Қайтыс болуды мемлекеттік тіркеу Қазақстан Республикасының аумағында кез-келген тіркеуші органда жүргізіледі.
Қайтыс болуды тіркеу үшін негіз болып табылатындар:
1) медициналық ұйым берген қайтыс болу туралы белгіленген нысандағы құжат;
2) қайтыс болу фактісін анықтау немесе тұлғаны қайтыс болды деп жариялау туралы соттың заңды күшіне енген шешімі.
Азаматтық хал актілерінің ақпараттық жүйесінде медициналық ұйым берген қайтыс болу туралы құжат болған жағдайда қайтыс болуды тіркеу автоматты түрде жүзеге асырылады.
Азаматтық хал актілерінің ақпараттық жүйесінде медициналық ұйым берген қайтыс болу туралы құжат болмаған жағдайда, қайтыс болуды тіркеу мүдделі адамның, қайтыс болуды тіркеуге негіз болатын құжаттарды ұсына отырып берген, өтініші бойынша жүзеге асырылады. Өтініш «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорациясы (ХҚО) арқылы беріледі.
Қайтыс болу туралы өтінішті қайтыс болған адамдармен бірге тұрған адамдар, болмаған жағдайда көршілері, тұрғын үй-пайдалану ұйымдарының қызметкерлері, жергілікті атқарушы органдар, қайтыс болған адам қамауда болған немесе қайтыс болу орын алған ұйым әкімшілігі, немесе мәйітті тапқан ішкі істер органы береді.
Қайтыс болуды тіркеу кезінде АХАЖ АЖ-не келіп түскен мәліметтер бойынша қайтыс болу туралы акт жазбасында қайтыс болуды тіркеу үшін қажетті, яғни қайтыс болу туралы медициналық анықтамадағы, қайтыс болу фактісін анықтау туралы немесе тұлғаның қайтыс болуын жария ету туралы сот шешіміндегі мәліметтер, ғана көрсетіледі.
Егер қайтыс болуды тiркеу тұлғаның қайтыс болуын жария ету туралы сот шешімі негiзiнде жүргiзiлсе, қайтыс болу туралы акт жазбасында оның қайтыс болған күнi болып сот шешiмi заңды күшiне енген күн немесе сот шешімімен белгiленген күн көрсетiледi.
Қайтыс болу туралы куәлік қағаз жүзінде басып шығарылмайды.
Қайтыс болуды мемлекеттік тіркеу аяқталғаннан кейін қайтыс болу туралы хабарламаны «электрондық үкімет» веб-порталы арқылы алуға болады, ол үшін ЭЦҚ және қайтыс болған адамның ЖСН-і болуы талап етіледі.
Қазақстан Республикасынан тыс жерде пайдалану қажет болған жағдайда, қайтыс болған адамның жақын туыстарына, оның мұрагерлері қатарына кірген тұлғаларға немесе қайтыс болған адам қамқорлығында болған азаматтарға, сондай-ақ, қайтыс болған адам тұрған немесе жазасын өтеген мемлекеттік ұйымдардың өкілдеріне олардың өтiнiшi бойынша кез-келген тiркеушi орган, сондай-ақ Қазақстан Республикасының шетелдегі мекемесі қайтыс болу туралы актілік жазбаның негізінде қайтыс болуды тіркеу туралы куәлікті қағаз жеткізгіште береді.
Басқа туыстарына қайтыс болу туралы куәлік мұрагерлік ісі бар нотариустар берген хабарлама бойынша беріледі.
Мәйіттері танылмаған және талап етілмеген адамдардың қайтыс болуы туралы куәлік қайтыс болу туралы акт жазбасына барлық қажетті мәліметтер енгізілгеннен кейін ғана беріледі.
Айта кету керек, заңнамалық өзгерістер қабылданғаннан кейін мүдделі мемлекеттік органдарға артық құжаттарды, соның ішінде қайтыс болу туралы куәліктерді қағаз жеткізгіште талап етуге жол берілмейтіндігі туралы хабарланған.