Деятельность архивных учреждений области в отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана "Справедливое государство, единая нация, благополучное общество", выполнение показателей плана основных мероприятий, указаний Министерства культуры и спорта Республики Казахстан по основным вопросам развития отрасли.
24 февраля текущего года на базе управления цифровизации и архивов Акмолинской области проведен кустовой семинар на тему "Обеспечение сохранности документов на ведомственном уровне", на котором присутствовали сотрудники государственных и ведомственных архивов из 7 областей Республики Казахстан (98 участников) с целью обмена опытом по основным направлениям деятельности государственных архивов, повышения уровня квалификации руководителей и архивистов, обеспечения преемственности.
В марте - апреле работниками отдела архивов управления проведен профилактический контроль и надзор с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора на предмет соблюдения законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах в ГУ "Отдел земельных отношений, архитектуры и градостроительства города Кокшетау", ГУ "Отдел строительства г.Кокшетау", Высшем колледже культуры им.Акана Серэ.
Проведено 13 онлайн — ярмарок по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» директорами госархивов Акмолинской области, все выступления размещены на инстаграмм-странице управления.
Была продолжена исследовательская работа по вопросу реабилитации жертв политических репрессий. Госархивы Акмолинской области и Сандыктауского района посетили 8 исследователей: Касымов Сабыр Ахметжанович - член Государственной комиссии, руководитель проектного офиса, Сейткасымов Аманай Асылбаевич - руководитель региональной комиссии и 6 членов этой комиссии (были отсканированы документы на 4800 листах, переданы списки лишенных избирательных прав и др.).
В целях обеспечения сохранности архивных документов госархивом города Атбасар приобретено 19 металлических стеллажей, проведен ремонт трех кабинетов архивистов и музея, где расположены документы личного происхождения общественных деятелей Атбасарского района, на сумму 800 тыс.тенге.
Госархивы города Кокшетау, города Степногорск и города Атбасар отпраздновали свое 30-летие, подготовлены видеоматериалы, статьи в газеты, выставки, проведены экскурсии.
Объем документов, хранящихся в государственных архивах Акмолинской области на 1 июля 2023 года, составляет 1541970 единиц хранения.
На 01 июля 2023 года улучшено физическое состояние 3004 единиц хранения, из них отреставрировано 1487, общим объемом 18302 листов. Восстановлено затухающих текстов на 245 листах. Проведена проверка наличия и физического состояния 23807 дел на бумажной основе, 1674 фотодокументов,168 видеодокументов. Закартонировано 30970 дел.
Выверено комплектов учетных документов 75 фондов, пересоставлены титульные листы, исторические справки, переоформлялись карточки и листы фондов.
За отчетный период состоялось 12 заседаний ЭПК управления, где рассмотрены описи дел управленческой документации, личного происхождения, фотодокументов, по личному составу, номенклатуры дел.
Показатели утвержденных ЭПК описей дел составили 12531 единиц хранения, из них постоянного хранения - 8385 единиц хранения, по личному составу – 3764, фотодокументов — 149 ед.хр. (210 ед.уч.), видеодокументов - 36 ед.хр. (45 ед.уч.), личного происхождения - 197 ед.хр. (450 ед.уч).
За полугодие 2023 года на государственное хранение поступило 12222 единиц хранения, из них 9964 единиц хранения управленческой документации; по личному составу – 1867; личного происхождения - 192, фотодокументов – 166, видео - 33.
Приняты документы личного происхождения Кириченко А.Н. - руководителя фотоклуба "Радуга", члена творческого союза "Фотоискусство"; Каратаева Т. - председателя Совета ветеранов села Троицкое, механизатора - комбайнёра; Копобаева С. - ветерана труда, целинника ударника Коммунистического труда; Букишева С. - ветерана труда, отличника милиции; Пономаревой Л.И. - ветерана труда, Малюги Н.Б. - ветерана журналистики.
Специалистами управления и работниками госархивов области даны 1190 консультаций по вопросам документирования и управления документацией представителям различных учреждений и организаций областного, городского, районного и сельского значения.
Проводится работа и по комплектованию пакета нормативных и методических документов в учреждениях – источниках комплектования. Изданы приказы руководителей о создании постоянно действующих экспертных комиссий в организациях, утверждены положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях (104 и 103 соответственно).
Сотрудниками государственных архивов усовершенствовано и согласовано 296 номенклатуры дел.
Государственными архивами для организаций — источников комплектования организовано и проведено 108 семинаров-совещаний по вопросам делопроизводства, формирования дел и их сохранности на стадии ведомственного хранения, составлению номенклатур дел. Архивистами введено в практику проведение мастер-классов по формированию документов в дела, прошивке дел, составлению описей, обеспечению сохранности документов на ведомственном хранении.
Ежемесячно в целях информирования населения области всеми госархивами области проводятся семинары по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», за отчетный период проведено 102 семинаров.
Научная информация и использование документов.
За отчетный период усовершенствовано описей дел постоянного хранения 386 ед.хр., дел по личному составу 51 ед.хр.; переработано описей дел постоянного хранения - 602 ед. хр., по личному составу - 1300 ед.хр. Выявлено 15 ед.хр. особо ценных документов.
Проведена каталогизация 863 ед.хр. управленческой документации, влито в систематический каталог 946 карточек.
Продолжается работа по повышению информатизации архивных фондов. В базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по фонду «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» внесено 2000 договоров – 61 ед.хр.
За отчетный период госархивами области переведено в цифровой формат 48459 ед.хр. – 3169012 листов.
В автоматизированную базу данных «Ветеран труда» облгосархивом внесено 600 фамилий.
Продолжается работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 300 карточек.
В базу данных ИС ЕЭАД внесено 293 названий фондов, 145 фондов, 366 названий описей, 240 описей, 39441 дел, 2328823 листов.
Выполняя культурно-просветительную функцию, госархивы пропагандируют архивные документы в средствах массовой информации, организуют выставки, уроки.
В отчетном периоде в средствах массовой информации по документам государственных архивов опубликовано 103 статьи, по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» - 79.
Облгосархивом опубликована статья «Флоренс Найнтингель— пример служения людям», "Акмолинцы в Великой Отечественной войне", "Личность и время"; госархивом города Кокшетау «Заслуженный строитель Казахстана», «В нем бывал и стар и млад», «Госархиву 30 лет», "В нем бывал и стар и мал"; госархивом г.Атбасар «Спорт - это жизнь», «Хранители прошлого», "Герои не будут забыты"; госархивом города Степногорск "Городскому архиву - 30 лет", "Архивы - вечные хранители истории"; госархивом Аккольского района "Мы помним Героев Победы", "Судьбы людей - история страны"; госахивом Атбасарского района "Хвала рукам, что пахнут хлебом"; госархивом района Биржан сал "Учитель по призванию"; госархивом Буландынского района "Ерлік пен еңбек үлгісі", "100 лет со дня рождения Героя Советского Союза", "Архив құжаттарындағы сыр"; госархивом Бурабайского района "Учитель, руководитель, организатор"; госархивом Егиндыкольского района "Репрессиям не может быть оправданий"; госархивом Есильского района "Перелистывая архивные документы"; госархивом Жаксынского архива "Незаживающая рана", "Наурыз - ұлттық мереке", "Наш долг - беречь свои корни"; госархивом Зерендинского района "Ердің даңқын еңбек шығарады", "Один день войны", "Три судьбы, три фронтовые дороги", "Трактористка" и др.; госархивом Коргалжынского района «Мариям мен Дүйсеннің кездесуі»; госархивом Сандыктауского района «О герое лет минувших», "Архивная гостиная в Новоромановке" и др.; госархивом Шортандинского района "Алтын іздеушілер кентінің құрулуы".
Облгосархивом в газете «Кокшетау сегодня» ведется рубрика: «Акмолинцы - Герои Советского Союза» - 35 статей.
Телеканал «Кокше» выпустил 2 сюжета: о кустовом семинаре-совещании "Обеспечение сохранности документов на ведомственном уровне" и о мероприятиях к Наурыз-мейрамы «Наурыз мерекем, Наурыз берекем!» с проведением обрядов; директор облархива дал интервью телеканалу "Stan kz" на тему "Архивные документы, касающиеся жертв политических репрессий".
По постоянно действующей выставке «Акмолинская область в архивных документах» проведено 9 экскурсии (142 человека).
Облгосархивом подготовлена и проведена фотодокументальная выставка «Флоренц Найнтингель медалімен марапатталған әйелдер»,"80 лет Курской битве", "Хас сұлудын көз жасындай сұлу-театр".
Госархивом города Кокшетау - «Хранители истории», "Поклонимся и павшим и живым".
Госархивом города Атбасар - «История образования архива города Атбасар», «Личности в истории».
Госархивом города Степногорск - "Архиву - 30 лет", "Никто не забыт", "Праздник мира и дружбы", "Біз бұл қорқынышты жылдарды әрқашан есте сақтаймыз".
Госархивом Аршалынского района - "Была такой директор", "Достойный сын казахского народа", "Помним всех поименно", "Суровая драма народа".
Госархивом Астраханского района - "Письма с фронта".
Госархивом Атбасарского района - "История сельского хозяйства Атбасарского района", "Менің туым- менің мақтанышым".
Госархивом района "Биржан сал" - "Жизнь ветерана", Учитель по призванию".
Госархивом Буландынского района - «Аудан тарихы - архив қужаттарында», "Там, где память, там слеза".
Госархивом Бурабайского района - «Щучинскому району - 95 лет», "Женщина - труженица", "Хранители времени, хранители памяти".
Госархивом Егиндыкольского района - «Женские лица в истории района», "Время. События. Люди", "История района в фотографиях".
Госархиво Ерейментауского района "Архив - летопись веков и колыбель грядущих дней".
Госархивом Зерендинского района - "В архивной памяти мгновения войны".
Госархивом Сандыктауского района - «Нам есть кем гордиться», «История на архивных полках», «История, события, люди», "И их судьба принадлежит истории района", "Сандыктаускому району - 95 лет", "И как давно это было", "Забвению не подлежит", "И девушка наша проходит в шинели".
Госархивом Целиноградского района - «Цвети, мой родной край»,"Тыл фронту", "Целиноградский район в фотодокументах".
Всего подготовлено 56 фотодокументальных выставок.
В апреле текущего года госархивом Сандыктауского района запущен проект Архивная гостиная "И их судьба принадлежит истории района", посвященная 25-летию принятия Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах". Цель Архивной гостиной - популяризация архивных документов, находящихся на хранении в госархиве и пополнение фондов документами и фотодокументами, подаренными гостями гостиной.
На сайтах госархивов открыты рубрики «Электронные выставки», где размещены выставки фотодокументов и видеоролики об оказании государственной услуги посредством портала «электронного правительства», что позволяет посетителям сайта ознакомиться с работой архива в режиме онлайн.
Облгосархивом совместно с Кокшетауским университетом им.Ш.Уалиханова проведен научный семинар "Актуальные проблемы в Отечественной истории", где с докладами выступили студенты, магистранты и докторанты (43 человек), и круглый стол "Архив құжаттарының негізіндегі менің ауданымның тарихі".
С целью расширения знаний учащихся об истории области с членами клуба «Юный исследователь» проведена интеллектуальная викторина «Тарихи таным», круглый стол "Тарих беттерін парақтасақ", даны консультации по написанию статей.
Облгосархивом проведена лекция к Дню благодарности студентам строительно-технологического колледжа города Кокшетау.
Госархивом города Кокшетау проведен урок-лекция «История архива города Кокшетау».
Госархивом города Атбасар проведена экскурсия на тему «История архива», госархивом Есильского района - "О солдатах Афганской войны".
Госархивом города Степногорск проведены экскурсия по архиву, уроки-лекции «Менің мамандығым - архивист», "Архивтегі рухани игілік".
Госархивом Аккольского района проведены "круглые столы" на тему «Памятники воинам Великой Отечественной войны на территории города Акколь», "История малой Родины - Аккольского района", "Жертвы политических репрессий Аккольского района" для студентов и учащихся.
Госархивом Астраханского района проведена экскурсия "Заглядывая в историю архива", урок "Моя Родина - Казахстан" с проведением викторины и челленджа "Поблагодари друга", во время которого ребята говорили слова благодарности своим одноклассникам.
Госархивом Атбасарского района проведен урок в виде познавательного часа "Туған жерім менің - Қазақстаным", госархивом района Биржан сал - "История города Степняк", госархивом Ерейментауского района "В тылу как в бою".
Госархивом Буландинского района — экскурсия и два урока на темы «История района в цифрах и фактах прошлого» и «История района в архивных документах».
Госархивом Егиндыкольского района — 2 урока и 10 экскурсий на темы «Новый взгляд на старые документы», "Время. События. Люди", "Қазіргі қогамдағы архивтін рөлі", "Роль архивов в современном обществе", "КарЛаг".
Госархивом Есильского района проведена экскурсия "О солдатах Афганской войны", круглый стол "Рабочий день в национальной одежде".
Госархивом Сандыктауского района проведена экскурсия на тему «От краеведения к краелюбию», "Здесь Родины моей начало"; лекции "История села Новоромановка", "Исмтория района тридцатых годов".
Госархивом Целиноградского района - экскурсия для школьников "Что такое архив?" и "Герои колхозных полей".
Всего в первом полугодии проведено 40 экскурсий, 34 уроков, 14 круглых столов.
Особое внимание уделяется вопросам своевременного и качественного исполнения запросов организаций и граждан. Исполнено всего 11403 запросов: 46 - тематических (из них 27 - положительных); 11299 - социально-правового характера (из них 7000 - положительных), 58 — генеалогических (из них 25 - положительных). 1938 — отрицательных (тематических – 15, генеалогических — 20, социально-правовых - 1903, 2415 — непрофильных (тематических — 6, генеалогических — 13, социально-правовых - 2396).
Государственные услуги (10860) оказаны посредством ЦОН — 669 (6,2 %), посредством портала «электронное правительство» - 8017 (73,8 %), через канцелярию услугодателя — 2174 (20,0 %). Из них резиденты РК - 4191 госуслуг (669 — ЦОН, 8017 - ПЭП, 1118 — через канцелярию услугодателя), нерезиденты РК через канцелярию услугодателя — 1056.
Всего за отчетный период зарегистрировано 76 исследователей, 174 посещений, выданы для работы в читальный зал 1254 единицы хранения, 253- во временное пользование, 70069 — архивистам для исполнения запросов. Темы исследовательских работ: «Ұлы Отан соғысы 1941-1945 жылдар Ақмола облысында депортацияланған халықтарды қабылдау және орналастыру», «Топонимика улиц г.Кокшетау», «Солтүстік өңірдегі қазақ ауылдарының ХХ ғ. 50-80 ші жылғы өмірі», «Исторические сведения о деятельности Кулеке батыра», «Ақмола облысындағы коллективизация кезеңі», «Акмолинский район в 20-50 -х годах ХХ века», "История города Кокшетау", "Рудком рудника Степняк", "Жыланды облысының бөлімшелері", истории населенных пунктов, генеалогические исследования и др.
Осуществляется работа по повышению деловой и профессиональной квалификации архивных работников, проводятся ежемесячные занятия аппаратной учебы. Проведены семинары по противодействию коррупции.
Директора госархивов г.Атбасар, Егиндыкольского района выступили на аппаратном совещании акима района с отчетом о проделанной работе за 2022 год и о предстоящей работе на 2023 год.
Работники управления и всех госархивов участвовали в челленджах "На работу в национальной одежде", "Менің туым - менің мақтанышты", по единовременному исполнению государственного гимна Республики Казахстан".
По антикоррупционной тематике в госархивах области проведено 25 «круглых столов».
Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников и ветеранов архивного дела.
Приложение: Показатели Основных направлений и результатов деятельности в Акмолинской области за полугодие 2023 года на 3 л. в 1 экз.