«Абай облысының мәдениет, тілдерді дамыту және архив ісі басқармасы» мемлекеттік мекемесінің 2023 жылғы мемлекеттік қызмет көрсету мәселелері жөніндегі қызметі туралы есеп.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметі тегін негізде көрсетіледі.
Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәліметтерді растау жөніндегі архивтік анықтама, архивтік құжаттың көшірмесі немесе архивтік үзінді, сондай-ақ көрсетілетін қызметті берушіде сұратылған құжаттардың (мәліметтердің) мемлекеттік сақтауда жоқтығы, сұрау салуды тиесілігі бойынша басқа мемлекеттік немесе ведомстволық архивке жіберу туралы жауаптар не қағаз/электрондық түрдегі мемлекеттік қызметті көрсетуден бас тарту туралы дәлелді жауап мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі болып табылады.
«Архивтік анықтамаларды, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметін көрсетуге құжаттарды қабылдау және нәтижелерді беру:
1) көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі;
2)Мемлекеттік корпорация (МК);
2) веб-портал «электрондық үкімет».
Көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне жүгінген кезде көрсетілетін қызметті алушы::
1) осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша өтініш. Болған жағдайда өтінішке сұратылған мәліметтерді растайтын құжаттар не олардың көшірмелері қоса беріледі;
2) көрсетілетін қызметті алушының жеке басын куәландыратын құжат не цифрлық құжаттар сервисінен алынған цифрлық құжат (сәйкестендіру үшін), өкілеттіктерін растайтын құжат не көрсетілетін қызметті алушының мүдделерін үшінші тұлға ұсынған кезде нотариат куәландырған сенімхат (жеке басын сәйкестендіру үшін ұсынылады, көрсетілетін қызметті берушінің орындаушысы сәйкестендіру үшін жеке куәліктің көшірмесін жасайды, содан кейін оның түпнұсқасын көрсетілетін қызметті алушыға қайтарады).
Көрсетілетін қызметті алушы пошта арқылы жүгінген кезде:
Жеке тұлға немесе заңды тұлғаның өкілі қол қойған, өтініш беруші туралы мәліметтер (жеке тұлға үшін – тегі, аты, әкесінің аты (ол болған кезде), тұрғылықты жері, байланыс телефондары, заңды тұлға үшін – оның атауы, заңды мекенжайы) көрсетілген және сұратылған мәліметтерді іздеу үшін қажетті деректері бар еркін нысандағы өтініш. Болған жағдайда өтінішке сұратылған мәліметтерді растайтын құжаттар не олардың көшірмелері қоса беріледі;
Мемлекеттік корпорацияға:
1) осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша өтініш. Болған жағдайда өтінішке сұратылған мәліметтерді растайтын құжаттар не олардың электрондық көшірмелері қоса беріледі;
2) жеке басын куәландыратын құжат не цифрлық құжаттар сервисінен алынған цифрлық құжат (сәйкестендіру үшін) және заңды тұлға үшін – өкілеттіктерін растайтын құжат не жеке тұлға үшін – нотариат куәландырған сенімхат (уәкілетті өкіл жүгінген кезде).
3) көрсетілетін қызметті алушының жеке басын куәландыратын құжаттар туралы мәліметтер, қызметкер Мемлекеттік корпорация «электрондық үкімет» шлюзі арқылы тиісті мемлекеттік ақпараттық жүйелерден алады.
Көрсетілетін қызметті берушілер цифрлық құжаттарды «Электрондық үкімет» веб-порталында тіркелген пайдаланушының ұялы байланысының абоненттік нөмірі арқылы ұсынылған құжат иесінің келісімі болған жағдайда, іске асырылған интеграция арқылы цифрлық құжаттар сервисінен бір реттік парольді беру арқылы немесе «Электрондық үкімет» веб-порталының хабарламасына жауап ретінде қысқа мәтіндік хабарлама жіберу арқылы алады;
порталға:
электрондық құжат нысанында сұрау салу көрсетілетін қызметті алушының ЭЦҚ қойылған.
Болған жағдайда өтінішке сұратылған мәліметтерді растайтын құжаттардың электрондық көшірмелері қоса беріледі.
Көрсетілетін қызметті берушіге Мемлекеттік корпорациядан құжаттар келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінген кезде Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күні ішінде беріледі.
Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі және одан да көп ұйымдардың және (немесе) 5 (бес) жылдан астам кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болған жағдайда, жауапты орындаушы қызмет көрсету мерзімі өткенге дейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде көрсетілетін қызметті алушыны мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін 25 (жиырма бес) жұмыс күнінен аспайтын мерзімге ұзарту туралы хабардар етеді.
2023 жылы 4-тоқсанда Абай облысының архивтерінде жеке және заңды тұлғаларға 10 654 қызмет көрсетті, оның ішінде Қазақстан Республикасының резиденттеріне 10141 қызмет, жақын және алыс шетелдердің азаматтарына 513 қызмет көрсетілді
Мемлекеттік қызмет көрсету сапасын арттыру үшін Облыстың мемлекеттік архивтерімен 2023 жылы: 15 семинар-кеңес өткізілді, 18 мақала жарияланды (облыстық газет, аудандар (қала) газеттері).
Өңірлік бұқаралық ақпарат құралдары арқылы халық пен бизнес арасында электрондық қызметтерді танымал ету жөніндегі іс-шараларды жүргізу мақсатында электрондық мемлекеттік қызметтерді алуды түсіндіру бойынша полиграфиялық материалдар (буклеттер, үнпарақтар, жадынамалар) әзірленді, сондай-ақ мемлекеттік ұйымға электрондық үкімет порталы арқылы жүгінген кезде бір реттік парольдің көмегімен «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» буклеттері әзірленді.
Мемлекеттік қызмет көрсетуді жақсарту бойынша жұмыс тұрақты негізде жүргізіледі және бақылауда болады.