ПОЛОЖЕНИЕ об отделе контроля и документационного обеспечения аппарата акима области Абай

                     ПОЛОЖЕНИЕ

             об отделе  контроля и документационного обеспечения

аппарата акима  области Абай

 

1. Общие положения

 

1. Отдел контроля и документационного обеспечения аппарата акима области (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата акима области Абай  (далее - Аппарат).
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, актами акима, акимата области, а также настоящим Положением.
3. Структура, штатная численность Отдела утверждается приказом руководителя аппарата в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

 

2. Задачи, права и обязанности Отдела:

 

     4.Задачи:

1) документационное обеспечение деятельности акима и аппарата акима области Абай, координация работы структурных подразделений акимата области по организации и совершенствованию делопроизводства;

2) организация контроля за выполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, акима и акимата области, протокольных поручений акима области;

      3) участие в процессе цифровизации и автоматизации документационного обеспечения деятельности акима и аппарата акима области, контроля исполнения документов; 

4) обеспечение учета актов акимата, акима области, проведение экспертиз по вопросам оформления и аутентичности проектов актов.

 

5. Права и обязанности:

1) Запрашивать от отделов аппарата акима области, областных управлений, территориальных инспекций, комитетов, департаментов информацию и другие материалы по вопросам ведения делопроизводства, о ходе исполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан;

     2) вести служебную переписку с государственными и иными организациями по вопросам, отнесенным к ведению Отдела;

3) контролировать наличие согласования проектов нормативных правовых и иных актов с заинтересованными органами, аутентичность государственного и официального языков и в случаях его несоответствия возвращать соответствующие проекты на доработку;

          4) направлять и возвращать корреспонденцию по вопросам, не требующим рассмотрения акимом области, заместителями акима, руководителем аппарата акима области в соответствующие управления, государственные органы;

          5) проверять ведение делопроизводства, хранение документов, правильность оформления дел в структурных подразделениях аппарата;

          6) возвращать адресатам неправильно оформленные документы, а также документы по вопросам, решение которых не входит в их компетенцию;

           7) при осуществлении своей деятельности сотрудники Отдела обязаны соблюдать требования действующего законодательства и регламент аппарата акима;

           8) осуществлять иные права в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

 

 

6. Функции:

     1) обеспечение организации, ведения и совершенствование системы документационного обеспечения управления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе содержащими сведения служебной информации ограниченного распространения «Для служебного пользования»;

     2) внесение предложений по улучшению организации документирования, управления документацией в аппарате и структурных подразделениях акимата области Абай.

      3) осуществление внутреннего контроля за сроками исполнения;

             4) осуществление контроля соблюдения исполнителями требований законодательства Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан по работе с документами;

         5) мониторинг и анализ исполнения документов, предоставляемых в Администрацию Президента Республики Казахстан, Аппарат Правительства Республики Казахстан, руководству области по исполнению актов и поручений Президента Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан, акима и акимата области, руководителя аппарата акима области;

         6) подготовка служебных и аналитических записок акиму области, руководителю аппарата по исполнительской дисциплине, качеству исполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан, акима и акимата области, руководителя аппарата акима области.

             7) оказание практической помощи на местах по вопросам организации контроля исполнения и приёма оперативных мер по устранению выявленных нарушений и недостатков.

     8) обеспечение порядка электронного документооборота и контроля исполнения в аппарате акима и его координация в структурных подразделениях акимата области;

     9) участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении информационных технологий по осуществлению контроля исполнения документов;

     10) оказание информационно-методической помощи отделам аппарата акима области, аппаратам акимов районов и управлений области по вопросам документирования, управления документацией и применения систем электронного документооборота;

11) организация текущего архивного хранения подлинников документов и передача их на хранение в государственный архив.

12) регистрация актов акимата, акима области, тиражирование, рассылка;

          13) осуществление экспертизы оформления проектов актов акима и акимата области, подготовленных отделами аппарата и государственными органами;

• осуществление экспертизы на аутентичность текстов актов.

 

3. 3. Организация деятельности Отдела

 

7. Отдел обладает правами и обязанностями, необходимыми для реализации его задач, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
8. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя аппарата акима области в порядке, установленном законодательством.
9. Руководитель осуществляет общее руководство за деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.
10. Руководитель Отдела представляет руководителю аппарата предложения по структуре и штатному расписанию Отдела.
11. В этих целях руководитель Отдела:

1) определяет обязанности и должностные полномочия каждого работника Отдела;

2) осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

12. Документы, направляемые от имени Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае отсутствия – лицом его замещающим.

 

Дата публикации

30 апреля 2025