Алматы облысында архив ісін дамыту:
жағдайы, тенденциялары, болашағы туралы
2023 жылдың 9 айлығына арналған қорытынды есепке
талдамалық баяндама
Облыстың архив қызметі жұмысының негізгі бағыттары: архив қорын жинақтау және оның орталықтандырылған есебін ұйымдастыру, архив қоры құжаттарының сақталуы мен кеңінен пайдаланылуын қамтамасыз ету, "Архивтік анықтамаларын беру" мемлекеттік қызметін көрсету, "Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві" ақпараттық жүйесімен жұмыс істеу болып табылады.
Алматы облысында мемлекеттік архив және оның қалалық/аудандық 10 филиалы жұмыс істейді.
Мемлекеттік архив пен оның 6 филиалының өз ғимараттары бар, 4 филиал бейімделген ғимараттар мен үй - жайлардағы әртүрлі меншік иелерінен жалдап отыр, Балқаш және Іле филиалдары ақысыз негізде, Қонаев қаласындағы филиал ақылы негізде, Қарасай филиалы облыстық архивтің ғимаратында орналасқан.
Райымбек ауданының Кеген және Райымбек аудандарына бөлінуіне байланысты, орталығы Нарынқол ауылы Райымбек ауданында орналасқан аудандық архив ғимараты ашылды.
Штаттық кестеге сәйкес, «Алматы облысының мемлекеттік архиві» КММ - нің қызметкерлер саны 127 адамды құрайды, нақты 120 адам жұмыс істейді, оның 85-і басшылар мен мамандар, 35-сі техникалық қызметкерлер.
Ұлттық архив қоры жыл сайын облыстың экономикалық, әлеуметтік және мәдени дамуын сипаттайтын жаңа құжаттармен толықтырылуда.
Алматы облысының мемлекеттік архиві және оның филиалдарында жалпы 2742 қор, 894 827 (оның ішінде қағаз жүзінде – 884 240) сақтау бірлігі сақталуда.
2023 жылдың 9 айлығының АОМА және оның филиалдарының есептік кезеңінде мемлекеттiк сақтауға: 44 қор, 7 776 сақтау бірлігі, оның ішінде 12 жаңа қор – 2 453 с.б. (басқармалық бойынша 8 қор 1232 с.б., жеке құрам бойынша 2 қор 1 067 с.б. , жеке тектік 2 қор 154 с.б. ); 32 қосымша қор – 5 323 с.б. (басқармалық 27 қор 2 457 с.б., жеке құрам бойынша 1 қор 2 819 с.б. , жеке тектік бойынша 4 қор, 47 с.б.) келіп түсті. Барлық құжаттар құрамы бойынша басқармалық 3 689 с.б. , жеке құрам бойынша 3 886 с.б. , жеке тектік - 201 с.б. түсті.
Облыстың архив мекемелері материалдық-техникалық базаны нығайту бойынша бірқатар жұмыстар атқарылды: 29 дана компьютер құрылғыларымен, 5 моноблок, сонымен қатар архвтік құжаттарды сканерлеу, цифрландыру және сақтандыру қорын құру зетрханасы сатып алынды.
Архив мекемелері ұлттық архив қорын қалыптастыру, іс жүргізу және оның жай-күйі мен құжаттардың ведомстволық сақталуын бақылау мәселелеріне салааралық ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылық жасау жөніндегі жұмыстардың елеулі көлемін орындауда.
Архив мекемелерінің жұмысында іс жүргізу және құжаттардың ведомстволық сақталу жағдайын бақылау мәселелері маңызды орын алады.
Сондай-ақ, «Алматы облысының мемлекеттік архиві» КММ-де 15 рет СТӘК отырысы өтіп, 526 материал қаралды (105 істер номенклатуралары, 100 тұрақты сақталатын істер тізімдемесі, 49 жеке құрам бойынша істер тізімдемесі, 7 жеке іс, 108 сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу актілері, 88 қатаң есептегі баспа-бланктер, 69 ережелер мен нұсқаулықтар).
2023 жылдың 9 айлығында архив мекемелері 6 872 сақтау бірлігін (717 179 парақ) сканерлеп, цифрлық форматқа 4 766 сақтау бірлігін (556 103 парақ) енгізді.
"Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві" ақпараттық жүйесінің бөлімдерінде қорларды салыстырып тексеру жүргізілді, тізімдемелердің деректері, тарихи анықтамалар, істер номенклатурасы енгізілуде.
Облыстың архив мекемелері "Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру" мемлекеттік қызмет түрін көрсетеді.
Облыс архивистері ұйымдар мен азаматтардың сұраныстарын уақытылы және сапалы орындау мәселелеріне ерекше назар аударады.
2023 жылдың 9 айлығында барлығы 17 169 сауал орындалды: ХҚКО арқылы – 1 222, "электрондық үкімет" порталы арқылы – 10 954, көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі арқылы – 4 993 көрсетілді.
2023 жылдың 9 айлығында архив ісін дамыту мақсатында аудандық газеттерге 24 мақала жарияланды, бұқаралық ақпарат құралдарында 10 телехабар өткізілді, 19 фотоқұжатты көрме ұйымдастырылды, 32 семинар, 30 өндірістік оқу, оның ішінде сыбайлас жемқорлыққа, терроризмге қарсы күрес және өрт қауіпсіздігі туралы өндірістік оқулар, 9 саяхат, 6 бейнеролик, 14 дөңгелек үстел, 1 лекция, 1 кездесу, 1 әдеби кеш, 1 тарих сағаты өткізілді.
Мемлекеттік архивтің оқу залына 44 зерттеуші келіп, зерттеу жұмыстарын жүргізу үшін 5 146 іс пен 1 076 тізімдеме берілді.
Проблемалық мәселелер
Облыстың архив саласында архив қоймаларының жүктемесіне қатысты бірқатар түйткілді мәселелер бар, жалпы облыстағы архив қоймаларының жүктемесі 96 пайызды құрайды.
Алматы облысының мемлекеттік архиві үшін 2 млн. сақтау бірлігін құрайтын типтік ғимараттың құрылысын облыс орталығы Қонаев қаласында салынуын қажет етеді.
Сондай-ақ, Балқаш және Іле филиалдарына да құрылысын салуды қажет етеді.
Архив қоймаларының 100% жүктелуіне байланысты негізгі ғимаратқа Жамбыл, Кеген, Талғар және Ұйғыр филиалдары үшін сыйымдылығы 30-35 сақтау бірлігінен тұратын архивтік қоймаға қосымша құрылыс салу талап етіледі, Еңбекшіқазақ филиалына күрделі жөндеу жұмыстары, Жамбыл және Еңбекшіқазақ филиалдарына табиғи газды қосу қажет етеді.
Міндеттері мен болашағы
"Архив - 2025" жобасын іске асыру жөніндегі іс - шаралардың кешенді жоспарына сәйкес 2022-2025 жылдар ішінде материалдық - техникалық базаны нығайту жөнінде бірқатар іс - шаралар өткізілетін болады:
- климаттық бақылауды қолдау үшін 20 жабдықталған құрылғы;
- 10 ағынды сканер сатып алынады.
Ақпараттық технологияларды одан әрі дамыту, аса құнды, тарихи маңызы бар құжаттарды, жеке құрам бойынша құжаттарды электрондық жеткізгіштерге көшіру, "Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві" ақпараттық жүйесінде, аса құнды құжаттардың сақтандыру қорын құру жөніндегі жұмыс жалғастырылатын болады.
"Архив - 2025" жобасын іске асыру жөніндегі кешенді іс - шаралар жоспары шеңберінде құжаттар жинағын басып шығару жоспарланған: «Еңбекшіқазақ ауданы бойынша тәркілеу» құжаттар жинағы 1928 жыл, «Іле ауданы бойынша тәркілеу» құжаттар жинағы 1928 жыл, әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша анықтамалық 2000-2015 жылдар.