадыра Жусупа и преследуемых в качестве богатых кулаков, ветерана-участника катастрофы «Чернобыль» Салиева Кабделя, актрисы-ветерана Академического казахского драматического театра имени Махамбета Адеми Сисекеновой все документы были собраны, проанализированы, проверены экспертно-проверочной комиссией и открыт личный фонд в архиве.
По инициативе Комитета по архивному, документационному и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан в рамках проекта «Архив и будущее поколение» в Государственном архиве Атырауской области и городских, районных архивных филиалах проведен комплекс мероприятий «День открытых дверей», обеспеченный 2236 участниками. В мероприятии приняли участие школьники со всех школ области, студенты Атырауского лицея «Білім-Инновация», школы-лицея BINOM SCHOOL имени Д.Кунаева и Атырауского университета имени Х.Досмухамедова, представители СМИ.
Комитетом по архивам, документации и книжному делу Министерства культуры и информации Республики Казахстан совместно с аппаратом акима Атырауской области 11 октября 2024 года в городе Атырау проведен масштабный региональный семинар на тему «Обеспечение сохранности документов на ведомственном уровне» с участием руководителей и сотрудников местных исполнительных органов, управлений Мангистауской, Актюбинской, Западно-Казахстанской областей. В семинаре приняли участие руководитель Управления мониторинга и государственного контроля со стороны Комитета по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта Республики Казахстан И.Бабаев и руководитель Управления использования Национального архивного фонда и государственных услуг Х.Даулетбаева.
22 декабря в честь Дня архивистов проведено мероприятие «Архивист - хранитель истории», в рамках которого на основе фондовых документов Государственного архива Атырауской области презентованы биографический справочник «Уақыт тудырған тұлғалар (Атырау өңірінен шыққан қайраткерлер)» и справочник о местонахождении документов личного состава в архивах области.
В ходе торжественного мероприятия были награждены специалисты-архивисты, хранящие страницы истории и передающие их будущим поколениям.
В Национальном архиве Республики Казахстан 11 сотрудников прошел обучающий курс на тему «Организация использования документов Национального архивного фонда РК».
Кроме того, в Алматы в VII Международной летней школе молодых архивистов, организованной Архивом Президента РК с 12 по 14 мая, приняли участие 2 сотрудника.
Будет продолжена соответствующая работа по дальнейшей реализации нормативно-правовых актов, касающихся управления документацией и архивной сферы, принятых на основе Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».