ПОЛОЖЕНИЕ отдела организационной работы и документационного обеспечения аппарата акима Ауэзовского района города Алматы

ПОЛОЖЕНИЕ

отдела организационной работы и документационного обеспечения

аппарата акима Ауэзовского района города Алматы

 

1. Общие положения
2. Отдел организационной работы и документационного обеспечения аппарата акима района (далее по тексту – Отдел) является структурным подразделением коммунального государственного учреждения «Аппарат акимаАуэзовского района города Алматы».
3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
4. Структура и штатная численность Отдела утверждается акимом района в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
5. Отдел состоит из:

1) руководителя;

2) главного специалиста;

3) главного специалиста;

4) главного специалиста.

 

2. Основные задачи, функции, права и обязанности отдела
3. Задача: обеспечение единого порядка документирования,  организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем. Обеспечение контроля своевременного и качественного исполнения документов, постоянного анализа исполнительской дисциплины отделов аппарата акима.

          Функции:         

1) осуществляет первоначальную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

           2) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов;

           3) осуществляет контроль  за исполнением документов в установленные сроки, оформлением писем (наличие обязательных реквизитов электронного документа), по отправке писем через почтовое отделение, регулярно информирует акима района о результатах исполнения документов;

4) проводит процедуры проверки подлинности электронной цифровой подписи (ЭЦП) с пользованием открытого ключа электронной цифровой подписи;

5) осуществляет ведение учета и контроля исполнения документов в единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) с использованием электронной регстрационной контрольной карточки;

6) осуществляет ведение делопроизводства документов с пометкой для служебного пользования (ДСП);

           7) составляет номенклатуру дел организации, разрабатывает типовую  номенклатуру  дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;

      8) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с  документами, повышению исполнительской  дисциплины;

          9) оказывает методическую, консультативную помощь отделам и службам аппарата акима в организации делопроизводства, применении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, рассмотрении обращений физических и юридических лиц;

10) предоставляет аналитические справки и информации по рассмотрениям  обращений физических и юридических лиц акиму района;

          11) отдел совместно с отделом культуры и развития языков координирует работу по соблюдению Закона Республики Казахстан «О языках», реализации Государственной программы  функционирования и развития языков 2011-2020гг.;

          12) организует личный прием граждан акимом, его заместителями и руководителем аппарата акима района,  согласно утвержденному  графику.

6. Задача: осуществление протокольно-организационного обеспечения совещаний, заседаний и других мероприятий.

          Функции:

1) обеспечивает исполнение протокольных поручений акима города и района,               и контрольных документов;

2) организует совместно с территориальным отделом управления внутренней политики г.Алматы,отделами аппарата акима района подготовку, проведение и оформление отчетных встреч акима, сходов с населением района;

3) осуществляет свод  информаций по итогам проведенных работ отделов и их планов по-квартально, полугодию и год;

4) обеспечивает участие отдела, коллектива аппарата акима района  в проводимых организационно-массовых мероприятиях города, района.

7. Задача: обеспечение организационныхработ районной избирательной комиссии при проведении выборов.

Функции:

1) оказание содействия избирательным комиссиям в подготовке и проведении выборов;

2) оказание содействия в оснащении помещений избирательных участков                    в установленном законом порядке.

8. Права и обязанности:

- проверять совершенствование системы контроля и исполнительской дисциплины отделов, служб и управлений, предприятий, организаций и учреждений района по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, выполнения постановлений и распоряжений акима г. Алматы, решений и распоряжений акима района;

- требовать от руководителей районных служб  района необходимой информации и сведений по выполнению директивных документов, поручений акима города Алматы и района;

- возвращать на доработку  документы, подготовленные  с нарушениями  установленных правил;

- участвовать на совещаниях акима района, совещаниях и других мероприятиях, проводимых другими государственными органами по вопросам, отнесенным к ведению отдела;

- вносить на рассмотрение акима района предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- обеспечение надлежащих условий труда и повышение квалификации работников отдела;

- привлекать специалистов служб, подразделений и аппарата акима района при выполнении своих должностных обязанностей;

- качественное и своевременное выполнения задач, функций и прав, возложенных настоящим Положением на отдел.

 

3. Организация деятельности отдела
4. 9. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
5. 10. Структурное подразделение государственного органа возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
6. 11. Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
7. 12. Руководитель Отдела представляет руководству аппарата предложения по структуре и штатному расписанию структурного подразделения.
8. 13. Документы, направляемые от имени Отдела в другие Отделы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае отсутствия - лицом его замещающим.

Дата публикации

27 августа 2020