«БЕКІТІЛДІ»
«Ақтөбе облысының мәдениет, архивтер және
құжаттама басқармасы» ММ басшысының
бұйрығымен
2021 жылғы «___» __________ № ______
________________А.Юнисова
«Ақтөбе облысының мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасы» ММ Архив ісі және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ЕРЕЖЕ
1-тарау.
Жалпы ережелер
2-тарау. Мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің мақсаттары, құқықтары мен міндеттері
1) Облыс аумағында архив ісінде және кұжат жасау саласындағы мемлекеттік саясатты іске асыру.
1) Өз құзыры мәселелері бойынша облыстық мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының, жоғары тұрған мемлекеттік органдардың сәйкес бөлімдерімен өзара байланысты жүзеге асыру.
1) Архив iсi және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы бiрыңғай мемлекеттiк саясатты iске асыру, ҚР Заңдары, ҚР Президентінің Жарлықтары мен Үкімет қаулылары, ҚР Мәдениет және спорт министрлігінің бұйрықтары, облыс әкімдігі қаулылары мен облыс әкімі өкімдерінің, шешімдерінің және басқа да актілерінің саланың мекемелері тарапынан орындалуын қамтамасыз ету;
2) Коммуналдық меншiктегi тарихи және мәдени құжаттық ескерткіштерді қорғау, оларды сақтау мен пайдалануды ұйымдастырады, облыс аумағында Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуын мемлекеттік бақылауды жүзеге асыру;
3) "Архив - 2025" жобасын іске асыру жөніндегі 2020 - 2025 жылдарға арналған кешенді іс-шаралар жоспарының орындалуын қамтамасыз етеді;
4) Облыстың архив мекемелерінің қызметін талдайды және құжаттарды толықтыру, есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, пайдалану, ведомстволық архивтерімен жұмысты ұйымдастыру бойынша архив қызметінің жағдайы туралы талдамалы ақпаратты дайындау, архив мекемелерінің жылдық есебін қабылдау;
5) Бөлімнің жұмыс жоспарларын жасайды, оның орындалуын қадағалау;
6) Уәкілетті органға және облыс әкімі аппаратына жетекшілік ететін облыстық архив мекемелері мен бөлім жұмысының қызметі жөніндегі ақпараттар, жоспарлар, есептердің уақытында және сапалы тапсырылуын жүзеге асыру
7) Мемлекеттік көрсетілетін қызметтің сапалы ұйымдастырылуына және есебінің уақтылы жинақталуына, сараптау-тексеру комиссиясы жұмысының ұйымдастырылуына басшылық жасау;
8) Жаңа ақпараттық технологияларды енгізу жұмысын, архивтік құжаттарды «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесі бойынша сандық форматқа енгізу жұмыстарын үйлестіру;
9) Жоғары тұрған органдарға сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл бойынша ақпараттар дайындалуын ұйымдастыру;
10) Азаматтық хал актілерін тіркеу мәселелері бойынша аудандық мәдениет және тілдерді дамыту бөлімі жұмысын үйлестіру
11) Нормативтік құқықтық актілерге мониторинг жүргізілуін қамтамасыз етеді. Әділет органдарына нормативтік - құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеуді қамтамасыз ету;
12) Ашық нормативтік құқықтық актілер ақпаратын Egov kz порталына енгізу;
13) «Lotus Notes», ЕСЭДО, «Е-Өтініш», «Жәрдем», Бақылау жүйесі (скип) бағдарламалары бойынша құжат айналымын жүргізуді бақылау;
14) Цифрландыру жұмысы бойынша талдау, жинақтау жұмысын жүзеге асырады;
15) Зияткерлік меншік қорғау саласындағы құқық түсіндіру жұмысын дамыту бойынша іс-шаралар жинақтау және әділет департаментіне ұсыну;
16) Жеке және заңды тұғалардың арыз-шағымдары бойынша тиесілі органдарға есеп тапсыру;
17) Мәдениет және архив саласында тілдерді дамыту мен қолданудың мемлекеттік бағдарламасын іске асыру жөніндегі іс-шаралар жоспарының орындалуын үйлестіру, есеп беру, басқарма іс-қағаздарының толық мемлекеттік тілде жүргізілуін қамтамасыз ету;
18) Құжат айналымының кілттерін алу бойынша жұмысты ұйымдастыру;
19) Басқарма және бағынышты құрылымдық мекемелердің мерзімді басылымдарға жазылуын ұйымдастыру;
20) Басқарма және басқармаға қарасты мекемелермен өткізілген жиналыстың хаттамаларын әзірлеу;
21) Ведомстволық бағынысты ұйымдардың басшылары мен орынбасарларын атқарып отырған лауазымдарына немесе үміттеніп отырған біліктілік санаттарына олардың білім деңгейлерінің және біліктілік сипаттамаларына сәйкестіктерін анықтау үшін аттестаттауды ұйымдастыру.
22) Сайлауалды бағдарламасын орындау аясында Жол картасының іс-шараларын жүзеге асыру;
23) Архив мекемелері басшылары мен орынбасарларын атқарып отырған лауазымдарына немесе үміттеніп отырған біліктілік санаттарына олардың білім деңгейлерінің және біліктілік сипаттамаларына сәйкестіктерін анықтау үшін аттестаттау құжаттарын (тест, әңгімелесу сұрақтары, мінездеме, аттестациядан өтетін қызметкерлердің тізімін) әзірлеу.
Мәдениет және архив саласында тілдерді дамыту мен қолданудың мемлекеттік бағдарламасын іске асыру жөніндегі іс-шаралар жоспарының орындалуын үйлестіру, есеп беру, басқарма іс-қағаздарының толық мемлекеттік тілде жүргізілуін қамтамасыз ету;
24) Мемлекеттік органдардың интранет-порталында "ақпараттық сервис" АЖ-да жұмыс істеуді бақылау;
25) Ашық диалог критерийлерін жүргізуді бақылау;
26) Басқармаға бөлінген қызметтік пәтерлер бойынша басшыға анықтама беру, жалдау шарттарын жасауды бақылау;
27) Уәкілетті органдарға әскери міндеттілер бойынша төмендеу есептерін, теріс себептер бойынша жұмыстан шығарылған қызметкерлер бойынша және Мемлекеттік қызметтің имиджіне нұқсан келтіретін тәртіптік теріс қылықтарға жол берген қызметкерлер бойынша салыстыру актілерін ұсынуды бақылау;
28) Басқарманың қабылдау бөлмесінің жұмысын бақылау.
29) Сенім телефоны жұмысын жүргізуді бақылау;
30) Басқармаға және мәдениет, архив саласының мекемелері мен кәсіпорындарына қатысты барлық әкімшілік сипаттағы тікелей тапсырмаларды ұйымдастыру және орындауды бақылау;
3-тарау. Мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің қызметін ұйымдастыру