Архивными учреждениями области, подведомственными Управлению цифровизации и архивов Атырауской области, проведен ряд работ по обеспечению сохранности и государственного учета документов архивного фонда области, методическому руководству ведомственными архивами, организациями, организации делопроизводства, научному использованию и публикации документов, выдаче архивных справок физическим и юридическим лицам - выполнению запросов государственных услуг.
В целях реализации постановления акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 "О внесении изменения в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» в области продолжается работа по совершенствованию работы на стадии ведомственного хранения документов архивного фонда.
Областным государственным архивом и его филиалами оказана методическая помощь 400 государственным и негосударственным учреждениям, организациям из списка источников комплектования.
Также была проведена работа по приему в архив секретных документов с истекшим сроком ведомственного хранения учреждениями, организациями, оказана методическая помощь 9 специалистам, работающим с секретными документами.
Направление 1. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
За отчетный период в архивных учреждениях области продолжены работы по улучшению физического состояния документов в соответствии с планом обеспечения сохранности документов архивных фондов, реставрации, переплету, подшивке дел, оформлению обложек, дезинфекции.
За отчетный период в архивных учреждениях-29527 ед.хр. проверка наличия, состояние документов, составлен лист проверки и акт состояния. Реставрация документов архивного фонда на бумажной основе на 1193 ед.хр. 35057 листов и произведена физическая, химическая обработка на 2763 ед.хр. на 92750 листов.
По состоянию на 1 октября 2024 года в государственных архивах хранится 1859 фондов документов на 865151 единицу хранения.
Направление 2. Формирование фондов Национального архива Республики Казахстан
В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пополнения Национального архивного фонда проведена значительная работа по ведению делопроизводства ведомственных архивов и учреждений для своевременной передачи в государственные архивы.
Проведено 7 заседаний Экспертно-проверочной комиссии консультативно-совещательного органа, созданного при Управлении. Через экспертно-проверочную комиссию прошел 4973 ед. хр. документов в архивный фонд принят 5327 ед. хр.
В Атырауской области функционируют 9 государственных архивов: 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы расположены в 10 зданиях, в том числе: 6 находятся на балансе архивов, остальные 4 здания расположены в арендуемых зданиях для обеспечения сохранности документов.
При этом средний процент загруженности архивохранилищ по области составляет 98%.
Направление 3. Создание базы данных и автоматизированного научно- справочного аппарата
Так как основной задачей в оказании услуг Государственного архива является выдача архивных справок, в целях оптимизации его работы, эффективного использования архивных документов, упрощения системы информационного поиска в городских, районных архивах вводятся в единую базу данных документов (приказов) личного состава фондов, наиболее востребованных по стажу. За отчетный период внесено 4 фонда 173 ед.хр. 8279 приказов.
В целях подготовки данных к информационно-поисковой системе за 9 месяцев 2024 года областными архивными учреждениями систематически ведется работа по переводу полученных документов в цифровой формат, обеспечен ввод документации на 41 фондов в количестве 6881 единиц хранения на 690231 листах.
В соответствии с Планом мероприятий по реализации Государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан № 827 от 12 декабря, в целях осуществления мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» областным архивом и его филиалами внесено 1858 фондов 8471 описи, по источникам комплектования учреждений, организаций - 1221 сведения и 621 дело из номенклатуры и 76 фондов 15311 ед.хр. постоянного хранения, из 1 фонда 61 ед. хр. документы личного состава.
Направление 4. Информационное оказания услуг и использование документов
При исполнении социально-правовых, тематических запросов, поступивших от юридических лиц по направлению информационных услуг и использования документов, всего поступило за отчетный период - 5294 социально-правовых (5110 запрос: 2811 удовлетворено, 2299 разъяснено), тематических (184 запрос: 110 удовлетворено, 74 разъяснено) удовлетворен запрос 2921 (55%), даны соответствующие ответы на оставшийся запрос, т.е. на 2373 (45%) запросов. По другим направлениям - 672.
По оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»: через Филиал Государственной корпорации «Правительство для граждан» по Атырауской области - Департамент «Центр обслуживания населения» поступивший всего на 391 запросов даны ответы. По электронному порталу поступил - 2379 заявок.
Кроме того, поступило 2524 обращений в архивные учреждения (2302 от граждан Республики Казахстан и 222 от иностранных граждан).
Всего в целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2024 год» проведено 48 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». В частности, государственными архивными учреждениями на страницах местных газет было опубликовано 9 статей, организовано 6 семинаров, 2 круглых стола. По оказанию данной государственной услуги подготовлено 4 бейнеролика, 7 инфографик, обновлено 4 стенда. Кроме того, был сформирован 1 уголок самообслуживания, роздано 6 буклетов-брошюр, проведено 2 прямых эфира, 2 консультационных совета, 4 разъяснительных работы и 1 онлайн ярмарка.
По направлению информационного обслуживания и использования документов в государственном архиве и филиалах Атырауской области организованы 1 выставка, 1 встреча, 4 семинар, 1 экскурсия и 1 архивный обзор, в фейсбуке - 166 информация, на страницах местных газет опубликовано 3 статьи, снято 5 видеороликов.
Кроме того, государственным архивом Атырауской области и районными архивными филиалами в рамках проекта «Архив и будущее поколение» организовано 8 дней открытых дверей, охвачено 2236 участников, всего проведено 175 мероприятий различной направленности. Из них: 29 тематических выставок, 38 тематических экскурсий, 28 фотодокументальных экспозиций, 8 лекций, 7 викторин на исторические темы, 7 исторических видеосюжетов, проведен 41 обзор основных направлений работы архива. В день открытых дверей были опубликованы 2 статьи, 1 телесъемка и 13 записей в социальной сети Фейсбук, 1 на официальном сайте областного государственного архива.
В период с 31 января по 10 февраля 2024 года из Государственного архива Атырауской области организована экспедиция в Центральный государственный архив РК, архив Президента РК по поиску исторических данных и истории Атырауского региона, направленная на создание библиографического справочника «Атырау өлкесінен шыққан ел басқарған қайраткерлер».
Из фондов Центрального государственного архива РК, архива Президента РК были изысканы и проанализированы биографии, личные дела лиц, внесших свой вклад в развитие региона в период Гурьевского уезда и округа в 1920-1938 годах, получены копии жизненных данных.
В День памяти жертв политических репрессий и голода была организована выставка из архивного фонда.
6 февраля текущего года сотрудниками государственного архива Атырауской области на ответственные сотрудники АО «АТМА-Атырау Аэропорт и Перевозка» на тему: «Управление документацией и архивное дело», с архивистами Макатского районного филиала 5 марта сотрудникам средней школы № 76 имени Л.Шахатова в поселке Макат на тему «Порядок формирования дел в ведомственных архивах»и Курмангазинском районном филиале 16 мая 2024 года состоялся семинар для руководителей детских садов района на тему «Подготовка документов, оформление, учет, прием и хранение».
Документы 20 лиц, в том числе заслуженного артиста Казахской ССР Дугалакова Курмангали, доктора филологических наук, профессора Кадыра Жусупа и преследуемых в качестве богатых кулаков, ветерана-участника катастрофы «Чернобыль» Салиева Кабделя, актрисы-ветерана Академического казахского драматического театра имени Махамбета Адеми Сисекеновой все документы были собраны, проанализированы, проверены экспертно-проверочной комиссией, и открыт личный фонд в архиве.
23-24 мая и 19-20 сентября текущего года в Национальном архиве Республики Казахстан 8 сотрудников прошел обучающий курс на тему «Организация использования документов Национального архивного фонда РК».
Кроме того, в Алматы в VII Международной летней школе молодых архивистов, организованной Архивом Президента РК с 12 по 14 мая, приняли участие 2 сотрудника.
Будет продолжена соответствующая работа по дальнейшей реализации нормативно-правовых актов, касающихся управления документацией и архивной сферы, принятых на основе Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».