Положение Об отделе документационного обеспечения и контроля аппарата акима города Алматы

 

 

Приложение 3

к приказу руководителя

аппарата акима города Алматы

от «__» _______ 2025 года №____

 

Приложение 8

к приказу руководителя

аппарата акима города Алматы

от 18 июня 2024 года № 5/б-к

 

 

Положение

об отделе документационного обеспечения и контроля

аппарата акима города Алматы

 

  1. Общие положения

 

  1. Отдел документационного обеспечения и контроля аппарата акима
    города Алматы (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата акима города Алматы.
  2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, постановлениями акимата города Алматы, решениями и распоряжениями акима города Алматы, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
  3. Структура, штатная численность Отдела утверждается руководителем аппарата акима города Алматы в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

 

  1. Задачи, права и обязанности Отдела

 

  1. Задача:

1) документационное обеспечение деятельности акима и аппарата акима города Алматы, координация работы структурных подразделений акимата города Алматы по организации и совершенствованию делопроизводства;

2) контроль своевременности исполнения актов и поручений Президента, Государственного секретаря, руководства Администрации Президента, Правительства, Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан, акима города Алматы;

3) участие в процессе цифровизации и автоматизации документационного обеспечения деятельности акима и аппарата акима города Алматы, контроля исполнения документов;

4) формирование и ведение базы контрольных экземпляров правовых актов акима и акимата города Алматы (далее - акты акима и акимата), приказов руководителя аппарата по основной деятельности, обеспечение хранения актов акима и акимата, ведение ведомственного архива;

5) формирование и контроль своевременности исполнения протокольных поручений акима города Алматы;

6)информационно-аналитическое и организационно-протокольное обеспечение международной деятельности акимата города Алматы, проведение экспертизы текста и материалов на государственном языке, представленных отделами аппарата акима и структурными подразделениями акимата города Алматы.

  1. 5.Права и обязанности:

1) запрашивать и получать в установленном порядке от органов государственного управления и других организаций города информацию, необходимую для реализации поставленных целей и задач;

2) вносить на рассмотрение руководителя аппарата акима города Алматы предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

3) участвовать в разработке актов акима и акимата города Алматы;

4) участвовать на совещаниях, проводимых акимом города, руководителем аппарата, заседаниях акимата города, коллегиях департаментов, управлений, непосредственно подчиненных акиму города, мероприятиях, проводимых местными исполнительными органами, акимами районов;

5) взаимодействовать с управлениями и отделами аппарата акима города Алматы, местными представительными и исполнительными органами, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

6) рассмотрение обращений физических и юридических лиц, петиций
в рамках своей компетенции и подготовки по ним ответов.

  1. Функции:

1) обеспечение организации, ведения и совершенствование системы документационного обеспечения управления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе, содержащими сведения служебной информации ограниченного распространения
«Для служебного пользования»;

2) внесение предложений по улучшению организации документирования, управлении документацией в аппарате и структурных подразделениях акимата города Алматы;

3) рассмотрение обращений физических и юридических лиц в пределах компетенции отдела;

4) осуществление внутреннего контроля за сроками исполнения;

5) осуществление контроля соблюдения исполнителями требований законодательства Республики Казахстан, Администрации Президента, Аппарата Правительства Республики Казахстан по работе с документами;

6) проведение анализа исполнительской дисциплины, информирование руководства о его результатах;

7) оказание практической помощи на местах по вопросам организации контроля исполнения и принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений и недостатков;

 8) обеспечение порядка электронного документооборота и контроля исполнения в аппарате акима и его координация в структурных подразделениях акимата города Алматы;

          9) участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении информационных технологий по осуществлению контроля исполнения документов;

10) оказание информационно-методической помощи отделам аппарата акима города, аппаратам акимов районов и управлениями города по вопросам документирования, управления документацией и применения систем электронного документооборота;

11) организация работы по ведению нормативной правовой базы актов акима и акимата, в том числе через интранет-портал государственных органов;

12) проведение анализа проектов актов акима и акимата, приказов руководителя аппарата по основной деятельности на предмет соблюдения технических норм документирования, соблюдения стилистических и грамматических норм, наличие соответствующих согласований; 

13) взаимодействие со структурными подразделениями в процессе подготовки проектов, в т.ч. оказание методической и практической помощи органам–разработчикам проектов актов акима и акимата в пределах компетенции;

14) своевременная рассылка на исполнение, направление нормативных правовых актов акима и акимата в установленном порядке на государственную регистрацию через интранет-портал государственных органов в органы юстиции, для публикации в печати, размещения на интернет-ресурсе;

15) мониторинг статистических сведений о принятых правовых актах, информирование о его результатах руководства аппарата акима города Алматы;

16) организация хранения, комплектования и использования документов ведомственного архива аппарата акима города Алматы;

17) взаимодействие с Центральным Государственным архивом города Алматы по вопросам государственного хранения актов акима и акимата, приказов руководителя аппарата по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

18) формирование проектов протокольных поручений акима города Алматы (далее – Протокольные поручения), проведение процедуры их согласования, подписания;  

19) внесение Протокольных поручений в систему учета;

20) осуществление контроля за сроками исполнения Протокольных поручений, внесения исполнителями сведений об исполнении в систему учета;

21) проведение анализа исполнительской дисциплины по Протокольным поручениям и информирование руководства о его результатах;

22) проведение экспертизы текста и материалов (писем, обращений), представленных отделами аппарата акима и структурными подразделениями акимата города Алматы;

23) проведение экспертизы проектов нормативно-правовых актов, представленных отделами аппарата акима и структурными подразделениями акимата города Алматы;

24) консультирование и оказание методической помощи структурным подразделениям акимата города в ведении делопроизводства на государственном языке.

 

  1. Организация деятельности Отдела

 

  1. Отдел обладает правами и обязанностями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
  2. 8.Отдел возглавляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем аппарата акима города Алматы
    в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
  3. 9.Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных
    на Отдел задач и осуществление им своих полномочий.
  4. Руководитель Отдела представляет руководителю аппарата акима предложения по структуре и штатной численности Отдела.
  5. В период временного отсутствия руководителя Отдела, его обязанности выполняет главный инспектор отдела.
  6. Документы, направляемые от Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае отсутствия – лицом его замещающим.
Дата публикации
23 августа 2026