Утверждено
распоряжением акима
Ауэзовского района
города Алматы
от 15 ноября 2023г., № 192/к-ө
ПОЛОЖЕНИЕ
отдела документационного обеспечения
аппарата акима Ауэзовского района города Алматы
2.Задачи и функции
Функции:
1) анализ и планирование потребности государственного органа в кадрах, в том числе по специальностям и квалификациям;
3) мониторинг кадров и ведение кадрового делопроизводства, в том числе посредством информационной системы «е-қызмет»;
4) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранения, доставку и рассылку документов;
5) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов;
6) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, оформлением писем (наличие обязательных реквизитов электронного документа), по отправке писем через почтовое отделение, регулярно информирует акима района о результатах исполнения документов;
7) проводит процедуры проверки подлиностии электронной цифровой подписи (ЭЦП) с пользованием открытого ключа электронной цифровой подписи;
8) осуществляет ведение учта и контроля исполнения документов в единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) с использованием электронной регистрационной контрольной карточки;
9) осуществляет ведение делопроизводства документов с пометкой для служебного пользовния (ДСП);
10) составляет номенклатуру дел организации, разрабатывает типовую номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;
11) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнитльской дисциплины;
12) оказывает методическую, консультативную помощь отделам и службам аппарата акима в организации делопроизводства, применении «Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях», утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 августа 2022 года № 630, рассмотрении обращений физических и юридических лиц;
13) предоставляет аналитические справки и информации по рассмотрениям обращений физических и юридических лиц акиму района;
Функции:
1) организация профессиональной адаптации и наставничества в государсивенном органе;
2) обеспечение профессионального развития кадров государственного органа, в том числе путем организации стажировок, подготовки, переподготовки, повышения квалификации государственных служащих в соответствии с установленными сроками;
3) организация и обеспечение деятельности кокурсной, дисциплинарной и иных комиссий по кадровым вопросам;
4) обеспечение соблюдения процедур поступления на государственную службу, прохождения и прекращения государственной службы, проведения служебных расследований, оценки деятельности административных государственных служащих, атестации и обучения, в том числе в единой автоматизированной базе данных (информационной системе) по персоналу государственной службы;
5) организация отбора кадров, оформление документов, связанных с прохождением государственными служащими государственной службы, осуществления учета персональных данных государственных служащих, организация проведения оценки деятельносьти административных государственных служащих;
6) обеспечеие исполнения в государственном органе трудового законодательства и законодательства о государственной службе, обеспечение соблюдения режима и условий труда, а также ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе;
7) обеспечение социальной правовой защищенности государственных служащих, разработка порядка применения поощрений государственных служащих, утверждаемого актом государственного органа.
Запрашивать сведения, информации, материалы и документы из правоохранительных и других государственных органов, отделов аппарата акима города и районов по кадровым вопросам, н вновь принятых сотрудников, декларации о доходах сотрудников и их супругов;
- осуществляет иные права в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
- взаимодействует с уполномоченным органом по делам государственной службы или его территориальным подразделением;
- проверять совершенствование системы контроля и исполнительской дисциплины отделов, служб и управлений, предприятий, организаций и учреждений района по исполнению прокотольных поручений акима грода и района, выполнения постановлений и распоряжений акима г. Алматы, решений и распоряжений акима района;
- требовать от руководителей районных служб района необходимой информации и сведений по выполнению директивных документов, поручений акима города Алматы и района;
- возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил;
- участвовать на совещаниях акима района, совещаниях и других мероприятиях, проводимых другими государственными органами по вопросам, отнесенным к ведению отдела;
- вносить на рассмотрение акима района предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- обеспечение надлежащих условий труда и повышение квалификации работников отдела;
- привлекать специалистов служб, подразделений и аппарата акимата района при выполнении своих должностных обязанностей;
- качественное и своевременное выполнения задач, функций и прав, возложеннных настоящим Положениям на отдел.
4.Ответственность
Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, функций и прав, возложенных настоящим Положением на отдел, несет руководитель отдела.
Сотрудники отдела несут персональную ответственность за неисполнение и/или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностной инструкцией обязанностей, не своевременное исполнение возложенных на них задач, разглашение сведений, предоставляющих конфиденциальный или служебный характер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В случае совершения сотрудниками отдела преступлений и правонарушений, они несут уголовную, административную, материальную ответственность на основаниях и в порядке, предусмотренном законодательством Республики Казахстан.
Взаимодействие между отделами аппарата акима Ауэзовского района города Алматы, территориальными подразделениями городских учреждений и иными подразделениями осуществляется в соответствии с организационно-распорядительными документами.