УТВЕРЖДЕН
постановлением акимата
города Кокшетау
от «07» сентября 2016 года
№ А-9/2102
Регламент
акимата города Кокшетау
1. Общие положения
1. Акимат города Кокшетау (далее — акимат) входит в единую систему исполнительных органов Республики Казахстан, обеспечивает проведение общегосударственной политики исполнительной власти в сочетании с интересами и потребностями развития соответствующей территории.
2. Состав акимата формируется акимом из заместителей акима, руководителя аппарата акима, первых руководителей исполнительных органов, финансируемых из местного бюджета.
Количество членов акимата определяется акимом.
Персональный состав акимата определяется акимом и согласовывается решением сессии Кокшетауского городского маслихата.
3. Деятельность акимата регулируется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», и ными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.
4. Информационно-аналитическое, организационно-правовое и материально-техническое обеспечение деятельности акимата осуществляет аппарат акима города Кокшетау (далее — аппарат).
5. Ведение делопроизводства акимата и обработка корреспонденции, поступающей в акимат, возлагается на отдел документационного обеспечения аппарата акима города Кокшетау (далее — отдел документационного обеспечения) и осуществляется в порядке, разрабатываемом в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан "Об административных процедурах", постановления Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года №1570 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» и утверждаемом акимом города Кокшетау (далее — аким).
6. Исходящая корреспонденция в государственные органы (в том числе в формате электронного документа) оформляется на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке). Исключением является направление материалов в судебные органы, делопроизводство которых установлено на русском языке.
7. Заместители акима и руководитель аппарата обеспечивают соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка прохождения вносимых на рассмотрение акимата и акима проектов актов.
8. Режим работы акимата в соответствии с Трудовым Кодексом Республики Казахстан в следующем порядке:
Начало работы — 9 часов, обеденный перерыв с 13 часов до 14 часов 30 минут, окончание работы — 18 часов 30 минут.
2. Планирование работы
9. Ежеквартальный перечень вопросов для рассмотрения на заседаниях акимата составляется аппаратом по предложению членов акимата и руководителей исполнительных органов, финансируемых из городского бюджета (далее — исполнительные органы).
Перечень вопросов, планируемых к рассмотрению на заседаниях акимата, утверждается акимом.
Утвержденный перечень рассылается членам акимата, а также в случае необходимости — руководителям исполнительных органов и другим должностным лицам.
Решение об исключении запланированного вопроса из перечня или перенос его рассмотрения на другой срок принимается акимом на основании справки, представляемой руководителем аппарата.
3. Порядок подготовки и проведения заседаний акимата
10. Заседания акимата проводятся не реже одного раза в месяц и созываются акимом.
11. На заседаниях акимата председательствует аким, а в его отсутствие — заместитель, исполняющий обязанности акима.
12. Заседания акимата, как правило, являются открытыми и ведутся на государственном и (или) русском языках.
При необходимости, отдельные вопросы могут рассматриваться на закрытых заседаниях.
13. Заседание акимата считается правомочным, если в нем принимает участие не менее двух третей членов акимата.
По результатам рассмотрения вопроса на заседании акимата принимается постановление.
Постановления принимаются большинством голосов присутствующих членов акимата.
14. На заседаниях акимата могут присутствовать депутаты Парламента Республики Казахстан, маслихата, акимы поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов, а также с правом совещательного голоса руководители территориальных подразделений центральных исполнительных органов и иные должностные лица по утвержденному акимом перечню.
15. Подготовка аппаратом либо исполнительным органом вопросов к рассмотрению на заседании акимата осуществляется с соблюдением следующих требований:
1) справки, аналитические материалы, проекты постановлений, вносимые на заседания акимата, предварительно визируются первым руководителем органа, вносящего документ, либо лицом, его замещающим (далее — первый руководитель), подпись которого является подтверждением официальной позиции данного органа;
2) проект и справка, как правило, не должны превышать 5 страниц текста, напечатанного через два интервала;
3) проект и справка по каждому вопросу должны иметь идентичные заголовки;
4) к материалам, вносимым на заседания акимата, прикладываются при необходимости дополнительные информационные сведения;
5) определение и уточнение списка приглашенных на заседания по обсуждаемым вопросам осуществляется органом, вносящим вопрос, или аппаратом. Явку приглашенных обеспечивает организационно-контрольный отдел аппарата.
16. Организационно-контрольный отдел аппарата составляет проект повестки дня заседания и после согласования с акимом либо лицом, его замещающим, рассылает его и соответствующие материалы членам акимата и приглашенным, а при необходимости — и другим должностным лицам за три дня до назначенного заседания, согласно утвержденному руководителем аппарата указателю рассылки.
17. В случае несвоевременного представления соответствующими органами материалов руководитель аппарата докладывает об этом акиму или лицу, его замещающему. Ответственность за несвоевременное представление материалов возлагается на первых руководителей соответствующих органов.
При проведении заседания акимата по поручению акима в экстренном порядке материалы по рассматриваемым вопросам могут вноситься в аппарат в день его проведения.
18. На заседании акимата отделом ведется протокол, в котором указываются присутствующие должностные лица, названия и предмет обсуждаемых вопросов, докладчики и выступающие при обсуждении, основное содержание их выступлений, замечаний и принятые членами акимата постановления. Как правило, ведется звукозапись заседания.
Решения, принятые на заседании акимата, оформляются протоколом на гербовом бланке на государственном и русском языках в трехдневный срок со дня завершения заседания отделом документационного обеспечения, который визируется руководителем аппарата и подписывается председательствовавшим на заседании.
Протоколам заседаний акимата присваиваются порядковые номера на календарный год. Протоколы или выписки из них в день их подписания рассылаются членам акимата, а при необходимости — другим органам и должностным лицам, которым на заседаниях даны соответствующие поручения. Перечень рассылки утверждается руководителем аппарата.
Протоколы заседаний акимата (подлинники), а также документы к ним хранятся в организационно — контрольном отделе аппарата.
Протоколы заседаний акимата и документы к ним по истечению сроков временного хранения сдаются в архив.
4. Порядок подготовки и оформления проектов
актов акимата и акима
19. Предложения в адрес акимата исполнительными органами для принятия им соответствующего решения вносятся в следующих случаях:
1) когда решение вопроса входит в компетенцию акимата;
2) при возникновении разногласий между местными исполнительными органами.
20. Подготовка проектов постановлений акимата, решений и распоряжений акима (далее — проекты) осуществляется аппаратом и местными исполнительными органами в соответствии с Законом Республики Казахстан «О правовых актах» от 6 апреля 2016 года и настоящим Регламентом.
Проекты представляются на государственном и русском языках, согласованные с заинтересованными органами, подписанные первыми руководителями или лицами, их замещающими.
21. Персональную ответственность за своевременную, качественную разработку и представление проектов в акимат в установленные сроки, а также за аутентичность текстов проектов на государственном и русском языках несет первый руководитель органа, осуществляющего его разработку.
22. Проекты в обязательном порядке согласовываются:
1) с заинтересованными, в силу их компетенции, исполнительными органами, при этом такая заинтересованность в согласовании проекта устанавливается исходя из предмета рассматриваемых вопросов;
2) с соответствующим исполнительным органом в области финансов — по вопросам финансовой целесообразности и обеспеченности проекта финансированием.
23. Разработчик проекта одновременно направляет на согласование копии проекта всем заинтересованным исполнительным органам.
Срок согласования в исполнительных органах при этом исчисляется одновременно и не должен превышать 3 рабочих дней с момента поступления и регистрации проектов актов акимата и акима.
Аким, заместители акима и руководитель аппарата могут устанавливать иные сроки согласования.
В целях более оперативного принятия решения по поручениям акима, заместителей акима проект может быть завизирован руководителями исполнительных органов или должностными лицами (по должности не ниже заместителей руководителя) на совещании (заседании). При этом указанные должностные лица о произведенном ими визировании проекта докладывают первому руководителю соответствующего исполнительного органа.
При получении копии проекта на согласование исполнительные органы не должны требовать предварительного визирования проекта другими заинтересованными органами, а также отказывать в согласовании по другим формальным признакам.
24. По итогам рассмотрения проекта согласующий орган должен представить разработчику за подписью первого руководителя либо лица, его замещающего, один из следующих вариантов ответа:
1) проект согласован без замечаний (виза на проекте);
2) проект согласован с замечаниями (виза на проекте с замечаниями, которые должны быть приложены);
3) в согласовании проекта отказано (прилагается мотивированный отказ).
25. По окончании сроков согласования разработчик проекта сводит все предложения (устраняет замечания) заинтересованных органов в окончательный вариант проекта. При этом в процессе подготовки окончательного варианта разработчик в обязательном порядке устраняет замечания исполнительных органов, с которыми он согласился.
Разработчик проекта при внесении проекта в аппарат в пояснительной записке указывает причины отсутствия визы органа, чьи интересы затрагиваются данным проектом (при наличии такого факта), при этом к внесенным материалам прилагается копия документа, подтверждающего внесение его в соответствующий орган для согласования. В случае отсутствия такого подтверждения проект может считаться не направленным в заинтересованный орган на согласование.
26. К проекту разработчиком в обязательном порядке прилагается пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия данного проекта, социально-экономических последствий, в случае его принятия, предполагаемые финансовые затраты, связанные с его реализацией, а также сведения о том, какие акты акимата и акима ранее были приняты по данному вопросу, и как они исполнялись.
Если проекты актов носят нормативный характер и/или затрагивают социально-экономические вопросы, разработчик в пояснительной записке обязан указать конкретные цели, сроки ожидаемых результатов и предполагаемую эффективность вносимых предложений. В случае принятия акиматом или акимом данных актов разработчик по итогам их реализации должен представить краткий отчет о результатах их действия в соответствии с установленными в актах сроками.
Проекты нормативных правовых актов акимата и акима, касающихся прав, свобод и обязанностей граждан, размещаются на интернет — ресурсе акимата.
27. Проекты актов акимата и акима, затрагивающие интересы субъектов частного предпринимательства, направляются государственным органом-разработчиком в аккредитованные объединения субъектов частного предпринимательства для получения экспертного заключения после обязательного опубликования (распространения) в средствах массовой информации, включая официальные интернет-ресурсы государственных органов, за исключением проектов, содержащих государственные секреты.
Экспертные заключения аккредитованных объединений субъектов частного предпринимательства носят рекомендательный характер и в обязательном порядке прилагаются к проекту до его принятия.
28. Проекты объемом более двух листов и приложения к проектам должны быть полистно парафированы руководителем государственного органа-разработчика проекта.
29. Разработчик проекта одновременно в проекте предусматривает нормы по приведению постановлений акимата и/или решений и распоряжений акима в соответствие с принимаемым актом и/или предусматривает поручение о соответствующем их приведении с установлением конкретных сроков.
30. К вносимым государственными органами проектам актов акимата и акима, подготовленным на государственном и русском языках, прилагается справка — обоснование по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту на государственном и русском языках.
31. Разработанный (доработанный) проект (с соответствующими материалами к нему) вносится в государственно- правовой отдел аппарата акима города Кокшетау (далее — государственно- правовой отдел) для проведения экспертизы до 12 часов рабочего дня, кроме пятницы (аналитический день).
После регистрации проекта государственно — правовым отделом в журнале регистрации (приложение 2 к настоящему Регламенту) проводится правовая экспертиза.
Правовая экспертиза проводится в течение трех дней. В исключительных случаях правовая экспертиза может быть продлена, но на срок не более 3 рабочих дней.
По итогам заседания акимата города Кокшетау правовая экспертиза проектов проводится в течение одного рабочего дня.
32. В случае необходимости государственно-правовым отделом составляется заключение по проекту, которое подписывается руководителем государственно-правового отдела.
В случае, если в проект акта, который прошел экспертизу, вносятся изменения и дополнения, разработчик представляет данный акт на повторную экспертизу.
33. Государственно-правовой отдел вправе запрашивать от государственного органа — разработчика или заинтересованных государственных органов, документы и сведения по рассматриваемому вопросу.
34. По результатам проведения правовой экспертизы государственно-правовой отдел:
согласовывает проект акта;
отказывает в согласовании проекта акта в случае, если рассматриваемый вопрос не входит в компетенцию акимата или акима;
возвращает на доработку в случае нарушения норм действующего законодательства Республики Казахстан и юридической техники.
В случае несогласования проекта акта государственно-правовым отделом к листу согласования прикладывается мотивированное заключение, а в листе согласования в графе «Особые отметки» указывается информация о его наличии.
35. Отклоненные по результатам экспертизы проекты дорабатываются государственным органом-разработчиком в течение 3 рабочих дней и представляются с соблюдением установленного настоящим Регламентом порядка.
36. После экспертизы в государственно-правовом отделе разработчик
представляет проект в отдел документационного обеспечения на редакционную экспертизу, проверку соответствия его оформления
требованиям норм документирования и проверку текстов на государственном и русском языках на аутентичность.
Срок проведения экспертизы проекта не должен превышать 3 рабочих дней с даты поступления проекта в отдел документационного обеспечения.
Отдел документационного обеспечения в ходе проверки на аутентичность его текстов, проведения экспертизы или по ее результатам вправе возвратить проект разработчику на доработку по следующим основаниям:
1) неаутентичности текстов проекта на государственном и русском языках;
2) несоответствия его действующему законодательству Республики Казахстан;
3) представления с нарушением требований настоящего Регламента.
Отрицательное экспертное заключение по другим мотивам не может служить основанием для возврата проекта.
37. После прохождения правовой и редакционной экспертиз разработчик направляет проект на визирование с отметкой (подпись, дата) на листе согласования руководителю аппарата, членам акимата, руководителям соответствующих исполнительных органов, затем заместителям акима города, начиная с курирующего данную сферу заместителя.
В случае возникновения у них замечаний содержательного характера, заместители акима при необходимости созывают совещание, результаты которого оформляются протоколом.
38. Прохождение экспертизы в аппарате и рассмотрение членами акимата проекта осуществляется в соответствии с листом согласования (приложение 3 к настоящему Регламенту).
Общий срок экспертизы в аппарате акима и рассмотрения проекта акта акимата и акима членами акимата не должен превышать одного месяца.
Рассмотрение проекта членами акимата, проведение экспертизы отделами аппарата осуществляется в течение не более 3 рабочих дней.
39. После прохождения экспертизы в аппарате проект докладывается руководителем аппарата, акиму либо лицу, его замещающему, для принятия по нему решения.
40. Постановления акимата, решения и распоряжения акима подписываются акимом либо лицом, его замещающим.
41. Исключается внесение исправлений в подлинники актов после их подписания.
42. Аким либо, по его поручению, руководитель аппарата в целях оперативного принятия решения, могут определить иную процедуру согласования проектов распоряжений.
43. Регистрация и учет актов акимата и акима осуществляется отделом документационного обеспечения аппарата.
44. Подписанным актам акимата и акима присваиваются регистрационные номера, состоящие:
1) для несекретных актов акимата — из буквы «а» (акимат), порядкового учетного номера акта с начала календарного года.
В случае принятия постановления акимата как результата оказания государственной услуги — из идентификационного номера, который присваивается посредством государственной информационной системы разрешений и уведомлений, указываемый следующего порядкового номера;
2) для актов акима — из учетного порядкового номера с начала календарного года.
Акты ограниченного распространения оформляются пометкой «Для служебного пользования», № экз.____ в правом вернем углу первого листа, после подписания им присваиваются номера соответствующего учетного массива.
45. Заверенные копии постановлений акимата, решений и распоряжений акима рассылаются аппаратом в соответствии с утвержденной руководителем аппарата рассылкой.
Акты акимата и акима, подлежащие регистрации в органах юстиции, рассылаются адресатам после регистрации.
Подлинники постановлений акимата, решений и распоряжений акима хранятся в отделе документационного обеспечения аппарата акима города Кокшетау.
Листы согласования к проектам актов акимата и акима хранятся вместе с актами и не подлежат изъятию.
Ответственность за своевременный выпуск и рассылку документов адресатам несет отдел документационного обеспечения.
46. Замена ранее разосланных экземпляров постановлений акимата, решений и распоряжений акима при технических ошибках может быть произведена только с разрешения руководителя аппарата. В этом случае первоначально разосланные документы должны быть отозваны в аппарат.
47. Учет, систематизация и ведение контрольных экземпляров принятых акиматом и акимом актов, внесение в них всех текущих изменений и дополнений осуществляется отделом документационного обеспечения.
48. Акты акимата и (или) акима, носящие общеобязательное значение, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, подлежат государственной регистрации территориальными органами Министерства юстиции Республики Казахстан и обязательному официальному опубликованию в газетах и иных периодических изданиях, определенных акиматом.
При подготовке акта акимата и акима на регистрацию в органы юстиции все листы нормативного правового акта парафируются руководителем государственно-правового отдела либо лицом, его замещающим.
Направление на государственную регистрацию в органы юстиции нормативного правового акта акимата и акима, а также направление зарегистрированных органами юстиции актов на опубликование в средства массовой информации осуществляет государственно — правовым отделом.
Нормативные правовые акты представляются в органы юстиции Республики Казахстан в течение двух недель со дня их утверждения акимом в печатном и электронном виде, заверенные гербовой печатью или удостоверенные посредством электронной цифровой подписи, в четырех экземплярах, включая подлинники (оригинальные тексты) на государственном и русском языках.
49. Предоставление доступа заинтересованным лицам для ознакомления с принятыми акиматом и акимом нормативными правовыми актами, кроме тех, которые содержат государственные секреты или охраняемую законом тайну, является обязательным и осуществляется аппаратом в порядке, определяемом руководителем аппарата.
50. Работа с подлинниками постановлений, решений или распоряжений вынос из здания аппарата запрещена, за исключением актов акимата и акима, направленных на государственную регистрацию в органы юстиции.
51. При проведении процессуальных действий (постановление выемки актов акимата и акима и материалов к ним), подлинники и копии актов акимата и акима предоставляются лицу, осуществляющему процессуальное действие, для обозрения, затем копии заверяются отделом документационного обеспечения и передаются лицу, осуществляющему процессуальное действие.
В исключительных случаях по решению акима подлинники актов акимата и акима представляются лицу, осуществляющему процессуальное действие.
Государственный орган-разработчик в течение семи рабочих дней со дня получения заверенных копий нормативных правовых актов акимата и акима публикует их на интернет — ресурсе акимата.
5. Порядок организации исполнения актов и поручений
Президента, Правительства, Премьер — Министра Республики
Казахстан, акиматов и акимов области (города
республиканского значения, столицы) района
(города областного значения)
52. Организация исполнения законодательных актов, актов Президента, Правительства, Премьер — Министра, акимата и акима осуществляется в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан от 27 апреля 2010 года №976 " Об утверждении Правил подготовки, согласования и представления на рассмотрение Президенту Республики Казахстан проекта послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, подготовки, согласования и представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, реализации послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан», иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.
53. На контроль берутся законодательные акты, акты и поручения Президента Республики, Правительства, Премьер — Министра Республики, акиматов и акимов области (города республиканского значения, столицы) и района (города областного значения) и иные поручения государственных органов и должностных лиц в пределах своей компетенции.
54. Ответственность за своевременное и качественное исполнение законодательных актов, актов и поручений Президента Республики, Правительства, Премьер-Министра Республики, акиматов и акимов области (города республиканского значения, столицы) и района (города областного значения) возлагается на первых руководителей исполнительных органов, которым они направлены на исполнение.
55. В поручении акима и его заместителей устанавливаются сроки исполнения документов. В случае неисполнения сроков определяется месячный срок исполнения, исчисляемый со дня поступления документа, а при наличии грифа "срочно" — десятидневный срок.
56. Если поручение не может быть выполнено в установленный срок, то первый руководитель органа, ответственного за исполнение поручения (либо лицо, исполняющее его обязанности), должен сообщить о причинах задержки и в установленном порядке ходатайствовать о продлении срока его исполнения. Продление срока исполнения поручения допускается не более двух раз.
57. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности по контролю за сроками исполнения законодательных актов, актов и поручений Президента Республики, Правительства, Премьер — Министра Республики, акиматов и акимов области (города республиканского значения, столицы) и района (города областного значения) осуществляется аппаратом в порядке, определяемом акимом.
58. Аппарат, систематически информируя акима о ходе выполнения законодательных актов, актов и поручений Президента Республики, Правительства, Премьер — Министра Республики, акиматов и акимов области (города республиканского значения, столицы) и района (города областного значения), обеспечивает деятельность акима по контролю за их исполнением.
Заместители акима, руководитель аппарата по фактам грубых нарушений установленного порядка согласования и исполнения законодательных актов, актов и поручений Президента Республики, Правительства, Премьер -Министра Республики, акиматов и акимов области (города республиканского значения, столицы) и района (города областного значения) могут вносить предложения по привлечению виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности.
59. Акты акимата и акима, в которых указываются сроки представления информации и которыми утверждаются какие-либо планы мероприятий, отделом документационного обеспечения берутся на контроль.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение актов акимата и акима и его отдельных пунктов возлагается на первых руководителей государственных органов, которым поручено исполнение.
Контроль за исполнением государственными органами, поручений изложенных в актах акимата и акима, осуществляют отраслевые отделы аппарата, в компетенции которых находится соответствующий вопрос.
Контроль осуществляется путем:
1) истребования необходимой информации;
2) заслушивания и обсуждения отчетов и докладов об исполнении;
3) ревизии и иных форм документальной проверки;
4) проверки с выездом на место;
5) другими, не противоречащими законодательству Республики Казахстан, способами.
60. Контроль за сроками исполнения актов акимата и акима осуществляет отдел документационного обеспечения аппарата, который составляет перечни контрольных актов, ежемесячно направляет в отраслевые отделы перечни актов, стоящих на контроле с указанием сроков представления информаций.