Государственными архивными учреждениями области, подведомственными Управлению цифровизации и архивов Атырауской области, проведен ряд работ по обеспечению сохранности и государственного учета документов Архивного фонда области, осуществлению методического руководства по организации делопроизводства в ведомственных архивах, учреждениях, организациях и предприятиях, научному использованию и публикации документов, а также выполнению государственных услуг по предоставлению архивных справок физическим и юридическим лицам.
Кроме того, проводилась работа по приему на государственное хранение в архив секретных документов учреждений и организаций, сроки ведомственного хранения которых истекли, а также оказывалась методическая помощь специалистам, работающим с секретными документами.
1-е направление. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В отчетном периоде в архивных учреждениях области в соответствии с планом продолжены работы по обеспечению сохранности документов архивных фондов, улучшению их физического состояния, восстановлению, переплету, прошивке дел, оформлению обложек, обеззараживанию документов.
За отчетный период в архивных учреждениях проверены полнота и состояние 30 639 единиц хранения документов, по результатам проверки оформлены листы проверки и акты о состоянии документов.
Физическая и химическая обработка документов на бумажной основе архивных фондов проведена в отношении 3 542 единиц хранения, 97 141 листа.
По состоянию на 1 октября 2026 года в государственных архивах области на хранении находится 868 675 единиц хранения документов, входящих в состав 1 871 фонда.
2-е направление. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и пополнения Национального архивного фонда проведена соответствующая работа по контролю за документационным обеспечением деятельности учреждений и организаций, сохранностью документов в них, а также своевременной передачей документов на государственное хранение. Архивными учреждениями оказана методическая помощь 403 учреждениям и организациям в проведении научно-технической экспертизы и обработки документов ведомственных архивов.
Консультативно-совещательным органом при Управлении — Экспертно-проверочной комиссией — проведено 8 заседаний. Через Экспертно-проверочную комиссию прошло 2 012 единиц хранения, из них 631 единица хранения принята на государственное хранение в архивный фонд.
В Атырауской области функционируют 9 государственных архивов, в том числе 1 областной, 1 городской и 7 районных.
Государственные архивы размещены в 10 зданиях, из них 6 зданий находятся на балансе архивов, остальные 4 здания арендуются для обеспечения сохранности документов.
Кроме того, средний процент загруженности архивохранилищ по области составляет 98 %.
3-е направление. Ведение базы данных и создание автоматизированного научно-справочного аппарата
Поскольку одним из основных направлений деятельности государственного архива является предоставление архивных справок, в целях оптимизации работы, эффективного использования документов архивных фондов и упрощения системы информационного поиска в городских и районных архивах проводится работа по вводу в единую базу данных документов по личному составу (приказов) фондов, пользующихся повышенным спросом при подтверждении трудового стажа.
За отчетный период в базу данных внесены документы 3 фондов, 89 единиц хранения и 4 146 приказов.
За 9 месяцев 2026 года архивными учреждениями области системно проводилась работа по отбору документов для перевода в цифровой формат в целях подготовки данных для информационно-поисковой системы. Обеспечен ввод документов 7 879 единиц хранения, содержащих 824 241 лист.
На сегодняшний день оцифровано 9 % архивных документов. За период с 2012 года по 9 месяцев 2026 года оцифровано 79 959 единиц хранения, 6 837 092 листа.
В соответствии с Планом мероприятий по реализации Государственной программы «Цифровой Казахстан», утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 декабря 2017 года № 827, в целях реализации мероприятий по подключению ведомственных архивов местных исполнительных органов к информационной системе «Единый архив электронных документов» областным архивом и его филиалами с 2020 года по настоящее время внесены: 1 870 фондов, 7 472 описи, 1 015 сведений по источникам комплектования учреждений и организаций, 1 013 контрольных дел,1 013 номенклатур дел, 88 договоров, более 4 754 единиц хранения особо ценных документов, 36 014 единиц хранения, содержащих 2 624 228 листов документов.
4-е направление. Информационное обслуживание и использование документов
В рамках информационного обслуживания и использования документов в отчетном периоде осуществлялось исполнение социально-правовых, тематических и генеалогических запросов, поступивших от физических и юридических лиц.
Всего поступило 6 772 запроса, в том числе:
Всего удовлетворено 3 751 запрос, или 55 %, по оставшимся 3 021 запросу, или 45 %, предоставлены соответствующие разъяснения.
Кроме того, поступило 246 запросов, относящихся к другим направлениям.
Через электронный портал исполнено 3 867 запросов.
Непосредственно в архивные учреждения поступило 2 905 запросов, в том числе от граждан Республики Казахстан — 2 857, от иностранных граждан — 48, по которым предоставлены соответствующие ответы.
В целях реализации медиаплана «По повышению уровня информированности о предоставлении государственных услуг государственными архивными учреждениями области на 2026 год» по вопросам повышения качества оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» всего проведено 47 мероприятий.
В частности, областным, городским, Махамбетским, Индерским, Курмангазинским, Кызылкогинским и Жылыойским районными филиалами опубликовано 9 статей в местных газетах, проведены 1 прямой эфир, 3 круглых стола, 2 семинара, а также 5 консультационно-разъяснительных мероприятий.
Кроме того, подготовлено 9 видеороликов, 6 инфографик, разработано 2 брошюры и 4 буклета, обновлено 6 информационных стендов.
Также в рамках проекта «Архив и будущее поколение» в соответствии с запланированной программой в государственном архиве Атырауской области и районных архивных филиалах организовано 8 дней открытых дверей, которыми охвачено 1 346 участников.
Всего проведено 159 мероприятий, в том числе:
По итогам проведения дней открытых дверей опубликовано 8 статей, организовано 2 телевизионных сюжета, на интернет-сайте областного архива размещено 3 информационных материала, в социальной сети Facebook — 14 материалов, подготовлено 10 видеороликов.
В рамках информационного обслуживания и использования документов в государственном архиве Атырауской области и его филиалах организованы:
На интернет-сайте областного архива опубликовано 5 материалов, в социальной сети Facebook — 243 информационных материала, в местных газетах опубликовано 13 статей, подготовлено 29 видеороликов.
В целях создания личных фондов осуществлялся сбор и анализ документов известных общественных и региональных деятелей, а также ветеранов Великой Отечественной войны. Созданы личные фонды 9 физических лиц.
В семинаре по повышению квалификации, состоявшемся в Национальном архиве Республики Казахстан в городе Астане, приняли участие 7 сотрудников.
В рамках научной программы «Рукописное наследие Казахстана: реестризация, реставрация, каталогизация, оцифровка и комплексное кодикологическое исследование» архивист Атырауского областного государственного архива С. Рахманова приняла участие в республиканском научно-практическом семинаре на тему «Сохранение и восстановление письменного наследия Казахстана: современные подходы и научный опыт», состоявшемся 26–27 марта 2026 года в РГП «Ғылым ордасы» Комитета науки Министерства науки и высшего образования Республики Казахстан в городе Алматы.
С 8 по 12 июня в Архиве Президента Республики Казахстан в IX Международной летней школе молодых архивистов от Атырауского областного государственного архива принял участие 1 сотрудник.
В рамках празднования Дня работников культуры и искусства, проводимого Министерством культуры и информации Республики Казахстан, 19–21 мая в городе Астане в масштаб фонде и архивах», а также постановлений Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, принном Республиканском форуме, объединившем работников культуры и представителей творческой сферы страны, приняли участие 3 сотрудника.
С 8 по 12 июня в Архиве Президента Республики Казахстан в III Международном конгрессе архивистов «Digital Archive EXPO» приняли участие 2 сотрудника.
В дальнейшем будет продолжена соответствующая работа по реализации Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», а также постановлений Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, принятых на его основе и регулирующих вопросы управления документацией и архивного дела.