Қарағанды қаласы әкімінің

2020 жылғы «___» _________

№_____ өкімімен бекітілген

 

 

Қарағанды қаласы әкімі аппаратының

құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы

ЕРЕЖЕ

 

1. Жалпы ережелер

 

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі - Бөлім) «Қарағанды қаласы әкімінің аппараты» ММ құрылымдық бөлімшесі болып табылады және аппарат басшысына бағынады.
2. Бөлім өз қызметін Қазақстан Республикасының Конституциясына және Заңдарына, Президент актілеріне, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, қала әкімінің нормативтік құқықтық актілеріне, қала әкімінің аппараты туралы Ережеге сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге асырады.
3. Бөлімнің құрылымы, штаттық саны Қарағанды қаласы әкімдігінің қаулысымен Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіпте бекітіледі.

 

 

2. Бөлімнің негізгі мақсаттары, функциялары, құқықтары және міндеттері

 

4. Мақсаты: басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу және жетілдіру, мұрағат ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) белгілеген қала әкімі аппаратының бөлімдерінде, Қарағанды қаласының әкімдігіне ведомстволық бағынысты мемлекеттік мекемелерде құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуына әдістемелік басшылық жасау және бақылау («Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазастан Республикасы Заңының 12, 13 баптары, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электронды құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары).

Функциялар:

1) Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналамының бірыңғай жүйесінің көмегімен іске асырылатын (бұдан әрі - ЭҚАБЖ), оларды дайындауды, тіркеуді, жөнелтуді, есепке алуды және орындалуын бақылауды қоса алғанда, жеткізгіш түріне қарамастан құжаттармен жұмысты ұйымдастыру (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 2, 3 тараулары);

 

2) Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің және Үкіметінің актілері мен тапсырмаларының, облыс әкімі мен оның орынбасарларының тапсырмаларының уақытылы орындалуын қамтамасыз ету.

3) Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік хатшысының, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің актілері мен тапсырмаларының уақтылы орындалуын бақылау жөніндегі жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз ету.

4) Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік хатшысының, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің актілері мен тапсырмаларын есепке алуды жүргізу және олардың орындалу мерзімдеріне бақылауды жүзеге асыру.

5) электрондық құжат айналымы және бақылауды ұйымдастыру мәселелері бойынша әдістемелік көмек көрсету, дәрістер мен семинарлар өткізу («Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 5-2 б. 1 т. 2) тм);

6) құжат айналымын қысқарту бойынша ісшаралар ұйымдастыру («Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 13 б. 6 т.);

7) мемлекеттік қызметтер көрсету нәтижелерін қабылдауды (Е-лицензиялау жүйесі арқылы) және беруді жүзеге асыру, көрсетілетін қызметті алушыларға мемлекеттік қызметтер көрсету тәртібі туралы толық және дұрыс нақты ұсыну («Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 5 б);

8) «Open Karaganda» фронт-офистің жұмысын ұйымдастыру;

9) «Open Karaganda» фронт-офисте жұмыс орындарына бекітілген қызметкерлер өкілеттігін бақылауды іске асыру, Бөлім құзыретіне жататын мәселелер бойынша консультация беру;

10) «Қызметте пайдалану үшін» белгісі бар таратылуы шектелген құжаттармен жұмыс ұйымдастыру, «ҚПҮ» белгісі бар құжаттарды тіркеу және оларды есепке алу, «ҚПҮ» белгісі бар шығыс құжаттарының ресімделуін тексеру және оларды жіберу («Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы» 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және «Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидалары туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысы);

5. Мақсаты: құқықтық актілерді дайындау және ресімдеу, құқықтық актілерді тіркеу, нормативтік құқықтық акт жобаларын мүдделі мемлекеттік органдармен және ұйымдармен келісу, нормативтік құқықтық актілерді (бұдан әрі - НҚА) ресми түрде жариялау («Құқықтық актілер туралы» Қазақстан Республикасының Заңы).

Функциялар:

1) қала әкімдігінің құқықтық актілерінің, қала әкімінің шешімдері мен өкімдерінің дұрыс ресімделуін тексеруді іске асыру (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2016 жылғы 6 қазандағы № 568 Қаулысымен бекітілген, нормативтік құқықтық актiлердi ресімдеу, келісу, мемлекеттік тіркеу және олардың күшін жою қағидалары, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31  ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электронды құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 2 параграфы);

2) НҚА жобаларын мемлекеттік органдардың интранет-порталында (бұдан әрі - МОИП) ресімдеу, мемлекеттік мүдделі органдармен келісу, НҚА жобаларын облыстың Әділет департаментіне мемлекеттік тіркеуге жолдау («Құқықтық актілер туралы» Қазақстан Республикасының Заңы, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2016 жылғы 6 қазандағы № 568 Қаулысымен бекітілген, нормативтік құқықтық актiлердi ресімдеу, келісу, мемлекеттік тіркеу және олардың күшін жою қағидалары);

3) МОИП-да Қарағанды қаласы әкімдігінің Қаулы жобаларын, ведомстволық бағынысты мемлекеттік органдардың НҚА заңға тәуелді жобаларын тіркеу, НҚА жобаларын орындаушыларға қарастыру үшін жолдау және олардың келісу мерзімдерін келісу (Республикасы Үкіметінің 2016 жылғы 6 қазандағы № 569 Қаулысымен бекітілген, заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілердің жобаларын әзірлеу, олардың келісу қағидалары);

4) қала әкімінің және әкімдігінің құқықтық актілерін ЭҚАБЖ-де тіркеу (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары);

5) әкімдік отырысына материалдар дайындауды іске асыру (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 24 сәуірдегі № 546 Қаулысымен бекітілген, облыс (республикалық маңызы бар қала, астана) және аудан (облыстық маңызы бар қала) әкімдіктерінің үлгі регламенті);

6) жүктелген құзыреті шеңберінде қала әкімінің және әкімдіктің құқықтық актілер жобаларын әзірлеу («Жергілікті мемлекеттік басқару және өзін-өзі басқару туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 27 бабының 1 тармағының 1-13) тармақшасы);

6. Міндет: мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу және сақтау, істер номенклатурасын жасау, қалыптастыру және сақтау.

Функциялар:

1) Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды жүзеге асыру (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электронды құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 8 параграфы);

2) аппараттың істер номенклатурасын жасау және мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісу (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электронды құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 9 параграфы);

3) істерді қалыптастырудың және мұрағатқа тапсыруға дайындаудың дұрыстығын тексеру, істер тізімдемесін жасау (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электронды құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 14 параграфы);

7. Міндет: Қазақстан Республикасында тіл саясатын жүзеге асыру бойынша 2020-2025 жылдарға арналған Мемлекеттік Бағдарламаны жүзеге асыруға бағытталған ісшараларды ұйымдастыру.

Фунциялар:

1) әкім аппаратындағы іс жүргізуде мемлекеттік және орыс тілдерінің тиісінше қолданылуын қамтамасыз ету, құжаттардың мемлекеттік және орыс тілдеріне аудармаларын тексеру («Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 25-2 б 2) тм);

2) қала әкімінің және әкімдігінің құжаттар, құқықтық актілері аудармасының сәйкестігін тексеру (Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электронды құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 15 п.);

3) материалдарды мемлекеттік тілде дайындауға әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсету.

8. Құқықтар мен міндеттер:

1) Бөлім, осы Ережемен және Қазақстан Республикасының заңнамасымен жүктелген міндеттерді жүзеге асыру мақсатында, аппараттың құрылымдық бөлімшелерінен, Қарағанды қаласы әкімдігіне ведомстволық бағынысты мемлекеттік мекемелерінен өз міндеттерін орындау үшін қажет құжаттар мен мәліметтерді сұратуға құқылы;

2) Қарағанды қаласы әкімінің және аппарат басшысының келісімімен осы Ережемен бөлімге жүктелген міндеттерді жүзеге асыру үшін қала әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің және Қарағанды қаласының әкімдігіне ведомстволық бағынысты мемлекеттік мекемелердің қызметкерлерін тарту;

3) дұрыс жолданбаған және ресімделмеген құжаттарды, қате салынған құжаттарды, факсимилені, былғануы және қандай да бір зақымдануы бар (тескішпен тігілген, шимай қағаздарда және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелерінде орындалған) өзге де ластанулардан тұратын құжаттарды қайтару);

4) қала әкімі аппараты бөлімдерінде, аудан әкімдері аппараттарында, атқарушы органдарда, әкімге және әкімдікке ведомстволық бағынысты мемлекеттік кәсіпорындарда іс жүргізу жағдайын тексеру;

5) Бөлім өз қызметінде заңдылық қағидатын, Қазақстан Республикасы Конституциясының, заңдары мен өзге де нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын басшылыққа алуға міндетті.

«Қарағанды қаласы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің қажетті құжаттарды, материалдарды, хабарламаларды, жазбаша түсініктемелерді ұсыну жөніндегі талабы аудан әкімі аппараттары, ведомстволық бағынысты мекемелердің лауазымды тұлғалары үшін міндетті және белгіленген мерзімде орындалуға жатады.

 

 

 

 

 

3. Бөлім қызметін ұйымдастыру

 

9. Бөлім заң актілеріне, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес, оның негзігі міндеттері мен функцияларын жүзеге асыру үшін қажетті өкілеттіктерге ие.
10. Бөлімге осы Ережеге сәйкес оның қызметіне тән емес қосымша функцияларды жүктеуге тыйым салынады
11. Бөлімді Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіпте лауазымға тағайындалатын және лауазыман босатылатын басшы басқарады.
12. Бөлім басшысы Бөлім қызметін жалпы басқаруды іске асырады және Бөлімге жүктелген міндеттерді орындау және оның өз функцияларын жүзеге асыру үшін жеке жауапкершілікте болады.
13. Бөлім басшысы Бөлімнің құрылымы мен штаттық кестесі бойынша Қарағанды қаласы әкімі аппаратының басшысына ұсыныстар береді.
14. Бөлім басшысы Бөлім қызметін өз құзыреті шегінде үйлестіреді.
15. Бөлім басшысы болмаған кезде Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес тағайындалатын Бөлім қызметкері Бөлім қызметін жалпы басқаруды жүзеге асырады және Бөлімге жүктелген міндеттерді орындау және оның өз функцияларын жүзеге асыру үшін жеке жауапкершілікте болады.
16. Бөлім құзыретіне жататын мәселелер бойынша Қарағанды қаласы әкімі аппаратының басқа бөлімдеріне Бөлім атынан жолданатын құжаттарға Бөлім басшысымен ал ол болмаған жағдайда – оны алмастыратын адаммен қол қойылады.

 

 

Қарағанды қаласы әкімі

аппаратының басшысы                                                                С. Асылбекова

 

Келісілді:

 

Қарағанды қаласы әкімі

аппаратының мемлекеттік-

құқықтық бөлімінің басшысы                                                     В. Храпов

 

Дата публикации

16 июня 2021