Государственное регулирование развития архивного дела
Работа управления и государственных архивов Акмолинской области в 2023 году будет направлена на реализацию Послания Президента страны народу Казахстана, Комплексного плана мероприятий по реализации проекта «Архив-2025» на 2021–2025 годы, Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», нормативно-правовых актов Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, Комитета по делам архивов и управления документацией, акима области, собственных организационно-распорядительных документов.
Особое внимание будет уделено развитию и совершенствованию архивного дела, обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда, созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннему использованию, переводу документов в цифровой формат, внедрению информационных технологий.
Помимо традиционно запланированных работ и мероприятий, направленных на обеспечение сохранности и использования документов, хранящихся в госархивах области, экспертизу ценности документов НАФ РК, находящихся в ведомственных архивах, будет совершенствоваться работа с документами в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 августа 2022 года № 630, Перечнем типовых документов со сроками хранения, Правилами приёма, хранения, учета и использования документов ведомственными и частными архивами, Законом Республики Казахстан «О государственных услугах», Правил оказания государственных услуг в области архивного дела.
На заседании коллегии управления в 2023 году планируется обсудить итоги работы по основной деятельности 2022 года, вопросы качества исполнения запросов граждан; основных принципов формирования документов ведомств, учёта и обеспечения сохранности документов госархивов и другие. Заседания ЭПК будут проводиться по мере поступления материалов, экспертами будет осуществляться контроль качества научно-технической обработки документов организаций.
В рамках программы «Рухани жаңғыру» будет продолжена реализация нового подпроекта «Ономастика – ұлттың болмысы мен санасы». При реализации подпроекта будут рассмотрены документы по возникновению и развитию отечественной ономастики, доведены до населения исторические названия населенных пунктов, региональных земельно-водных наименований, на основе унификации материала, накопленного в результате проведения исследования. Будут проведены сборы документов о легендарных личностях Акмолинской области, в честь которых названы села, школы, улицы, в государственных архивах Республики Казахстан и зарубежья и т.д.
В ходе реализации двух проектов планируется продолжить сотрудничество с учреждениями культуры, образования, ВУЗами, общественными организациями.
Будут разработаны Методические рекомендации по каталогизации документов в государственных архивах и вливании тематических карточек в каталог, которую предполагается рассмотреть на ЭПК в 3-м квартале 2023 года.
В течение года будут приняты практические меры по укреплению материально-технической базы и кадровому обеспечению архивных учреждений области.
С целью изучения деятельности госархивов и подготовки материалов на коллегию управления, оказания практической помощи, будут осуществляться командировки по вопросам основной деятельности в госархивах Аккольского, Аршалынского, Егиндыкольского, Есильского, Жаркаинского, Сандыктауского районах, а также в районе Биржан сал. Также с целью профилактического контроля и надзора будут проведены проверки в организациях и учреждениях Акмолинской области.
Работа госархивов области в части обеспечения сохранности документов будет направлена на укрепление материально-технической базы и совершенствование организации хранения документов Национального архивного фонда. В этих целях – проведение необходимых мероприятий по охране и установке видеонаблюдения, противопожарной безопасности, поддержанию соответствующего санитарно-гигиенического и температурно-влажностного режимов.
В целях реализации Комплексного плана по реализации проекта «Архив- 2025» на 2021-2025 годы в 2023 году планируется выкуп зданий для госархивов г.Кокшетау, Буландынского и Жаксынского районов. Также в связи со 100 % загруженностью в госархивах Аккольского района и района Биржан сал планируется разработка проектно-сметной документации на строительство архивохранилищ к зданиям архивов, архивом Есильского района — изготовление ПСД на реконструкцию и капитальный ремонт здания. Для активизации перевода архивных документов в цифровой формат планируется приобретение 2 поточных сканеров, 21 планетарных сканеров, 4 книжных сканеров.
Планируется работа по улучшению физического состояния документов госархивов: реставрация 24862 листов (АО «Рауан», Кокшетауский регионально медицинский центр, Атбасарское пассажирское автотранспортное предприятие, зерносовхоз «Ивановский», совхоз «Новоселький», совхоз «Южный» и др.), картонирование 38454 ед.хр. (ГУ «Отдел внутренней политики Атбасарского района», колхоз «Уюмшил», Макинский сельский Совет народных депутатов и его исполком, ГУ «Аппарат акима села Сурган Есильского района», ГУ «Аппарат акима села Киевское», совхоз «Ярославский» и др.); восстановление затухающих текстов на 366 листах, проверка наличия и физического состояния дел на бумажной основе – 40353 ед.хр., фотодокументов – 1000 ед.хр.
Работа по выявлению особо ценных документов запланирована в облгосархиве, будет просмотрено 50 дел по фондам уездных документов, олисполкомов и партийных документов. Будет выявлено 15 ед.хр. особо ценных дел.
Выверка комплекта учетных документов будет проведена по 120 фондам.
Государственным архивом Акмолинской области будет продолжена работа по переработке описей фонда Атбасарского райкома Компартии Казахстана, в количестве 671 ед.хр., а также будет создана Архивная коллекция первичных партийных организаций, предприятий и учреждений Атбасарского района – 14 фондов, в количестве 315 ед.хр. Госархивом Зерендинского района будет проводиться работа по переработке описей фонда Зерендинского финансового отдела в количестве 254 ед.хр. Госархивом Атбасарского района будет проводится работа по переработке описей фонда Адырского элеватора в количестве 202 дела. Госархивом города Кокшетау будет проводится работа по переработке описей фонда Управления по делам молодежи, туризма и спорта при акиме Кокшетауской области в количестве 49 дел.
Всего будет переработано описей – 1127 ед.хр. управленческой документации, по личному составу – 364 ед.хр., усовершенствовано 818 ед.хр управленческой документации, по личному составу – 318 ед.хр.
В течение года в архивохранилищах будет осуществляться контроль за температурно-влажностным режимом, дезинфекционная и дезинсекционная обработка.
Архивными учреждениями области будет уделено внимание вопросам обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу, хранящихся в организациях области, повышению качества отбора документов на государственное хранение. Также планируется внедрение во всех учреждениях и организациях Акмолинской области Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 августа 2022 года № 630, Правил приёма, хранения, учета и использования документов ведомственными и частными архивами, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 29 марта 2022 года № 173.
В 2023 году планируется прием дел управленческой документации постоянного хранения, личного происхождения, фотодокументов, видеодокументов и по личному составу. Запланировано принять на государственное хранение 9293 ед.хр., в т.ч. 6780 дел управленческой документации, 252 ед.хр. личного происхождения, 360 фото и 24 видеодокументов, 1877 документов по личному составу.
Будут созданы новые фонды личного происхождения Носачевой Н.Д. – агронома, обладателя ордена «Кұрмет»; Шевцова Г.И. – ветерана ВОВ; Анненковой И.С. – ветерана ВОВ; Семчук В.Н. – депутата районного и областного маслихата; Глашева О.Б. – Почетного гражданина Егиндыкольского района; Искакова Б.И. – Почетного гражданина Егиндыкольского района; Понамаревой Л.И. – ветерана труда, заслуженного учителя; Карпухина Н.В. – Героя Социалистического труда, механизатора и др.
Планируется усовершенствование 192 номенклатур дел, проведение 200 семинаров, согласование 100 положений о ведомственных архивах и 107 положений об экспертных комиссиях.
В связи с оказанием платных услуг в госархивах области планируется упорядочение документов в учреждениях и организациях Акмолинской области на сумму 8 млн. 975 тысяч тенге.
Научная информация и использование документов.
Создание информационно-поисковых систем
В госархивах области будет вестись работа по повышению информатизации архивных фондов.
Областной государственный архив продолжит работу по составлению именного каталога на руководящих работников по фонду Целиноградского обкома КП Казахстана.
Всего в госархивах области планируется каталогизация 979 ед.хр., влить в каталог 1542 карточек.
Облгосархивом в программу «Ветеран труда» будет внесено 1200 фамилий, госархивом г. Кокшетау создана компьютерная база данных по договорам купли-продажи и в нее будет введено 4000 договоров по фонду 358 «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора».
В целях создания электронного архива для обеспечения физических и юридических лиц быстрым и эффективным доступом к документам госархивов Акмолинской области предполагается провести сканирование документов в количестве 45000 ед.хр., объемом 4000000 листов (скан-образов).
В связи с работой в информационной системе ЕЭАД госархивами Акмолинской области планируется внести в информационную систему данные по 43 фондам, 86 описям, 22000 ед.хр. и 1650000 листов.
Особое место в деятельности госархивов уделено выявлению и использованию ретроспективной документной информации по истории области, городов и районов, а также в связи с юбилейными и историческими событиями.
Запланированы публикации в газеты по архивным документам (92) и по госуслугам (61), телепередачи (4), экскурсии (60), уроки, лекции (72). Госархивами будут подготовлены фотодокументальные выставки «Флоренц Найнтингель медалімен марапатталған әйелдер»; «Звезды Акмолинского региона», «Спортсмены Акмолинской области», «Табиғатпен келісе отырып ...», «Государственному архиву города Кокшетау – 30 лет», «Поклонимся и павшим, и живым», «Біз бұл қорқынышты жылдарды әрқашан есте сақтаймыз», «Хранители времени, хранители памяти» и т.д. Всего запланировано 76 выставок.
Особое внимание будет уделено обеспечению качественного и своевременного исполнения запросов генеалогического и тематического характера, оказание государственной услуги посредством ЦОН и портала «Электронное правительство». Контрольные мероприятия по вопросу соблюдения законодательства Республики Казахстан в сфере оказания государственных услуг на 2023 год будут проведены в архивных учреждениях: Аккольского, Аршалынского, Егиндыкольского, Есильского, Жаркаинского, Сандыктауского районах, а также в районе Биржан сал.
В течение 2023 года будет проводиться изучение нормативно-правовых актов по вопросам архивного дела, обзор новинок методической и архивоведческой литературы, журналов «Архивы Казахстана», «Делопроизводство в Казахстане», «Вопросы документооборота».
В 2023 году в целях определения профессиональной и квалификационной подготовки, планируется проведение аттестации директоров и архивистов госархивов. В госархивах будет проводиться аппаратная учеба по повышению деловой квалификации архивистов, охране труда и технике безопасности.
Определённое внимание будет уделено подбору и расстановке кадров госархивов, совершенствованию работы по сохранению и укреплению кадрового потенциала архивных учреждений области.
Исходя из реальных возможностей, будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архивных учреждений и ветеранов архивного дела.