Архив ісін дамытудымемлекеттік реттеу
Ақмола облысының басқарма мен мемлекеттік архивтерінің жұмысы 2023 жылы Ел Президентінің Қазақстан халқына Жолдауын, 2020-2025 жылдарға арналған «Архив-2025» жобасын іске асыру бойынша іс-шаралар жоспарын«Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің, Архив ісі және құжаттамалар департаментінің, облыс әкімінің нормативтік құқықтық актілерін, жеке ұйымдық-өкімдік құжаттарын жүзеге асыруға бағытталатын болады.
Архив ісін дамыту мен жетілдіруге, Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге, сақталатын құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты құруға және жетілдіруге, оларды жан-жақты пайдалануға, құжаттарды цифрлық форматқа аударуға, ақпараттық технологияларды енгізуге ерекше назар аударылатын болады.
Облыстың мемлекеттік архивтерінде сақталатын құжаттардың сақталуын және пайдаланылуын қамтамасыз етуге, ведомстволық архивтеріндегі ҚР ҰАҚ құжаттарының құндылығын сараптауға бағытталған дәстүрлі жоспарланған жұмыстар мен іс-шаралардан басқа, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 қаулысымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану қағидаларына, сақтау мерзімі бар үлгілік құжаттар тізбесіне, ведомстволық және жеке архивтердің құжаттарды қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына, «Мемлекеттік қызметтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңына, архив ісі саласындағы мемлекеттік қызметті көрсету қағидасына сәйкес құжаттармен жұмыс жетілдірілетін болады.
Басқарма алқасының 2023 жылғы отырысында 2022 жылғы негізгі және қаржылық қызмет бойынша жұмыстың қорытындыларын, азаматтардың сұраныстарын орындау сапасының мәселелерін; ведомстволардың құжаттарын қалыптастырудың, мемлекеттік архивтердің құжаттарын есепке алудың және сақталуын қамтамасыз етудің негізгі қағидаттарын және т.б. талқылау жоспарлануда. СТК отырыстары материалдардың келіп түсуіне қарай өткізіледі, сарапшылар ұйымдардың құжаттарын ғылыми-техникалық өңдеу сапасын бақылауды жүзеге асыратын болады.
«Рухани жаңғыру» бағдарламасы аясында «Ономастика – ұлттың болмысы мен санасы» атты жаңа кіші жобаның іске асырылуы жалғастырылады. Кіші жобаны іске асыру шеңберінде отандық ономастиканың пайда болуы мен дамуы, зерттеу жүргізу нәтижесінде жинақталған материалды біріздендіру негізінде елді- мекендердің тарихи атауларын, өңірлік жер-су атауларын халыққа жеткізуі қаралатын болады. Ақмола облысының аты аңызға айналған тұлғалардың құрметіне аталған ауылдар, мектептер, көшелер туралы құжаттар Қазақстан Республикасының және шетелдердің мемлекеттік архивтерінде жиналатын болады.
Екі жобаны іске асыру барысында мәдениет, білім беру мекемелерімен, жоғары оқу орындарымен, қоғамдық ұйымдармен ынтымақтастықты жалғастыру жоспарлануда.
Мемлекеттік архивтердің қызметін зерделеу және басқарма алқасына материалдар дайындау, тәжірбиелік көмек көрсету мақсатында Астрахан, Атбасар, Бұланды, Жақсы, Зеренді аудандарының мемлекеттік архивтерінде, Көкшетау, Атбасар қалаларының архивтерінде және Ақмола облысының мемлекеттік архивінде негізгі қызмет мәселелері бойынша іссапарлар жүзеге асырылатын болады.
Облыс мемлекеттік архивтердің құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету бөлігіндегі жұмысы материалдық-техникалық негізін нығайтуға және Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды ұйымдастыруды жетілдіруге бағытталатын болады. Осы мақсатта-тиісті бейнебақылау және күзет орнату, санитарлық-гигиеналық және температуралық-ылғалдылық тәртібін сақтау, өртке қарсы қауіпсіздікті сақтау жөнінде қажетті іс-шаралар өткізу.
«Архив – 2025» жобасын іске асырудың 2021-2025 жылдарға арналған Кешенді жоспарын іске асыру мақсатында 2023 жылы Көкшетау қаласы, Бұланды және Жақсы аудандарының мемлекеттік архивтері үшін ғимараттарды сатып алуы жоспарлануда. Сондай-ақ, Ақкөл ауданы мен Біржан сал ауданының мемлекеттік архивтеріндегі жүктемелердің 100% болуына байланысты архив ғимараттарына архив қоймаларын салуға жоба — сметалық құжаттама әзірлеу, Есіл ауданы архивінің ғимараттын күрделі жөндеуге ЖСҚ әзірлеу жоспарлануда. Архивтік құжаттарды цифрлық нысанға көшіруді жандандыру үшін 10 ағынды сканер, 21 планетарлық сканер, 4 кітап сканерін сатып алуы жоспарлануда.
Мемлекеттік архивтер құжаттарының физикалық жағдайын жақсарту бойынша жұмыстары жоспарлануда: 24862 парақты қалпына келтіру («Рауан»АҚ, Көкшетау өңірлік медициналық орталығы, Атбасар жолаушылар автокөлігінің кәсіпорны, «Ивановский» астықсовхозы, «Новосельский» совхозы, «Южный» совхозы және т.б.) картондау 38454 сақтау бірлігі (Атбасар ауданының ішкі саясат бөлімі»ММ, «Ұйымшыл» колхозы, Макинск халық депутаттарының ауылдық кеңесі және оның атқару комитеті, «Есіл ауданының Сұрған ауылдық әкімінің аппараты»ММ, «Киевское ауылдық әкімінің аппараты» ММ, «Ярославский»совхозы және т.б.); 366 парақтағы өшіп жатқан мәтіндерді қалпына келтіру, қағаз негіздегі 40353 сақтау бірлігі мен фотоқұжаттардың 1000 сақтау бірлігі істердің бар – жоғын және физикалық жағдайларын тексеру.
Аса құнды құжаттарды анықтау бойынша жұмысы Облыстық мемлекеттік архивте жоспарланған, уездік құжаттар, облыстық атқару комитеттері және партиялық құжаттар қоры бойынша 50 іс қаралатын болады. 15 сақтау бірлігінде аса құнды істер анықталатың болады.
120 қор бойынша есептік құжаттардың жиынтығы тексерілетін болады.
Қазақстан Компартиясының Атбасар аудандық комитеті қорының 671 сақтау бірлігі көлемінде тізімдемелерін қайта өңдеу бойынша жұмысы жалғастырылатын болады, сондай – ақ, 14 қор, 315 сақтау бірлігі құрамында Атбасар ауданының бастауыш партия ұйымдарының, кәсіпорындары мен мекемелерінің архивтік жиынтығы құрылады. Зеренді ауданының мемлекеттік архивімен Зеренді қаржы бөлімінің 254 сақтау бірлігі көлемінде тізімдемелерін қайта өңдеу бойынша жұмыстары жүргізілетін болады. Атбасар ауданының мемлекеттік архивімен Адыр элеваторының 202 ісі көлемінде қайта өңдеу бойынша жұмыстары жүргізілетін болады. Көкшетау қаласының мемлекеттік архивімен Көкшетау облысының әкімдігі жанындағы Жастар, туризм және спорт істері жөніндегі басқармасының 49 ісі көлемінде қайта өңдеу бойынша жұмыстары жүргізілетін болады.
1127 сақтау бірлігінде басқару құжаттары, 364 сақтау бірлігінде жеке құрамы бойынша барлық қайта өнделетін тізімдемелер саны, 818 сақтау бірлігінде басқару құжаттамасы, 318 сақтау бірлігінде жеке құрамы бойынша құжаттары жетілдіретін болады.
Жыл бойы архив қоймаларында температуралық-ылғалдылық тәртібін бақылау, зарарсыздандыру және дезинсекциялық өңдеу жүзеге асырылатын болады.
Облыстың архив мекемелері, Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамту және облыс ұйымдарында сақталатын жеке құрамы бойынша құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, мемлекеттік сақтауға берілетін құжаттардың іріктеу сапасын арттыру мәселелеріне назар аударатын болады. Сонымен қатар, Ақмола облысының барлық мекемелері мен ұйымдарында Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 31 тамыздағы № 630 қаулысымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану қағидаларына, сақтау мерзімі бар үлгілік құжаттар тізбесіне, 2022 жылғы 29 наурыздағы ведомстволық және жеке архивтердің құжаттарды қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану № 173 қағидаларын енгізуі жоспарлануда.
2023 жылы тұрақты сақталатын басқару құжаттарын, жеке текті, фотоқұжаттардың, бейнеқұжаттардың және жеке құрамы бойынша істерді қабылдануы жоспарлануда. 9293 сақтау бірлігін мемлекеттік сақтауға қабылдауы жоспарланған, оның ішінде басқару құжаттары 6780 іс, 252 сақтау бірлігі жеке тектік, 360 фото және 24 бейнеқұжат, жеке құрамы бойынша 1877 құжат.
«Құрмет» орденінің иегері, агроном Н.Д.Носачеваның; ҰОС ардагері Г.И.Шевцованың; ҰОС ардагері И.С.Анненкованың; аудан және облыстық мәслихат депутаты В.Н.Семчуктің, Егіндікөл ауданының құрметті азаматы О.Б.Глашеваның; Егіндікөл ауданының құрметті азаматы Б.И.Ысқақованың; еңбек ардагері, құрметті ұстаз Б.И.Пономареваның; Социалистік еңбек ері, механизатор Н.В.Карпухиннің және т.б. жеке текті жаңа қорлар құрылатын болады.
192 іс номенклатурасын жетілдіру, 200 семинар өткізу, ведомстволық архивтер туралы 100 ережені және сараптамалық комиссиялар туралы 107 ережені келісуі жоспарлануда.
Облыстың мемлекеттік архивтерінде ақылы қызмет көрсетілуіне байланысты Ақмола облысының мекемелері мен ұйымдарында 8 млн. 975 мың теңге сомасына құжаттарды ретке келтіруі жоспарлануда.
Ақпараттық-іздеу жүйелерін құру.
Облыстың мемлекеттік архивтерінде архив қорларын ақпараттандыруды арттыру бойынша жұмыстары жүргізілетін болады.
Облыстық мемлекеттік архив, Қазақстан КП Целиноград обкомының қоры бойынша басшы қызметкерлерге атаулы каталог жасау бойынша жұмысты жалғастырады.
Облыстың мемлекеттік архивтерінде барлығы 979 сақтау бірлігін қосып каталог жасау, каталогқа 1542 карточканы енгізуі жоспарланып отыр.
Облыстың мемлекеттік архивімен «Еңбек ардагері» бағдарламасына 1200 тегі енгізілетін болады, Көкшетау қаласының мемлекеттік архиві сатып алу-сату шарттары бойынша компьютерлік деректер қоры құрылатын болады және оған «Көкшетау қалалық мемлекеттік нотариалдық кеңсесі» 358 қоры бойынша 4000 шарт енгізіледі.
Жеке және заңды тұлғаларды Ақмола облысы мемлекеттік архивтерінің құжаттарына жылдам әрі тиімді қол жеткізумен қамтамасыз ету үшін электрондық архивті құру мақсатында 45000 сақтау бірлігінде, 4000000 бет (скан-бейнелер) көлемінде құжаттардың сканерлеуі болжанып отыр.
БЭАҚ ақпараттық жүйесіндегі жұмысына байланысты Ақмола облысының мемлекеттік архивтерімен ақпараттық жүйеге 43 қор, 86 тізімдеме, 22000 сақтау бірлігі мен 1650000 парақтары бойынша деректердің енгізілуі жоспарлануда.
Мемлекеттік архивтер қызметінде облыстың, қалалар мен аудандардың тарихы, сондай-ақ, мерейтойлық және тарихи оқиғаларға байланысты ретроспективті құжаттық ақпаратты анықтау мен пайдалануға ерекше орын берілген.
Архив құжаттары бойынша газеттерде (92) және мемлекеттік қызметтер бойынша (61), телебағдарламалар (4), экскурсиялар (60), сабақтар, дәрістер (72) мақалалар жариялауы жоспарланған. Мемлекеттік архивтер «Флоренц Найнтингель медалімен марапатталған әйелдер»; «Ақмола өңірінің жұлдыздары», «Ақмола облысының спортшылары», «Табиғатпен келісе отырып ...», «Көкшетау қаласының мемлекеттік архивіне – 30 жыл», ««Құрбан болғандар мен тірі қалғандарға тағзым етейік», «Біз бұл қорқынышты жылдарды мәңгілік есте сақтаймыз», «Уақыт сақтаушылары мен есте сақтаушылары» және т.б. Жалпы 76 көрме дайындауы жоспарланған.
Генеалогиялық және тақырыптық сипаттағы сауалдардың сапалы және дер кезінде орындалуын қамтамасыз етуге, ХҚО және «Электрондық үкімет» порталы арқылы мемлекеттік қызмет көрсетуге ерекше назар аударылатын болады. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызметтер көрсету саласындағы заңнамасын сақтау мәселесі бойынша 2023 жылға арналған бақылау іс-шаралары Ақкөл, Аршалы, Егіндікөл, Есіл, Жарқайың, Сандықтау аудандарының, сондай-ақ, Біржан сал ауданының мемлекеттік архивтерінде жүргізілетін болады.
Кадрлардың біліктілігін жоғарылату.
Ұжымның әлеуметтік дамуы.
2023 жыл бойы архив ісі мәселелері бойынша нормативтік-құқықтық актілерді зерттеу, әдістемелік және архив ісі әдебиетінің, «Қазақстан архивтері», «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу», «Құжат айналымы мәселелері» журналдардың жаңалықтарына шолу жасалады.
2023 жылы кәсіби және біліктілік даярлығын анықтау мақсатында, Мемлекеттік архив директорлары мен архивистерін аттестатталуы жоспарлануда. Мемлекеттік архивтерде архивистердің іскерлік біліктілігін арттыру, еңбекті қорғау және қауіпсіздік техникасы бойынша аппараттық оқу жүргізілетін болады.
Мемлекеттік архивтер кадрларын іріктеу мен орналастыруға, облыстың архив мекемелерінің кадрлық әлеуетін сақтау және нығайту жөніндегі жұмысты жетілдіруге біршама назар аударылатын болады.
Нақты мүмкіндіктерге сүйене отырып, архив мекемелерінің қызметкерлері мен архив ісінің ардагерлерін әлеуметтік қорғау мәселелеріне де назар аударылатын болады.