Аналитический доклад
к итоговому отчету за 9 месяцев 2023 года
о развитии архивного дела в Алматинской области:
состояние, тенденции, перспективы
Основными направлениями работы архивной службы области являются: комплектование архивного фонда и организация его централизованного учета, обеспечение сохранности и использования документов архивного фонда, оказание государственной услуги «Выдача архивных справок», работа с информационной системой «Единый электронный архив документов».
В Алматинской области функционируют государственный архив и его 10 городских/районных филиалов.
Собственные здания имеют Госархив и его 6 филиалов, 4 филиала арендуют площади у разных собственников в приспособленных зданиях. На платной основе находится филиал в г.Конаев, на бесплатной основе Балхашский и Илийский филиалы, Карасайский филиал расположен на базе областного архива.
В связи с разделением Райымбекского района на Кегенский и Райымбекский районы состоялось официальное открытие нового здания районного архива в Райымбекском районе с центром в селе Нарынкол.
Согласно штатному расписанию в КГУ «Государственный архив Алматинской области» численность работников составляет 127 штатных единиц, фактически работают 120 человек, из них 85 руководителей и специалистов, 35 технических работников.
Всего в государственном архиве Алматинской области и его филиалах хранятся 2 742 фондов, 894 827 (в том числе 884 240 на бумажных носителях) единиц хранения.
Национальный архивный фонд ежегодно пополняется новыми документами, характеризующими экономическое, социальное и культурное развитие области. За 9 месяцев 2023 года на государственное хранение поступило 44 фонда - 7 776 единиц хранения, из них новых 12 фондов - 2 453 единиц хранения (управленческой документации 8 фондов 1 232 ед.хр., по личному составу 2 фонда 1 067 ед.хр., по личному происхождению 2 фонда 154 ед.хр.), 32 дополнительных фонда - 5 323 ед.хр., (управленческой документации 27 фондов 2 457 ед.хр., по личному составу 1 фонд 2 819 ед.хр., по личному происхождению 4 фонда, 47 ед.хр.). Всего управленческой документации послупило 3 689 ед.хр., по личному составу 3 886 ед.хр., по личному происхождению 201 ед.хр.
Архивными учреждениями области проделана определенная работа по укреплению материально-технической базы: приобретены 5 моноблоков, а также лаборатория для создания страхового фонда, отсканированных и оцифрованных документов.
Архивными учреждениями выполнен значительный объем работ по формированию Национального архивного фонда, межотраслевому организационно-методическому руководству вопросами делопроизводства и контролю за его состоянием и ведомственным хранением документов.
Значительное место в работе архивных учреждений занимают вопросы контроля за состоянием делопроизводства и ведомственного хранения документов.
За 9 месяцев 2023 года в КГУ «Государственный архив Алматинской области» было проведено 15 заседаний ЭПМК, на которой рассмотрено 526 материалов ( 105 номенклатуры дел, 100 описей постоянного срока хранения, 49 по личному составу, 7 личных дел, 108 актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения, 88 бланков строгой отчетности, 69 положении и инструкции).
За 9 месяцев 2023 года архивными учреждениями области отсканированы 6 872 единиц хранения (717 179 листов), переведено в цифровой формат 4 766 единиц хранения (556 103 листов).
В разделах Информационной системы «Единый электронный архив документов» произведена сверка фондов, вносятся данные описей, исторические справки, номенклатуры дел и другие.
Архивными учреждениями области оказывается государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
Особое внимание архивистами области уделяется вопросам своевременного и качественного исполнения запросов организаций и граждан.
За 9 месяцев 2023 года исполнено всего 17 169 запросов: посредством ЦОН – 1 222, посредством портала «электронное правительство» - 10 954 , через канцелярию услугодателя - 4 993 .
В целях дальнейшей популяризации архивного дела в средствах массовой информации за 9 месяцев 2023 года в областных и районных СМИ опубликовано 24 статьи, проведены 10 телепередач, организованы 19 фотодокументальных выставок, 32 семинара, 30 производственных учеб, в том числе по противодействию коррупции, терроризма и противопожарной безопасности, 1 литературный вечер, 1 лекция, 1 встреча, 14 круглых столов, 9 экскурсии, представлены 6 видеролика и 1 исторический час.
Читальный зал государственного архива посетили 44 исследователей, выданы для проведения исследовательских работ 5 146 дел, 1 076 описей.
Проблемные вопросы
В архивной сфере области имеется ряд проблемных вопросов по загруженности архивохранилищ, в целом по архивным учреждениям области загруженность составляет 96 %.
Для Государственного архива Алматинской области требуется строительство типового здания в областном центре г.Конаев с вместимостью архивных документов 2 млн. единиц хранения.
Также требуется строительство зданий для Балхашского и Илийского филиалов.
В связи со 100% загруженностью архивохранилищ требуется пристройка к основному зданию архивохранилищ с вместимостью 30-35 тысяч единиц хранения для следующих филиалов: Жамбылский, Кегенский, Талгарский и Уйгурский, капитальный ремонт для Енбекшиказахского филиала и подключение природного газа для Енбекшиказахского и Жамбылского филиалов.
Задачи и перспективы
Согласно Комплексному плану мероприятий по реализации проекта «Архив - 2025» в течение 2023 - 2025 годов будет проведен ряд мероприятий по укреплению материальной - технической базы:
- приобретение 20 оборудований для поддержки климат - контроля;
- 10 поточных сканеров.
Будет продолжена работа по дальнейшему развитию информационных технологий, переводу особо ценных, исторически значимых документов на электронные носители, в информационной системе «Единый электронный архив документов», создание страхового фонда особо ценных документов.
В рамках комплексного плана мероприятий по реализации проекта «Архив - 2025» запланировано издание сборников документов: сборник документов «Конфискация по Енбекшиказахскому району» 1928 год, сборник документов «Конфискация по Илийскому району» 1928 год, справочник по административно-территориальному делению 2000-2015 годы.