Утвержден

распоряжением акима

города Караганды

от «___» _________2020 года

№_____

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения

аппарата акима города Караганды

 

 

1. Общие положения

 

1. Отдел контроля и документационного обеспечения (далее - Отдел) является структурным подразделением ГУ «Аппарат акима города Караганды» и подчиняется руководителю аппарата.
2. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией и Законами Республики Казахстан, актами Президента, нормативными правовыми актами Правительства Республики Казахстан, акима города, Положением об аппарате акима города, а также настоящим Положением.
3. Структура, штатная численность Отдела утверждается постановлением акимата города Караганды в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

 

 

2. Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела

 

 

4. Задача: организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в отделах аппарата акима города, государственных учреждениях, подведомственных акимату города Караганды (статьи 12, 13 Закона Республики Казахстан «Об административных процедурах», Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703).

Функции:

1) организует работу с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, отправку, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЕСЭДО) (главы 2, 3 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703);

2) обеспечивает своевременное исполнение актов  и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра и  Правительства Республики Казахстан, поручений акима области и его заместителей.

3) обеспечивает организацию работы по контролю над своевременным  исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

4) ведет учет и осуществляет контроль за сроками исполнения, поставленных на контроль актов и поручений Президента Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

5) оказывает методическую помощь по вопросам электронного документооборота и организации контроля, проведение лекций и семинаров (пп 2) п 1 ст 5-2 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»);

6) организует мероприятия по сокращению документооборота (п 6 ст 13 Закона Республики Казахстан «Об административных процедурах»);

7) осуществляет прием (через систему Е-лицензирование) и выдачу результатов оказания государственных услуг, предоставляет полную и достоверную информацию услугополучателям о порядке оказания государственных услуг (ст 5 Закона Республики Казахстан «О государственных услугах);

8) организует работу Фронт-офиса «Open Karaganda»;

9) осуществляет контроль представительства сотрудников, закрепленных за рабочими местами в Фронт-офисе «Open Karaganda», консультации по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

10) организует работу с документами ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», регистрация документов с пометкой «ДСП» и их учет, проверка оформления исходящих документов с пометкой «ДСП», и их отправка (постановления Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года № 965 «О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан» и от 31 декабря 2015 года № 1196 «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней»).

5. Задача: подготовка и оформление правовых актов, регистрация правовых актов, согласование проектов нормативных правовых актов с заинтересованными государственными органами и организациями, официальное опубликование нормативных правовых актов (далее – НПА) (Закон Республики Казахстан «О правовых актах»).

Функции:

1) осуществляет проверку правильности оформления правовых актов акимата города, решений и распоряжений акима города (Правила оформления, согласования, государственной регистрации нормативных правовых актов и их отмены, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 октября 2016 года № 568, параграф 2 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703);

2) оформляет проекты НПА в интранет-портале государственных органов (далее – ИПГО), согласовывает с заинтересованными государственными органами, направляет проекты НПА на государственную регистрацию в Департамент юстиции области (Закон Республики Казахстан «О правовых актах», Правила оформления, согласования, государственной регистрации нормативных правовых актов и их отмены, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 октября 2016 года № 568);

3) регистрирует в ИПГО проекты Постановлений города Караганды проекты подзаконных НПА подведомственных государственных органов, направляет проекты НПА на рассмотрение исполнителям и контролирует срок их согласования (Правила разработки, согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 октября 2016 года № 569);

4) регистрирует правовые акты акимата и акима города в ЕСЭДО (Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703);

5) осуществляет подготовку материалов на заседание акимата (Типовой регламент акиматов области (города республиканского значения, столицы) и района (города областного значения), утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года N 546);

6) в рамках возложенной компетенции разрабатывает проекты правовых актов акимата и акима города (подпункт 1-13) пункта 1 статьи 27 Закона Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении»).

6. Задача: учет и хранение печатей, штампов и бланков, составление номенклатуры дел, формирование и хранение дел.

Функции:

1) осуществляет учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите (параграф 8 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703);

2) составляет номенклатуру дел аппарата и согласовывает с государственным архивным учреждением (параграф 9 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703);

3) проверяет правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив, составляет описи дел (параграф 14 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703).

7. Задача: организация мероприятий, направленных на реализацию Государственной Программы по реализации языковой политики в Республики Казахстан на 2020-2025 годы.

Фунции:

1) обеспечивает надлежащее применение государственного и русского языков в делопроизводстве аппарата акима, проверка перевода документов на государственный и русский языки (пп 2) ст 25-2 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан»);

2) проверяет аутентичность перевода документов, правовых актов акимата и акима города (п 15 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703);

3) оказывает методическую и практическую помощь в подготовке материалов на государственном языке.

8. Права и обязанности:

1) Отдел, в целях реализации задач, возложенных настоящим Положением и законодательством Республики Казахстан, вправе запрашивать от структурных подразделений аппарата, государственных учреждений, подведомственных акимату города Караганды, документы и сведения, необходимые для выполнения своих обязанностей;

2) привлекать с согласия акима или руководителя аппарата акима города Караганды работников других структурных подразделений аппарата акима города и государственных учреждений, подведомственных акимату города Караганды для реализации задач, возложенных на отдел настоящим Положением;

3) возвращать неправильно адресованные и оформленные документы, ошибочно вложенные документы, документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения (прошитые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов);

4) проверять состояние делопроизводства в отделах аппарата акима города, аппаратах акимов районов, исполнительных органах, государственных предприятий, подведомственных акиму и акимату;

5) в своей деятельности Отдел обязан руководствоваться принципом законности, требованиям Конституции, законов и иных нормативных правовых актов Республики казахстан.

Требования государственного учреждения «Аппарат акима города Караганды» по предоставлению необходимых документов, материалов, сообщений, письменных объяснений обязательны для аппаратов акимов районов, должностных лиц подведомственных учреждений и подлежат исполнению в установленные сроки.

 

3. Организация деятельности Отдела

 

 

9. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
10. Запрещается возложение на Отдел дополнительных функций, несвойственных его деятельности в соответствии с настоящим Положением.
11. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
12. Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
13. Руководитель Отдела представляет руководителю аппарата акима города Караганды предложения по структуре и штатному расписанию Отдела.
14. Руководитель Отдела координирует деятельность Отдела в пределах своих полномочий.
15. В период отсутствия руководителя Отдела сотрудник Отдела, назначаемый в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан, осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
16. Документы, направляемые от имени Отдела в другие отделы аппарата акима города Караганды по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае его отсутствия – лицом его замещающим.

 

 

 

Руководитель аппарата

акима города Караганды                                                            С. Асылбекова

 

Согласовано:

 

Руководитель

государственно-правового отдела

аппарата акима города Караганды                                                   В. Храпов

 

Дата публикации

16 июня 2021