«Мемлекеттік мекемелердің кейбір мәселелері туралы» 2018жылғы 02.11. № А-11/478 Ақмола облысының қаулысының негізінде «Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасы» ММ «Ақмола облысының мәдениет басқармасы» ММ-не қосылу жолымен қайта ұйымдастырылған, сонымен «Ақмола облысының мәдениет, архивтер мен құжаттамалар басқармасы» ММ-не өзгертілген.
Осыған байланысты басқарма ведомствосына облыстың 21 мемлекеттік архивтері қосылды (1 облыстық, 3 қалалық және 17 аудандық).
Мемлекеттік архивтер барлық меншік түріндегі, оның ішінде осы аумағында орналасқан таратылған және жекешелендірілген мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындардың құжаттарын мемлекеттік сақтауды, есепке алуды және пайдалануды жүзеге асырады. Архивты толықтырудың әлеуетті көздері мен көздері-ұйымның есебін жүргізеді. Ведомстволық архив, сараптау комиссиясы, іс қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша аудан мекемелеріне әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді.
Облыстың архив қоймаларында мемлекеттік сақтауда 5697 қорда 1 миллион 444 мың 449 іс бар, оның ішінде 936803 сақтау бірлігі – басқару құжаттамасы, 9218 – жеке бас текті құжаттар, 873 - ғылыми-техникалық, 23578 – фотоқұжаттар, 844 - аудиовизуалды құжаттамалар, 473133 - жеке құрам бойынша құжаттар.
2013 жылы облыстық мемлекеттік архивты цифрлы форматқа және Көкшетау қаласының мемлекеттік архивтын планшеттік сканермен жабдықтау архивті құжаттарды Жаңа тасығыштарға көшіру, жаңа мұрағаттық технологияларды енгізу бойынша жұмысты бастауға мүмкіндік берді. 2020 жылдың 1 қаңтарына осы архивттар сандық форматқа 19445 іс (1082450 бет) көшірді, бұл осы мұрағаттарда сақталатын құжаттардың 3,2% құрайды. «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесі аясында 2019 жылдан бастап аудандық және қалалық мұрағаттар құжаттарды цифрлауға кірісті.
«Ұлттық архив қоры және ахивтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының «архивтық құжаттарды электрондық нысанға көшіру» 15-1 бабына сәйкес: «мемлекеттік органдар Мемлекеттік қызмет көрсету үшін қажетті мұрағаттық құжаттарды тұрақты негізде электрондық нысанға көшіруді қамтамасыз етуге міндетті». Архив саласындағы мемлекеттік қызмет «Архивтық анықтамаларды, архивтық құжаттардың көшірмелерін немесе архивтық көшірмелерді беру» деп аталады.
Мемлекеттік қызмет әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәселелер бойынша мұрағаттық құжаттар негізінде көрсетіледі (еңбек өтілі мен еңбекақы мөлшерін, жасын, отбасы құрамын, білімі, наградтау, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару, ғылыми дәрежелер мен атақтар беру, жазатайым оқиғалар туралы, емделуде болуы туралы, азаматтық хал актілері туралы сұраулар). Бұл ақпарат қазіргі заманғы сканерлердің болмауына байланысты облыс мұрағаттарында цифрлау әлі жүргізілген жоқ жеке құрам жөніндегі құжаттарда жинақталған.
Құжаттарды жинаудан, сақтаудан және өңдеуден басқа, жеке және заңды тұлғалардан әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша үлкен жұмыс атқарады, мұрағатшылар тек Қазақстаннан ғана емес, шетелден, соның ішінде Ресей, Украина, Германия және басқа елдерден сұраныстарды орындайды.
Мемлекеттік архивтер өз қызметін «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326-I Қазақстан Республикасының Заңымен, «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйектегі № 575 қаулысымен сәйкес жүзеге асырады.
Жұмыстың негізгі ерекшелігі архивтін деректерді цифрлау және сандық тасымалдағыштар мен т. б. ауыстыру.
Қазақстан тарихы, мұрағат қызметі, Ақмола облысы
18 қазан 1923 жылы ұйымдастырылды Ақмола губернское мұрағат бюросы. Оның міндеттеріне жалпы басшылықты қою бойынша мұрағат ісін мемлекеттік мекемелердің, жинау және сақтау, мұрағат материалдарын, оны жөнге келтіру мақсатында пайдалану, анықтама, ғылыми әзірлемелерді жасау, әр түрлі шолулар мәселелері бойынша өлкетану. Осылайша, сол жылдары қаланды жұмысының негізгі принциптері мұрағат: жинақтау, сақтауе және мұрағат құжаттарын пайдалану.
Кейінгі жылдары мұрағат қызметі арасында бірқатар өзгерістерді де, 17 қаңтар 1928 жылы уездік бөлу таратылды, аумағы Ақмола губерниясының құрамына кірді Ақмола және Петропавл округтердің әкімдері, тиісінше таратылды губерниялық және уездік мұрағаттар және ұйымдастырылған округтік.
1930 жылы пайдалануға берілді, аудандық әкімшілік - аумақтық бөлінісі, ал 1932 жылы құрылған Қарағанды облысы орталығы Петропавл қаласы, құрамына аумағы Ақмола және Петропавл округ бар. Тиісінше мұрағаты құрылды. Қарағанды облысы.
1938 жылы кеңес үкіметі постановило мұрағаттар басқармасы мен мемлекеттік мұрағаттар желісін беруге құрылымын Ішкі істер Халық Комиссариатының КСРО. Бұл логикалық жалғасы курс активіне тотальды политизацию мемлекеттік органдар.
14 қазан 1939 жылғы құрылуына байланысты Ақмола облысы бұйрығымен Қазақ КСР НКВД-ның 22 желтоқсандағы 1939 жылғы № 1875 Басқармасының құрамында НКВД-ның Ақмола облысы бойынша Ақмола қаласында құрылған мұрағат бөлімшесі (ол осы міндетті орындағанын функциялары облыстық мұрағаты) және 15 аудандық мұрағат (келісім қатарына кірген облысы аудандары). Штаты мұрағат бөлімінің тұрды 5 бірлік, оның ішінде қызмет көрсетуші персонал; аудандық мұрағаттарында жұмыс істеді бойынша 2 қызметкер.
Кеңесінің қаулысымен Қазақ КСР Министрлер 17 шілдедегі 1960 жылғы № 548 мұрағат органдарына берілді жүйесінің ІІМ Министрлер Кеңесіне, КСРО және одақтас республикалардың; облыстық мұрағаттар жүргізу жергілікті Кеңестер депутаттар.
1960 жылдың желтоқсан айында құрылуына байланысты тың өлкесінің солтүстік облыстардың Қазақ КСР құрылды мұрағат бөлімі Целинный өлкелік атқару комитеті мен өлкелік мемлекеттік мұрағаты. 1965 жылы қазан айында, таратылуына байланысты, тың өлкесінің базасында Целинный басқару крайисполкома атты мұрағат бөлімі жанындағы Целиноград облисполкоме, ал Целинный өлкелік мемлекеттік мұрағаты болып қайта құрылды мемлекеттік мұрағаты Целиноград облысы.
1985 жылы Үкімет Қаулысы шығып, Қазақ КСР ұйымдастыру туралы аудандық және қалалық шаруашылық есептегі мұрағаттар жеке құрам жөніндегі кезде аудандық(қалалық)исполкомах. 1986 жылы ашылып, аудан мұрағаттарына Вишневский (қазіргі Аршалы), Атбасар, Ерментауский, Есіл, Жақсы, Қорғалжын, Целиноград. 90-жылдардың басында ашылады archives Астрахан, Бұланды, Зеренді, Сандықтау, Шортанды аудандарының, архив г. Степногорск.
1999 жылы Ақмола облысының орталығы ауыстырылған Астана қ, Көкшетау қ., тиісінше, барлық мемлекеттік басқару ұйымдары ауыстырылды жаңа облыстық орталығы, оның ішінде облыстық мұрағаттар және құжаттама басқармасы, бастапқыда ол арендовало үй-бір әкімшілік ғимараттар.
Вопрос о переезде облыстық мұрағат ұзақ уақыт бойы қалды ашық болмауынан қолайлы үй-жайлар. 2002 жылы Көкшетау қаласында жетекшілігімен облыстық мұрағат бөлініп, құрылысы аяқталмаған ғимарат, ол 2005 жылдың соңында пайдалануға берілді.
2006 жыл ішінде үлкен жұмыс атқарылды көшіру жөніндегі мұрағаттық қорларды облыстық мемлекеттік мұрағаты болды, сонымен қатар берілген құжаттар облыстық құрылымдардың Көкшетау облысы, болған мемлекеттік мұрағатында сақталған, Көкшетау қаласы.
1 шілде 2020 жылғы 21 мемлекеттік мұрағаттарында Ақмола облысында шоғырланған шамамен 1 миллион 500 мың сақтау бірлігі, распределившиеся, 546 қорлар. Жыл сайын сақтауға түседі шамамен 35 мың сақтау бірлігі бар. Құжаттық байлықтың басты қоймасы болып табылады мемлекеттік мұрағаты Ақмола облысы, құжаттардың көп бөлігі сақталады, сондай-ақ госархивах Зеренді, Ақкөл, Атбасар, Бурабай аудандары мен Көкшетау және Степногорск ққ..
Мұрағат мекемесінің Ақмола облысы бойынша үлкен жұмыс жүргізуде құжаттарды қабылдауды ұйымдастыру, келіп түсетін, облыс ұйымдарының және кәсіпорындарының жинақтау көзі болып табылатын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының; құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету бойынша сақтаудағы облыстың мемлекеттік мұрағаттарында; мемлекеттік қызмет көрсету бойынша "мұрағаттық анықтамалар, мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін немесе мұрағаттық үзінді"; ақпараттық жүйесін енгізу бойынша "Бірыңғай электрондық мұрағат" және аудару мұрағат құжаттарын сандық форматқа; "Бағдарламаны іске асыру жөніндегі Рухани Жангыру".
Бүгін жергілікті бюджетте қаражат бөлінуде дамыту, мұрағат саласының материалдық – техникалық базасын нығайту, облыстың мұрағат мекемелері. Бюджет қаражаты есебінен сатып алынса үшін жаңа ғимараттар мұрағаттар өткізіледі ағымдағы және күрделі жөндеу жұмыстары, орнына ескі және ескірген сөрелерді сатып алынады жаңа заманауи мобильді сөрелер, техникалық құрал-жабдықтар құжаттарды цифрлау бойынша белгіленеді жүйесін, автоматты өрт сөндіру, күзет және өрт дабылы, бейнебақылау.
Барлық жұмыстар бағытталған қамтамасыз ету үшін Ұлттық мұрағат қорының сақталуын, Қазақстан Республикасы.