Атырау облысы Цифрландыру және архивтер басқармасына қарасты облыс архив мекемелері облыстың архив қоры құжаттарының сақталуы мен мемлекеттік есебін қамтамасыз ету, ведомстволық архивтерге, мекеме, ұйым, кәсіпорындардың құжаттарына іс жүргізуді ұйымдастыруға әдістемелік басшылық жүргізу, құжаттарды ғылыми пайдалану және жариялау, жеке және заңды тұлғаларға архивтік анықтама беру – мемлекеттік қызмет сұраныстарын орындау бағытында бірқатар жұмыстар атқарды.
Атырау облысы әкімдігінің 2013 жылғы 20 қыркүйектегі №345 «Облыс әкімдігінің 2011 жылғы 28 наурыздағы №84 «Жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын мекемелерде және ұйымдарда ведомстволық мұрағаттарды құру туралы»қаулысына өзгеріс енгізу»қаулыларын іске асыру мақсатында облыста архив қоры құжаттарын ведомстволық сақтау сатысындағы жұмысты жетілдіру жұмыстары жалғасын табуда.
Облыстық мемлекеттік архив және оның филиалдарымен жинақтау көзі тізіміндегі 400 мемлекеттік және мемлекеттік емес мекеме, ұйымдарға әдістемелік көмек көрсетілді.
Сондай-ақ, мекеме, ұйымдардың ведомстволық сақтау мерзімі жеткен құпия құжаттарды мемлекеттік сақтауға архивке қабылдау жұмыстары жүргізіліп, құпия құжаттармен жұмыс жасайтын 9 маманға әдістемелік көмек көрсетілді.
1-бағыт. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету
Есепті кезеңде облыстың архив мекемелерінде архив қорлары құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету бағытында жоспарға сәйкес құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту, істерді қалпына келтіру, түптеу, тігу, мұқабаларын рәсімдеу, залалсыздандыру жұмыстары жалғасын тапты.
Есепті мерзімде архив мекемелеріндегі - 29527 с.б. құжаттардың толықтығы, жәй-күйі тексеріліп, тексеру беті және жәй-күйінің актісі толтырылды. Архив қорындағы құжаттарды қағаз негізінде қайта жаңғырту 1193 с.б. 35057 параққа және физикалық, химиялық өңдеу 2763 с.б. 92750 параққа жүргізілді.
2024 жылғы 1 қазан жағдайына мемлекеттік архивтерінде 1859 қорында 865151 сақтау бірлігіндегі құжат сақталуда.
2-бағыт. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының қалыптасуы
Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңын жүзеге асыру, Ұлттық архив қорын толықтыру мақсатында мекеме, ұйымдардағы құжаттама қызметі мен ондағы құжаттардың сақталуы, мемлекеттік архивке уақытында тапсыру үшін ведомстволық архивтер мен мекемелердің іс жүргізуін қадағалауда біршама жұмыстар атқарылды.
Басқарма жанынан құрылған консультативті кеңесші орган Сараптау-тексеру комиссиясының 7 отырысы өткізілді. Сараптау-тексеру комиссиясы арқылы – 4973 с.б.құжат өтіп, 5327 с.б. құжат архив қорына қабылданды.
Атырау облысында 9 мемлекеттік архив жұмыс істейді: 1 облыстық, 1 қалалық және 7 аудандық.
Мемлекеттік архивтер 10 ғимаратта орналасқан, оның ішінде
6 архивтердің балансында, қалған 4 ғимарат құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін жалға алынған ғимараттарда орналасқан.
Сонымен қатар, облыс бойынша архив қоймаларының орташа жүктелу пайызы 98 %.
3-бағыт. Дерек базасы есебін және автоматтандырылған ғылыми анықтамалық аппарат құру
Мемлекеттік архивтің қызмет көрсетудегі басты жұмысы архивтік анықтамалар беру болғандықтан, оның жұмысын оңтайландыру, қор құжаттарын тиімді пайдалану, ақпараттық іздестіру жүйесін жеңілдету мақсатында қалалық, аудандық архивтерде еңбек өтілі бойынша көп сұранысқа ие болып табылатын қорлардың жеке құрам құжаттары (бұйрықтар) бірыңғай деректер базасына енгізілуде. Есепті мерзімде 4 қор 173 с.б. 8279 бұйрық енгізілді.
2024 жылдың 9-айында ақпаратты іздестіру жүйесіне деректер дайындау мақсатында облыс архив мекемелерімен цифрлық форматқа көшірілуге алынған құжаттар жүйелі түрде жүргізіліп, 41 қор 6881 сақтау бірлігіндегі 690231 парақтағы іс құжаттарының енгізілуі қамтамасыз етілді.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2017 жылғы 12 желтоқсандағы №827 қаулысымен бекітілген «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын іске асыру жөніндегі іс – шаралар жоспарына сәйкес, жергілікті атқарушы органдардың ведомстволық архивтерін «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесіне қосу жөніндегі іс-шараларды жүзеге асыру мақсатында облыстық архив және оның филиалдарымен 1858 қор 8471 тізімдеме, мекеме, ұйымдардың толықтыру көздері бойынша 1221 мәлімет және 621 істер номенклатурасы және 76 қордан 15311 с.б. тұрақты, 1 қордан 61 с.б. жеке құрам құжаттары енгізілді.
4-бағыт. Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану бағытында жеке және заңды тұлғалардан түскен әлеуметтік-құқықтық, тақырыптық сұраныстарды орындауда, есепті мерзім ішінде түскен барлығы –5294 әлеуметтік-құқықтық (5110 сұраныс: 2811-қанағаттандырылды, 2299-түсіндірілді), тақырыптық (184 сұраныс: 110-қанағаттандырылды, 74-түсіндірілді) сұраныстардың 2921 (55%) сұранысы қанағаттандырылып, қалған сұраныстың, яғни 2373 (45%) сұранысқа тиісті түсінік жауаптары берілді. Басқа салаға қатысты-672 сұраныс түсті.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру»мемлекеттік көрсетілетін қызмет бойынша: «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» Атырау облысы бойынша филиалы - «Халыққа қызмет көрсету орталығы» департаментінен орталықтары арқылы барлығы-391 сұраныстарға жауап берілді. Электронды портал бойынша – 2379 сұраныс түсті.
Сонымен қатар, архив мекемелеріне тікелей 2524 (Қазақстан Республикасы азаматтарынан-2302 және шет ел азаматтарынан-222) сұраныс түсіп, тиісті жауаптары берілді.
«Облыс мемлекеттік архив мекемелерінің 2024 жылға арналған мемлекеттік қызметтерді көрсету туралы ақпараттандырылу деңгейін арттыру жөніндегі медиа-жоспарды» іске асыру мақсатында, «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету сапасын арттыру мәселелері бойынша барлығы 48 іс-шара өткізілді. Атап айтар болсақ: мемлекеттік архив мекемелерімен жергілікті жердегі газет бетіне 9 мақала жарияланып, 6 семинар, 2 дөңгелек үстел ұйымдастырылды. Аталған мемлекеттік қызметтерді көрсету туралы 4 бейнеролик, 7 инфографика дайындалып, 4 стенд жаңартылды. Сонымен қатар, өзіне өзі қызмет көрсету бойынша 1 бұрыш жасақталып, 6 буклет-брошюра таратылды, 2 тікелей эфир, 2 консультациялық кеңес, 4 түсіндірме жұмыс және 1 онлайн жәрмеңке өткізілді.
Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану бағытында Атырау облысы мемлекеттік архиві және филиалдарында 1-көрме, 1-кездесу, 4-семинар, 1 экскурсия және 1 архивтік шолу ұйымдастырылып, фейсбукта-166 ақпарат, жергілікті газет бетіне 3 мақала жарияланды, 5 бейнеролик жасалды.
Сонымен қатар, Атырау облысы мемлекеттік архиві және аудандық архив филиалдарында «Архив және болашақ ұрпақ» жоба аясында жоспарланған бағдарлама негізінде 8 ашық есік күні ұйымдастырылып, 2236 қатысушымен қамтылып, түрлі бағытта барлығы 175 іс-шара өткізілді. Оның ішінде әртүрлі тақырыпта: 29 тақырыптық көрме, 38 тақырыптық эксурсия, 28 фотоқұжаттық экспозиция, 8 дәріс, 7 тарихи тақырыпта викторина, 7 тарихи бейнесюжет жасақталып, архив жұмысының негізгі бағыттарына 41 шолу өткізілді. Аталған ашық есік күні бойынша 2 мақала, 1 телетүсірілім және Фейсбук әлеуметтік желісіне 13, облыстық мемлекеттік архивінің ресми сайтына 1 жазба ақпарат жарияланды.
Атырау облысы мемлекеттік архивінен 2024 жылдың 31 қаңтар - 10 ақпан аралығында «Атырау өлкесінен шыққан ел басқарған қайраткерлер» библиографиялық анықтамалығын құрастыру бағытында тарихи деректер іздестіруге және Атырау өңірі тарихына қатысты ҚР Орталық мемлекеттік архиві, ҚР Президенті архивіне экспедиция ұйымдастырылды.
ҚР Орталық мемлекеттік архиві, ҚР Президенті архиві қорларынан 1920-1938 жылдары Гурьев уезі мен округ кезеңіндегі өлке дамуына өз үлестерін қосқан тұлғалардың өмірбаяндары, жеке істері іздестіріліп, сараланып, өмір деректерінің көшірмелері алынды.
Саяси қуғын-сүргін және ашаршылық құрбандарын еске алу күні архив қорындағы тың деректерден көрме ұйымдастырылды.
Атырау облысы мемлекеттік архив қызметкерлерімен ағымдағы жылдың 6 ақпанында «АТМА-Атырау Әуежайы және Тасымалдау» АҚ-ның жауапты лауазымдарына «Құжаттаманы басқару және архив ісі» тақырыбында, Мақат аудандық филиал архивистерімен 5 наурыз күні Мақат кентіндегі №76 Л.Шахатов атындағы орта мектептің қызметкерлеріне «Ведомстволық архивтерде істерді қалыптастыру тәртібі» тақырыбында және Құрманғазы аудандық филиалында 2024 жылдың 16 мамырында «Құжаттарды дайындау, рәсімдеу, есепке алу, қабылдау және сақтау» тақырыбында аудан көлеміндегі балабақша меңгерушілеріне семинар өткізілді.
Қоғамдағы өңірге белгілі тұлғалардың жеке қорын ашу бағытында 20 жеке тұлғаның, оның ішінде Қазақ КСР-нің еңбек сіңірген әртісі Доғалақов Құрманғалидың, филология ғылымдарының докторы, профессор Қадыр Жүсіптің және бай-кулак ретінде қудаланғандардың құжаттары, «Чернобыль» апатына қатысқан ардагер Салиев Қабделдің, Махамбет атындағы Академиялық қазақ драма театрының ардагер актрисасы Сисекенова Әдемінің құжаттары жинақталып, сараланып, сараптау-тексеру комиссиясынан өткізіліп, архивте жеке қоры ашылды.
Ағымдағы жылдың 23-24 мамыр және 19-20 қыркүйекте Астана қаласында Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінде «ҚР Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдалануды ұйымдастыру» тақырыбында өткен оқыту курсына – 8 қызметкер қатысып, білімдерін жетілдірді.
Сонымен қатар, Алматы қаласында ҚР Президент архивінің ұйымдастыруымен 12-14 мамыр аралығында өткен VII Халықаралық жас архившілердің Жазғы мектебіне-2 қызметкер қатысты.
Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңы негізінде қабылданған құжаттаманы басқару және архив саласына қатысты нормативті-құқықтық актілерін одан әрі жүзеге асыруда тиісті жұмыстар жалғасын табатын болады.