ИНФОРМАЦИЯ
о проделанной работе по основным направлениям
развития архивного дела в Атырауской области
в 2023 году
Государственное регулирование архивного дела
Архивные учреждения области, подведомственные управлению цифровизации и архивов Атырауской области, провели ряд работ по обеспечению сохранности и государственного учета документов архивного фонда области, методическое руководства по организации делопроизводства в ведомственных архивах, документах учреждений, организаций, предприятий, научному использованию и публикации документов, выдаче архивных справок физическим и юридическим лицам по исполнению запросов государственных услуг.
В целях реализации постановлений акимата Атырауской области от 20 сентября 2013 года №345 «О внесении изменения в постановление акимата области от 28 марта 2011 года №84 «О создании ведомственных архивов в учреждениях и организациях, финансируемых из местного бюджета» в области продолжается работа по совершенствованию работы на стадии ведомственного хранения документов архивного фонда.
Кроме того, была проведена работа по приему в архив на государственное хранение секретных документов от учреждении, организации достигших ведомственного срока хранения, оказана методическая помощь специалистам по работе с секретными документами.
1- направление. Обеспечение сохранности документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В отчетном периоде в архивных учреждениях области в целях обеспечения сохранности документов архивных фондов в соответствии с планом продолжена работа по улучшению физического состояния документов, восстановлению дел, переплету, подшивке, оформлению обложек, дезинфекции.
За отчетный период в архивных учреждениях – на 17392 ед. хр.проверено полнота, состояние документов, составлены листы проверки и акт состояния. Проведена реставрация документов архивного фонда на бумажной основе 1067 ед. хр. и физическая, химическая обработка на 19334 ед. хр.
По состоянию на 1 января 2024 года документы в 859 824 единицах хранения хранятся в 1 853 фондах государственных архивов.
2- направление. Формирование Национального архивного фонда
Республики Казахстан
В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пополнения Национального архивного фонда проведена определенная работа по контролю за делопроизводством ведомственных архивов и учреждений для документационной службы в учреждениях, организациях и сохранности документов в них, своевременной передачи в государственный архив.
В течение года архивными учреждениями оказана методическая помощь в проведении научно-технической экспертизы, обработки документов ведомственного архива.
Проведено 7 заседаний экспертно-проверочной комиссии консультативно-совещательного органа созданного при акимате области, через экспертно – проверочную комиссию прошли 8905 ед.хр. документов, 6586 ед.хр. документов приняты в архивный фонд.
В Атырауской области действуют 9 государственных архивов: 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы расположены в 10 зданиях, в том числе на балансе 6 архивов, остальные 4 здания расположены в арендованных зданиях для обеспечения хранения документов.
При этом средний процент загрузки архивных хранилищ региона составляет 98%.
3- направление. Создание учета баз данных
и автоматизированного научно-справочного аппарата
Оптимизация работы оказании государственной услуги по выдаче архивных справок является главной работы государственного архива, с целью эффективного использования документов фонда, упрощения информационно-поисковой системы ведется работа по формированию единой базы данных по стажу работы в городских и районных архивах из документов личного состава (по приказам), наиболее востребованных фондов.
В целях подготовки данных к системе поиска информации в отчетном периоде архивными учреждениями области систематически проведены документы, полученные для перевода в цифровой формат, обеспечено внесение в 39 фондах документов дел на 561243 листах в 12543 единиц хранения.
Сегодня оцифровано 6% архивных документов (оцифровано из 160 фондов, 49594 единиц хранения 3915608 листов документов 2012-2013 гг.).
Постановлением Правительства Республики Казахстан от 2017 года в соответствии с планом мероприятий по реализации государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 декабря №827, в целях реализации мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» в областном архиве и его филиалами внесены сведении 1849 фонда, 8008 описи дел, по источникам учреждении, организации 1221 сведении и 621 номенклатура дел и из 43 фондов 10120 единиц хранения постоянного, 1 фонда 61 ед.хр. личного состава документов.
4-направление. Оказание информационных услуг
и использование документов
При исполнении социально-правовых, тематических запросов, поступивших от физических и юридических лиц в направлении оказания информационных услуг и использования документов, всего за отчетный период поступило – 8630 социально-правовых запросов (8215 запросов: 3743-удовлетворено, 4472-разъяснено), тематических запросов (415 запроса: 236-удовлетворено, 179-разъяснено) удовлетворено 3979 (46%) запросов, то есть 4651 (54%) даны ответы на соответствующие разъяснения. В отношении других отраслей поступило - 316 запросов.
По государственной услуге «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»: всего через Центры обслуживания населения-филиал» государственная корпорация» Правительство для граждан« по Атырауской области всего на 876 запросов даны ответы.
По электронному порталу поступило – 6118 запросов.
Кроме того, в архивные учреждения поступило 1666 (от граждан Республики Казахстан -1348 и граждан зарубежья - 318) запросов и даны соответствующие ответы.
В целях реализации «Медиа-плана по повышению уровня информированности государственных архивных учреждений области об оказании государственных услуг на 2023 год», проведено, всего 63 мероприятий по вопросам повышения качества оказания государственных услуг «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок".
В частности: опубликовано 12 статей в местных газетах и социальных сетях, организовано 9 семинаров и 4 онлайн-ярмарки с государственными архивными учреждениями. Кроме того, подготовлено 10 видеороликов, 9 инфографик, обновлено 8 стендов, роздано 8 буклетов-брошюр, проведено 3 брифинга.
В государственном архиве и филиалах Атырауской области по направлению оказания информационных услуг и использования документов организовано 40 выставок, 6 встреч, 27 семинаров, 4 круглых стола, 3 экскурсии и 2 исторических урока, 270 информационных материалов в сети Интернет, Facebook, Опубликовано 18 статей в местных газетах, подготовлен 1 видеоролик, 1 телевизионная съемка.
Кроме того, на базе программы, запланированной в рамках проекта «Архив и будущее поколение», в филиалах государственного архива и районного архива Атырауской области было организовано 9 дней открытых дверей, в которых приняли участие 4414 участников, всего 309 мероприятия проводились по различным направлениям. Из них проведено 57 тематических выставок, 61 тематическая экскурсия, 67 фотодокументальных экспозиций, 11 лекций, 40викторин по историческим темам, 53 обзора по основным направлениям архивной работы. В этот день открытых дверей опубликовано 8 статей, 1 телепередача и 10 статей в социальной сети Facebook, 1 письменная информация на официальном сайте областного государственного архива.
Кызылкогинский районный филиал Государственного архива Атырауской области организовал выставку на тему «Аналар- асыл жандар» личных генеалогических документов ветеранов труда, служивших на партийных и государственных должностях в районе.
По направлению открытия личного фонда в обществе известных региону лиц, документы тридцати двух физических лиц были собраны и обработаны, через Экспертно-проверочную комиссию переданы в архив и открыт личный фонд.
К празднику Наурыз Государственным архивом Атырауской области организована встреча «Амал келді – жыл келді» с ветеранами-архивистами Исатайского филиала Исатайского района и оказана методическая помощь в направлении оказания государственных услуг в сфере использования архивов, по системе «Е-архив». О мероприятии было объявлено в районной газете «Нарын таны» и в социальной сети Facebook.
В государственном архиве Атырауской области в рамках республиканского проекта «Архив и будущее поколение» прошел тематический исторический урок «Архив – место, где хранятся данные истории региона». Цель исторического урока – всестороннее развитие молодежи в условиях современного образования. В уроке истории приняли участие магистранты, студенты II курса Атырауского университета имени Х.Досмухамедова.
Кроме того, Атырауский университет имени Х.Досмухамедова совместно с кафедрой Казахстана и всемирной истории факультета гуманитарных наук и искусств организовал круглый стол на тему «Вклад атырауцев в Победу» по случаю Великой Отечественной войны. День Победы. В круглом столе, посвященном теме Великой Победы, приняли участие студенты, ученые университета, историки, прозвучали доклады о ни с чем не сравнимом мужестве старшего поколения и понимании последствий темной войны для молодого поколения.
В учебном зале Государственного архива Атырауской области магистранты Университета имени Х.Досмухамедова прошли научно-исследовательскую практику, ознакомились с документами фонда по отдельным темам, получили методические консультации от сотрудников архива.
Кроме того, студентам исторического факультета Атырауского государственного университета во время производственной практики была проведена плановая экскурсия.
В целях исполнения протокола семинара-совета по разъяснению норм формирования документации, документооборота и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, проведенных комитетом по архивам, документации и библиотекам, организован семинар по разъяснению нормативных правовых актов по теме «Архивное дело и делопроизводство» для ответственных специалистов 155 государственных и негосударственных организаций в списке источников комплектования областного государственного архива при ведомстве и его филиалах управления.
В рамках реализации комплексного плана мероприятий по реализации проекта «Архив 2025» с целью исследования и сбора данных, связанных с историей региона сотрудниками областного государственного архива организована археографическая экспедиция в Государственный архив Оренбургской области, Национальной библиотеке Республики Башкортостан имени Ахмета Заки-Валиди, архивы РГАДА и АВПРИ в РФ города Москвы, Государственный архив Астраханской области, Санкт-Петербург, Государственный исторический архив России.
Также для изучения истории региона, связанной с историей западных Алашординцов, была организована археографическая экспедиция в государственный архив Западного Казахстана, приняты копии архивных документов и личные фотографии, связанные с жизнью и творчеством Халеля Досмухамедулы и была организована выставка.
Членам Атырауской областной комиссии по полному оправданию жертв политических репрессии были даны путеводитель по архивным фондам, описи и дела фондов.
По случаю 95-летия государственного архива Атырауской области, совпавшего с Днем «Архивариуса» 22 декабря, областным архивом было организовано торжественное мероприятие под названием «Архив – сокровищница истории региона». В ходе мероприятия была представлена архивная выставка «Сурет-тарих» из документов фонда Государственного архива Атырауской области, а также показан видеоролик, подготовленный из истории и жизни Государственного архива Атырауской области.
Также в рамках профессионального праздника 2 сотрудника награждены знаком «Архив саласының үздігі» Министерства культуры и информации Республики Казахстан, 1 сотрудник награжден «Почетной Грамотой», 1 сотрудник награжден «Алғыс хат» Министерства культуры и информации РК, «Алғыс хат» акима Атырауской области - 10 ветеранов отрасли, «Алғыс хат» маслихата Атырауской области - 4 сотрудника, «Алғыс хат» Атырауского областного Совета ветеранов – 6 сотрудников, медалью – 1 сотрудник, «Алғыс хат» Управления Цифровизации и архивов Атырауской области – 10 сотрудников, нагрудным знаком «Еңбек Даңқы» ОО «Работники профсоюзов Казахстанской отрасли культуры, спорта, туризма и информации» - 3 сотрудника, 10 сотрудников награждены «Алғыс хат» Государственного архива Атырауской области.
Приняли участие 5 сотрудников в обучающем курсе, проходившем в Астане при организации РММ «Национальный архив Республики Казахстан» Министерства культуры и спорта Республики Казахстан. При этом 10 сотрудников согласно плану приняли участие и повысили свои знания в обучающем семинаре, проведенном в Астане.
Принял участие 1 сотрудник в 6-й Летней школе молодых архивистов стран СНГ с 7-9 июня т.г.
Архивисты государственного архива Атырауской области заняли 2 место на V-Республиканском конкурсе «Жас архивистер» «Ұлытау – түркі өркениетінің жерұйығы», проходившем в г. Жезказган Улытауского района 28-29 сентября текущего года.
Соответствующая работа будет продолжена по дальнейшей реализации нормативных правовых актов Республики Казахстан в сфере документационного дела и архивного дела, принятых на основании Закона «О Национальном архивном фонде и архивах».