Ақпараттық технологиялар дәуірінде азаматтардың ыңғайлылығы үшін «Әділет органдарынан, азаматтық хал актілерін тіркеу органдарынан, өзге де мемлекеттік органдар мен нотариустардан шығатын ресми құжаттарды апостильдеу» мемлекеттік қызметі автоматтандырылды.
Мемлекеттік қызмет көрсету бизнес-процесі жеңілдетілді.
Е-апостиль сервистік бағдарламалық өнімі шеңберінде электрондық апостиль алуға өтініштерді қабылдау, электрондық өтініштерді өңдеу және электрондық апостиль қалыптастыру жүзеге асырылады. Бұл өз кезегінде өтініш берушілерге Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде де онлайн режимінде жүгіну мүмкіндігін береді.
Мемлекеттік қызметті алу үшін электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) болуы қажет.
ЭЦҚ арқылы қол қойылған электрондық өтінішті жіберу және мемлекеттік қызмет көрсетудің электрондық нәтижесін алу «электрондық үкімет» веб-порталы арқылы жүзеге асырылады.
Одан кейін, өтінішке қоса тіркелген сканерленген құжаттар (PDF форматындағы файл түрінде) Е-апостиль ақпараттық жүйесіне тіркеледі. Құжаттарды қабылдау, өңдеу, тексеру және дайын нәтижені беру уәкілетті орган қызметкері тарапынан онлайн режимінде жүргізіледі.
Уәкілетті органның лауазымды тұлғасы Е-апостиль ақпараттық жүйесі арқылы апостиль қоюға жататын электрондық құжатқа электрондық апостиль қалыптастырып, мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін ЭЦҚ арқылы қол қойып, өтініш берушінің «жеке кабинеті» арқылы ПЭП жүйесіне жібереді.
Электрондық апостильдің нәтижесі электрондық форматта (PDF файл түрінде) қалыптасады, онда апостиль ресми құжаттың сканерленген көшірмесімен бірге беріледі және уәкілетті мемлекеттік органның немесе оны алмастыратын тұлғаның ЭЦҚ-мен расталады.
Электрондық апостильді алу ПЭП арқылы жүзеге асырылады – өтініш беруші уәкілетті орган берген қорғау коды (қауіпсіздік коды және өтініш коды) арқылы апостильді жүктей алады.
Шетелдік мемлекеттің уәкілетті органы көрсетілген электрондық мекенжай арқылы ресми құжаттағы электрондық апостиль мөрін екі қорғау кодын (қауіпсіздік және өтініш коды) енгізу арқылы тексереді.
Бұл автоматтандырылған апостильдеу рәсімі азаматтарға мемлекеттік қызметті толық онлайн режимінде алуға мүмкіндік береді.
Электрондық апостильдеудің басты артықшылықтары — шығындар мен уақытты қысқарту, апостильдің түпнұсқалығын тез және оңай растау, алаяқтықтың алдын алу, уәкілетті органдардың жүктемесін азайту, құжаттардың жоғалу қаупін төмендету, халықтың мемлекеттік қызметтерге қолжетімділігін арттыру және статистикалық есеп жүргізуді жеңілдету болып табылады.
Осылайша, электрондық апостиль апостильді беру, тіркеу және тексеру үшін жылдам, қауіпсіз және қағазсыз рәсім енгізеді.
Сондай-ақ, қазіргі уақытта шетелдік ресми құжаттарды консулдық заңдастыру талабын жоятын Конвенцияға 124 мемлекет қатысатынын, оның ішінде 53 мемлекетте электрондық апостиль мен электрондық тізілім енгізілгенін (мемлекеттер тізімі қосымшада) еске саламыз.
Электрондық апостиль мен электрондық тізілім енгізілген мемлекеттер тізімі:
1.Андорра
2.Аргентина
3.Армения
4.Аустралия
5.Аустрия
6.Әзербайжан
7.Бахрейн
8.Бельгия
9.Боливия
10.Бразилия
11.Болгария
12.Чили
13.Қытай
14.Колумбия
15.Коста-Рика
16.Дания
17.Доминикан Республикасы
18.Эквадор
19.Сальвадор
20.Эстония
21.Грузия
22.Грекия
23.Гватемала
24.Үндістан
25.Индонезия
26.Ирландия
27.Израиль
28.Қазақстан
29.Оңтүстік Корея
30.Косово
31.Латвия
32.Мексика
33.Молдова
34.Марокко
35.Жаңа Зеландия
36.Никарагуа
37.Парагвай
38.Перу
39.Филиппин
40.Румыния
41.Сент-Китс және Невис
42.Сингапур
43.Словения
44.Испания
45.Тәжікстан
46.Түркия
47.Украина
48.Ұлыбритания
49.Америка Құрама Штаттары
50.Уругвай
51.Өзбекстан
52.Венесуэла
53. Моңғолия