Электронные трудовые договоры: что важно знать работодателю и работнику

В Республике Казахстан продолжается цифровизация трудовых отношений, одним из важных элементов которой является оформление и учет трудовых договоров в электронном формате. Электронный трудовой договор и Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД) направлены на повышение прозрачности трудовых отношений, обеспечение сохранности сведений о трудовой деятельности работников и упрощение кадрового документооборота.

В соответствии со статьей 33 Трудового кодекса Республики Казахстан трудовой договор может быть заключен как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Электронный трудовой договор имеет такую же юридическую силу, как и договор, оформленный на бумаге, при соблюдении требований законодательства Республики Казахстан.

Ведение сведений о трудовых договорах осуществляется посредством Единой системы учета трудовых договоров (ЕСУТД), предусмотренной статьей 35-1 Трудового кодекса Республики Казахстан. ЕСУТД является государственной информационной системой, предназначенной для учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников.

Работодатель обязан представлять в ЕСУТД сведения о заключении, изменении и прекращении трудового договора в порядке и сроки, установленные законодательством. Ответственность за своевременность и достоверность представляемых сведений возлагается на работодателя. Порядок представления и получения сведений регулируется приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353 «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в Единой системе учета трудовых договоров».

В ЕСУТД вносятся сведения о работнике и работодателе, дате заключения трудового договора, занимаемой должности (профессии), месте выполнения работы, сроке действия трудового договора, его изменении и прекращении, а также иные сведения, предусмотренные законодательством.

Следует отметить, что законодательство не обязывает работодателей заключать трудовые договоры исключительно в электронной форме. Работодатель вправе оформить трудовой договор как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Вместе с тем сведения о заключенном трудовом договоре должны быть представлены в ЕСУТД не позднее пяти рабочих дней со дня его подписания. При внесении изменений в трудовой договор или его прекращении сведения также представляются в сроки, установленные Правилами.

Использование электронного формата имеет ряд преимуществ как для работодателей, так и для работников. Электронные трудовые договоры позволяют сократить объем бумажного документооборота, обеспечить надежное хранение сведений о трудовой деятельности, снизить риск утраты документов, повысить прозрачность трудовых отношений и обеспечить оперативный доступ к информации о трудовом договоре.

Работник может проверить сведения о своем трудовом договоре через личный кабинет на портале Enbek.kz либо посредством иных государственных электронных сервисов. Это позволяет убедиться в корректности внесенных данных и наличии информации о трудовых отношениях в ЕСУТД.

Цифровизация трудовых отношений способствует повышению эффективности кадрового учета, защите трудовых прав работников и работодателей, а также обеспечивает достоверность сведений о трудовой деятельности. Соблюдение требований Трудового кодекса Республики Казахстан и правил ведения ЕСУТД является обязательным условием надлежащего оформления трудовых отношений.