Әуезов ауданы әкімі аппаратының ұйымдастыру жұмысы және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ЕРЕЖЕ

Әуезов ауданы әкімі аппаратының

ұйымдастыру жұмысы және құжаттамалық

 қамтамасыз ету бөлімі туралы

ЕРЕЖЕ

 

1. Жалпы ережелер

 

1. Аудан әкімі аппаратының ұйымдастыру жұмысы және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі мәтін бойынша - Бөлім) «Алматы қаласы Әуезов ауданы әкімі аппараты» Коммуналдық мемлекеттік мекемесінің құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
2. Бөлім өз жұмысын атқару барысында Қазақстан Республикасы Конституциясын, заңдарын, Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің актілерін, басқа да нормативтік құқықтық актілерін және осы Ережені басшылыққа алады.
3. Бөлімнің құрылымы мен штаттық санын Алматы қаласы Әуезов ауданының әкімі Қазақстан Республикасының заңнамасы негізінде бекітеді (бұдан әрі – аудан Әкімі).
4. Бөлім:

1) басшы;

2) бас маман;

3) бас маман;

4) бас маманнан тұрады.

 

2. Бөлімінің негізгі міндерттері, функциялары, құқықтары және міндеттері

 

5. Міндеттері: құжаттандырудың бірыңғай тәртібін, құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды, ақпараттық іздестіру жүйелерін жасауды және жүргізуді қамтамасыз ету, құжаттардың уақытылы және сапалы орындалуын бақылауды, әкім аппаратының бөлімдерінің атқарушылық тәртібіне тұрақты талдау жасалуын қамтамасыз ету.

          Функциялары:

1) құжаттарды алғашқы өңдеуді, алдын ала қарауды, тіркеуді, есебін жүргізуді, сақтауды, жеткізуді, жіберуді жүзеге асырады;

          2) мекеме басшысының кіріс құжаттарын уақтылы қарауын ұйымдастырады;

          3) құжаттардың белгіленген мерзімдерде орындалуын, хаттардың рәсімделуін (электрондық құжаттың міндетті реквизиттерінің болуы), пошта бөлімшесі арқылы хаттарды жөнелтуді бақылауды жүзеге асырады, аудан әкіміне құжаттардың орындалуы туралы жүйелі хабарлайды;

          4)  электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭЦҚ) ашылған кілтін пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның шынайылығын тексеру рәсімін жүргізеді;

          5) электрондық тіркеуге арналған бақылау карточкасын пайдалана отырып, электрондық құжатайналымының бірыңғай жүйесінде (ЭҚБЖ) құжаттардың орындалуының есебін жүргізуді, бақылауды жүзеге асырады;

          6) «қызметтік пайдалану үшін» белгісі соғылған құжаттар бойынша іс жүргізуге жүзеге асырады;

          7) мекеменің істерінің номенклатурасын әзірлейді, істердің үлгілік номенклатурасын әзірлейді, істердің сақталуын және олардың пайдаланылуын ведомствалық архивке белгіленген тәртіпке сәйкес тапсырылуын қамтамасыз етеді;

          8) құжаттармен жұмыстың түрлерін, әдістерін жетілдіру, атқарушылық тәртіпке көтеру бойынша іс-шараларды әзірлейді;

          9) әкім аппаратының бөлімдері мен қызметтеріне іс жүргізуді ұйымдастыру, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттандырудың және құжаттаманы басқарудың Үлгі ережесін қолдану бойынша әдістемелік, консультациялық көмек көрсетеді;

          10) аудан әкіміне жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау бойынша талдау анықтамаларын, ақпараттандыруды ұсынады;

          11) бөлім мәдениет және тілдерді дамыту бөлімімен бірлесе отырып, Қазақстан Республикасының «Тіл туралы» Заңының талаптарын сақтау, тілдерді қолдану мен дамытудың 2011-2020 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасын іске асыру жұмысын үйлестіреді;

          12) бекітілген кестеге сәйкес әкімнің, оның орынбасарларының және аудан әкімі аппараты басшысының азаматтарды жеке мәселемен қабылдауын ұйымдастырады.

6. Міндеті: кеңестердің, мәжілістердің және басқа да іс-шаралардың хаттамалық-ұйымдастырушылық жағынан қаматамасыз етілуін жүзеге асыру.

Функциялары:

1) қала әкімінің, аудан әкімінің хаттамалық тапсырмаларының, бақылау құжаттарының орындалуын қамтамасыз етеді;

2) Алматы қаласы Қоғамдық даму басқармасының аумақтық бөлімімен, аудан әкімі аппаратының бөлімдерімен бірлесе отырып, әкімнің есептік кездесулерін өткізуді және ресімдеуді ұйымдастырады;

3) бөлімдер жүргізген жұмыстардың қорытындыларын және олардың тоқсандық, жартыжылдық, жылдық жоспарлары бойынша ақпараттарды жинақтауды жүзеге асырады;

4) бөлімнің, аудан әкімі аппараты ұжымының қала, аудан өткізетін ұйымдастыру бұқаралық іс-шаралардың жүргізілуін қамтамасыз етеді.

7. Міндеті: сайлау өткізетін кезде аудандық сайлау комиссиясының ұйымдастыру жұмыстарының жүргізілуін қамтамасыз ету.

Функциялары:

• сайлау комиссияларына сайлауға дайындалуға және өткізуге жәрдемдесу;

          2) сайлау учаскелерінің үй-жайларының заңмен белгіленген тәртіпке сәйкес жарақтандырылуы бойынша жәрдемдесу.

8. Құқықтары мен міндеттері:

- бөлімдердің, ауданның қызметтері мен басқармаларының жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарауы бойынша орындаушылық тәртіпті бақылау жүйесінің жетілдірілуін, Алматы қаласы әкімінің қаулылары мен өкімдерінің, аудан әкімінің шешімдері мен өкімдерінің орындалуын тексеру;

          - аудандық қызметтердің басшыларынан Алматы қаласы әкімінің, аудан әкімінің директивалық құжаттарын, тапсырмаларын орындауға қажетті ақпараттарды, мәліметтерді беруін талап ету;

          - белгіленген ережерелерді бұза отырып әзірленген құжаттарды түзетіп, өңдеу үшін қайтару;

          - аудан әкімінің кеңестеріне, бөлімнің жүргізуіне жатқызылған мәселелер бойынша басқа да мемлекеттік органдар өткізетін кеңестерге және басқа да іс-шараларға қатысу;

          - бөлімнің құзіретіне жататын мәселелер бойынша аудан әкімінің қарауына ұсыныстар енгізу;

          - бөлімнің қызметкерлеріне тиісінше еңбек жағдайларының жасалуын, біліктілігін көтерілуін қамтамасыз ету;

          - өзінің қызметтік міндеттерін орындау кезінде қызметтердің, бөлімшелердің, аудан әкімі аппаратының мамандарын қатыстыру;

          - бөлімге осы Ережемен жүктелген міндеттерді, функцияларды, құқықтарды сапалы,уақтылы орындау.

 

3. Бөлімнің қызметін ұйымдастыру

 

9. Бөлімнің заң актілеріне, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, Қазақстан Республикасының басқа да заң актілеріне сәйкес оның негізгі міндеттерін, функцияларын іске асыруға қажетті өкілеттіктері бар.
10. Мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне Қазақстан Республикасының заңнамасымен қызметке тағайындалатын және қызметінен босатылатын басшы жетекшілік етеді.
11. Бөлім басшысы Бөлімінің қызметіне жалпы басшылық етуді жүзеге асырады және Бөлімге жүктелген міндеттердің орындалуы және өзінің функцияларының жүзеге асырылуы үшін оған дербес жауапкершілік жүктеледі.
12. Бөлім басшысы аппараттың басшылығына құрылымдық бөлімшенің құрылымы мен штаттық кестесі бойынша ұсыныстар береді.
13. Бөлімнің атынан басқа Бөлімдерге Бөлімнің құзретіне енетін мәселелер бойынша жолданатын құжаттарға Бөлім басшысы қол қояды, ол болмаған кезде - оның орнындағы адам қол қояды.

Дата публикации

27 августа 2020