Архив ісін мемлекеттік реттеу
Атырау облысы Цифрландыру және архивтер басқармасына қарасты облыс архив мекемелері облыстың архив қоры құжаттарының сақталуы мен мемлекеттік есебін қамтамасыз ету, ведомстволық архивтерге, мекеме, ұйым, кәсіпорындардың құжаттарына іс жүргізуді ұйымдастыруға әдістемелік басшылық жүргізу, құжаттарды ғылыми пайдалану және жариялау, жеке және заңды тұлғаларға архивтік анықтама беру – мемлекеттік қызмет сұраныстарын орындау бағытында бірқатар жұмыстар атқарды.
Атырау облысы әкімдігінің 2013 жылғы 20 қыркүйектегі №345 «Облыс әкімдігінің 2011 жылғы 28 наурыздағы №84 «Жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мекемелерде және ұйымдарда ведомстволық мұрағаттарды құру туралы»қаулысына өзгеріс енгізу» қаулыларын іске асыру мақсатында облыста архив қоры құжаттарын ведомстволық сақтау сатысындағы жұмысты жетілдіру жұмыстары жалғасын табуда.
Сонымен қатар, мекеме, ұйымдардың ведомстволық сақтау мерзімі жеткен құпия құжаттарды мемлекеттік сақтауға архивке қабылдау жұмыстары жүргізіліп, құпия құжаттармен жұмыс жасайтын 21 маманға әдістемелік көмек көрсетілді.
1-бағыт. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету
Есепті кезеңде облыстың архивмекемелерінде архив қорлары құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету бағытында жоспарға сәйкес құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту, істерді қалпына келтіру, түптеу, тігу, мұқабаларын рәсімдеу, залалсыздандыру жұмыстары жалғасын тапты.
Есепті мерзімде архив мекемелеріндегі - 56546 с.б. құжаттардың толықтығы, жәй-күйі тексеріліп, тексеру беті және жәй-күйінің актісі толтырылды. Архив қорындағы құжаттарды қағаз негізінде қайта жаңғырту 1283 с.б. 36000 парақ және физикалық, химиялық өңдеу 4803 с.б. 138496 парақ жұмыстары жүргізілді.
2025 жылғы 1 қаңтар жағдайына сәйкес мемлекеттік архивтердің 1865 қорында 864653 с.б. құжат сақталуда.
2-бағыт. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының қалыптасуы
Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңын жүзеге асыру, Ұлттық архив қорын толықтыру мақсатында мекеме, ұйымдардағы құжаттама қызметі мен ондағы құжаттардың сақталуы, мемлекеттік архивке уақытында тапсыру үшін ведомствалық архивтер мен мекемелердің іс жүргізуін қадағалауда біршама жұмыстар атқарылды. Жыл ішінде 513 ведомстволық архиві бар мекемелер құжаттарына ғылыми-техникалық сараптау, өңдеу жұмыстары жүргізуге архив мекемелері тарапынан методикалық көмектер көрсетілді.
Облыс әкімдігі жанынан құрылған консультативті кеңесші орган Сараптау-тексеру комиссиясының 10 отырысы өткізілді.Сараптау-тексеру комиссиясы арқылы – 7227 с.б.құжат өтіп, 6537 с.б. құжат архив қорына қабылданды. Сонымен қатар, архив қорындағы құжаттарға жетілдіру жұмыстары жүргізіліп, 1708 с.б. құжаттар жоюға шығарылды.
Атырау облысында 9 мемлекеттік архив жұмыс істейді: 1 облыстық, 1 қалалық және 7 аудандық.
Мемлекеттік архивтер 10 ғимаратта орналасқан, оның ішінде
6 архивтердің балансында, қалған 4 ғимарат құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін жалға алынған ғимараттарда орналасқан.
Сонымен қатар, облыс бойынша архив қоймаларының орташа жүктелу пайызы 99 %.
3-бағыт. Дерек базасы есебін және автоматтандырылған ғылыми анықтамалық аппарат құру
Мемлекеттік архивтің қызмет көрсетудегі басты жұмысы архивтік анықтамалар беру болғандықтан, оның жұмысын оңтайландыру, қор құжаттарын тиімді пайдалану, ақпараттық іздестіру жүйесін жеңілдету мақсатында қалалық, аудандық архивтерде еңбек өтілі бойынша көп сұранысқа ие болып табылатын қорлардың жеке құрам құжаттары (бұйрықтар) бірыңғай деректер базасына енгізілуде.
Есепті мерзімде ақпаратты іздестіру жүйесіне деректер дайындау мақсатында облыс архив мекемелерімен цифрлық форматқа көшірілуге алынған құжаттар жүйелі түрде жүргізіліп, 48 қор 9516 сақтау бірлігіндегі 1007398 парақтағы іс құжаттарының енгізілуі қамтамасыз етілді.
Бүгінгі күні архивтік құжаттардың 7% цифрландырылды. (2012-2024 жыл аралығында – 206 қор 59110 сақтау бірлігіндегі 4923006 парақ цифрланды).
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2017 жылғы 12 желтоқсандағы №827 қаулысымен бекітілген «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын іске асыру жөніндегі іс – шаралар жоспарына сәйкес, жергілікті атқарушы органдардың ведомстволық архивтерін «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесіне қосу жөніндегі іс-шараларды жүзеге асыру мақсатында облыстық архив және оның филиалдарымен 1865 қор 7070 тізімдеме, мекеме, ұйымдардың толықтыру көздері бойынша 1012 мәлімет және 1012 істер номенклатурасы және 106 қордан 18216 с.б. 1128890 парақтағы тұрақты, 1 қордан 61 с.б. 3232 парақтағы жеке құрам және 3 қордан 3 с.б. 46 парақтағы жеке құрам құжаттары енгізілді.
4-бағыт. Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану бағытындажеке және заңды тұлғалардан түскен әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық сұраныстарды орындауда, есепті мерзім ішінде түскен барлығы –7529 әлеуметтік-құқықтық (7258 сұраныс: 3913-қанагаттандырылды, 3345-түсіндірілді), тақырыптық (271 сұраныс: 159-қанағаттандырылды, 112-түсіндірілді) сұраныстардың 4072 (54%) сұранысы қанағаттандырылып, қалған сұраныстың, яғни 3457 (46%) сұранысқа тиісті түсінік жауаптары берілді. Басқа салаға қатысты-1001 сұраныс түсті.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру»мемлекеттік көрсетілетін қызмет бойынша:«Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» Атырау облысы бойынша филиалы-«Халыққа қызмет көрсету орталығы» департаментінен орталықтары арқылы барлығы - 531 сұраныстарға жауап берілді. Электронды портал бойынша –3915 сұраныс түсті. Сонымен қатар, архив мекемелеріне тікелей 3083 (Қазақстан Республикасы азаматтарынан-2796 және шет ел азаматтарынан-287) сұраныс түсіп, тиісті жауаптары берілді.
«Облыс мемлекеттік архив мекемелерінің 2024 жылға арналған мемлекеттік қызметтерді көрсету туралы ақпараттандырылу деңгейін арттыру жөніндегі медиа-жоспарды» іске асыру мақсатында, «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету сапасын арттыру мәселелері бойынша барлығы 59 іс-шара өткізілді. Атап айтар болсақ: мемлекеттік архив мекемелерімен жергілікті жердегі газет бетіне және әлеуметтік желіге 11 мақала жарияланып, 6 семинар, 4-дөңгелек үстел, 1 онлайн жәрмеңке, 2 консультациялық кеңес, 4 түсіндірме жұмыс және 2 тікелей эфир ұйымдастырылды. Сонымен қатар, 6 бейнеролик, 9 инфографика дайындалып, 6 стенд жаңартылып, 7 буклет-брошюра таратылып, 1 өзіне-өзі қызмет көрсету бұрышы ашылды.
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану бағытында Атырау облысы мемлекеттік архиві және филиалдарында 31-көрме, 5-кездесу, 28-фотоэкспозиция, 110-архивтік шолу, 8-ашық есік күні, 7-викторина 6-семинар, 40 экскурсия және 9 дәріс ұйымдастырылды. Интернет, фейсбукта- 249 ақпарат, жергілікті газет беттеріне 13 мақала жарияланып, 4 букет, 16 бейнеролик, 2 телетүсірілім дайындалып, телеарнаға 7 сұхбат берілді.
Атырау облысы мемлекеттік архивінен 2024 жылдың 31 қаңтар - 10 ақпан аралығында «Уақыт тудырған тұлғалар» библиографиялық анықтамалығын құрастыру бағытында тарихи деректер іздестіруге және Атырау өңірі тарихына қатысты ҚР Орталық мемлекеттік архиві, ҚР Президенті архивіне экспедиция ұйымдастырылды. ҚР Орталық мемлекеттік архиві, ҚР Президенті архиві қорларынан 1920-1938 жылдары Гурьев уезі мен округ кезеңіндегі өлке дамуына өз үлестерін қосқан тұлғалардың өмірбаяндары, жеке істері іздестіріліп, сараланып, өмір деректерінің көшірмелері алынды.
Сонымен қатар, «Архив-2025» жобасының орындау мақсатында 2024 жылы Ресей Федерациясының Мәскеу қаласының көне актілер архивіне археографиялық экспедиция ұйымдастырылып, өңір тарихына қатысты 5 сақтау бірлігіндегі 200 парақтағы тарихи деректер көшірмелерін алуға сұраныс жіберілді.
Саяси қуғын-сүргін және ашаршылық құрбандарын еске алу күні архив қорындағы тың деректерден көрме ұйымдастырылды.
Атырау облысы мемлекеттік архив қызметкерлерімен ағымдағы жылдың 6 ақпанында «АТМА-Атырау Әуежайы және Тасымалдау» АҚ-ның жауапты лауазымдарына «Құжаттаманы басқару және архив ісі» тақырыбында, Мақат аудандық филиал архивистерімен 5 наурыз күні Мақат кентіндегі №76 Л.Шахатов атындағы орта мектептің қызметкерлеріне «Ведомстволық архивтерде істерді қалыптастыру тәртібі» тақырыбында және Құрманғазы аудандық филиалында 2024 жылдың 16 мамырында «Құжаттарды дайындау, рәсімдеу, есепке алу, қабылдау және сақтау» тақырыбында аудан көлеміндегі балабақша меңгерушілеріне семинар өткізілді.
Қоғамдағы өңірге белгілі тұлғалардың жеке қорын ашу бағытында 35 жеке тұлғаның, оның ішінде Қазақ КСР-нің еңбек сіңірген әртісі Доғалақов Құрманғалидың, филология ғылымдарының докторы, профессор Қадыр Жүсіптің және бай-кулак ретінде қудаланғандардың құжаттары, «Чернобыль» апатына қатысқан ардагер Салиев Қабделдің, Махамбет атындағы Академиялық қазақ драма театрының ардагер актрисасы Сисекенова Әдемінің құжаттары жинақталып, сараланып, сараптау-тексеру комиссиясынан өткізіліп, архивте жеке қоры ашылды.
Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитетінің бастамасымен «Архив және болашақ ұрпақ» жобасы аясында Атырау облысы мемлекеттік архиві және қалалық, аудандық архив филиалдарында «Ашық есік күн» іс-шаралар кешені өткізіліп, 2236 қатысушымен қамтамасыз етілді. Іс-шараға облыс көлеміндегі барлық мектептерден мектеп оқушылары, Атырау «Білім-Инновация» лицейі, Д.Қонаев атындағы BINOM SCHOOL мектеп лицейі және Х.Досмұхамедов атындағы Атырау университеті студенттері, БАҚ өкілдері қатысты.
Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министірлігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті Атырау облысы әкімінің аппаратымен бірлесіп 2024 жылы 11 қазанда Атырау қаласында Маңғыстау, Ақтөбе, Батыс Қазақстан облыстарының жергілікті атқарушы органдарының, басқармалардың, мемлекеттік архивтердің басшылары мен қызметкерлерінің қатысуымен «Ведомстволық деңгейде құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету» тақырыбында ауқымды өңірлік семинар өткізілді. Аталған семинарға Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Архив істері және құжаттаманы басқару комитеті тарапынан Мониторинг және мемлекеттік бақылау басқармасының басшысы И.Бабаев және Ұлттық архив қорын пайдалану және мемлекеттік қызметтер басқармасының басшысы Х.Даулетбаева қатысты.
22 желтоқсан архившілер күніне орай «Архивист – тарих сақтаушысы» атты іс-шара өткізіліп, шара аясында Атырау облысы мемлекеттік архиві қор құжаттары негізінде «Уақыт тудырған тұлғалар (Атырау өңірінен шыққан қайраткерлер)» өмірбаяндық анықтамалық және облыс архивтеріндегі жеке құрам құжаттарының орналасқан жері туралы анықтамалықтың тұсауы кесіліп, таныстырылымы өткізілді.
Тарих парақтарын көзінің қарашығындай сақтап, болашақ ұрпаққа аманат ететін маман иелері архившілер салтанатты іс-шара барысында марапатталды.
Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінде «ҚР Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдалануды ұйымдастыру» тақырыбында өткен оқыту курсына – 11 қызметкер қатысып, білімдерін жетілдірді.
Сонымен қатар, Алматы қаласында ҚР Президент архивінің ұйымдастыруымен 12-14 мамыр аралығында өткен VII Халықаралық жас архившілердің Жазғы мектебіне-2 қызметкер қатысты.
Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңы негізінде қабылданған құжаттаманы басқару және архив саласына қатысты нормативті-құқықтық актілерін одан әрі жүзеге асыруда тиісті жұмыстар жалғасын табатын болады.