УТВЕРЖДЕНО
распоряжением акима
Алмалинского района г. Алматы
от « » января 2026 года № /к
Положение
об отделе документационного обеспечения
коммунального государственного учреждения
«Аппарат акима Алмалинского района города Алматы»
- Общие положения
- Отдел документационного обеспечения является структурным подразделением коммунального государственного учреждения «Аппарат акима Алмалинского района города Алматы».
- Отдел документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
- Структура, штатная численность отдела документационного обеспечения утверждаются акимом города Алматы в порядке, установленным законодательством Республики Казахстан в пределах лимита штатной численности.
- Отдел документационного обеспечения состоит из 3-х сотрудников:
1) Руководитель отдела;
2) Главный инспектор;
3) Главный специалист;
- Задачи, права и обязанности
отдела документационного обеспечения
- Задача отдела документационного обеспечения:
- совершенствовать формы обратной связи и укреплять уровень доверия граждан к государственным институтам в рамках реализации концепции «Слышащего государства».
- организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате акима;
- комплектование законченных делопроизводством документов аппарата акима постоянного и временного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве аппарата акима;
- обеспечение защиты государственных секретов, ведение секретного делопроизводства, контроль за соблюдением режима секретности в соответствии с возложенными задачами и в пределах компетенции;
- обеспечение прохождения государственной службы в аппарате акима района;
- Права и обязанности отдела документационного обеспечения:
1) запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата акима района, государственных органов, предприятий, учреждений и организаций необходимую информацию и материалы, относящихся к компетенции отдела;
2) взаимодействовать с уполномоченным органом по делам государственной службы или его территориальным подразделением;
3) проводить проверку организации документирования и управления документацией в подразделениях аппарата акима района и доводить результаты проверок до руководства для принятия мер;
4) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, нарушивших установленные нормы законов и правил;
5) осуществлять контроль по рассмотрению обращений физических и юридических лиц согласно срокам, установленных Административным Процедурно-Процессуальным Кодексом Республики Казахстан, а также по исполнению служебной корреспонденции;
6) соблюдать трудовую и исполнительскую дисциплину, хранить государственные секреты и иную охраняемую законом тайну, а также выполнять основные обязанности, определенные Законом Республики Казахстан «О государственной службе».
7) анализ обращений и выявление системных проблем, поднимаемых заявителями.
- Функции отдела документационного обеспечения:
- участие в подготовке проектов решений и распоряжений акима района;
- организация по изготовлению и выдачи идентификационных карт сотрудникам аппарата акима;;
- обеспечение и контроль за своевременной регистрацией, отправкой и входящей, исходящей и внутренней документации, обращений физических и юридических лиц, прохождение документов в подразделениях аппарата акима
- предоставление отчетов по электронному документообороту;
- составляет сводную номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;
- оказывает методическую помощь структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов при передаче документов на временное хранение в архив организации;
- обеспечение защиты государственных секретов, ведение секретного делопроизводства, контроль за соблюдением режима секретности;
- готовит и в установленном порядке передает на государственное хранение в ЦГА города Алматы документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан.
- осуществление защиты информации, контроль за внутриобъектовым и пропускным режимом, соблюдением режима секретности и обеспечение ведения секретного делопроизводства;
- обеспечение профессионального развития кадров государственного органа, в том числе путем организации стажировок, подготовки, переподготовки, повышения квалификации государственных служащих в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года №152 «О некоторых вопросах прохождения государственной службы»;
- обеспечение соблюдения процедур поступления на государственную службу, прохождения и прекращения государственной службы, проведения служебных расследований, оценки деятельности административных государственных служащих, аттестации и обучения, в том числе в единой автоматизированной базе данных (информационной системе) по персоналу государственной службы;
- ведение кадрового делопроизводства, в том числе посредством
ИИС «Е-қызмет».
- координация работы по учету и бронированию военнообязанных аппарата. Учет и оформление воинского учета военнообязанных сотрудников аппарата, осуществление связи с районными Управлениями по делам обороны по данному вопросу.
- организация профессиональной адаптации и наставничества в государственном органе;
- обеспечение исполнения в государственном органе трудового законодательства и законодательства о государственной службе, обеспечение соблюдения режима и условий труда, а также ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе;
- организация подготовительных работ по проведению референдумов, выборов Президента Республики Казахстан, депутатов Мажилиса Парламента РК, депутатов городского маслихата, оказание помощи избирательным комиссиям в осуществлении своих полномочий, взаимодействие с Алматинской городской избирательной комиссией.
- Организация деятельности
отдела документационного обеспечения
- 1. Отдел обладает правами и обязанностями, необходимыми для реализации его задач, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
- Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
- 3. Руководитель отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих полномочий.
- 4. Руководитель отдела представляет акиму района предложения по структуре и штатной численности отдела.
- Документы, направляемые от имени отдела в другие отделы по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подписываются руководителем отдела, а в случае отсутствия – лицом, его замещающим.