Информация о реализации информационной системы «Единый архив электронных документов»

В соответствии с Государственной программой «Цифровой Казахстан», утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 декабря 2017 года № 827, планируется реализация информационной системы «Единый архив электронных документов» (далее – ИС ЕАЭД). Срок реализации ИС ЕАЭД 2018-2020 годы.

Единую систему архивной отрасли Республики Казахстан создают 222 государственный архив. Общий объем документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ) и по личному составу, по состоянию на 1 января 2018 года, составляет более 24 млн. ед. хранения. Объем Национального архивного фонда за последние два года увеличился на 4 %.

На сегодняшний день государственные архивы оказывают государственную услугу по выдаче архивных справок, которая частично автоматизированная. В государственных архивах внедрена обособленная информационная система позволяющая переводить документы в цифровой формат.

В среднем ежегодно государственными архивами принимается на хранение более 400 тысяч дел и документов, отнесенных к составу НАФ и по личному составу.

В государственных архивах размещено на текущий момент более 23 млн. единиц хранения, в том числе:

14 811 967 ед. хр. управленческой документации;
8 453 651 ед. хр. документов по личному составу;
352 749 ед. хр. научно-технической документации;
401 353 ед. хр. Фотодокументов;
42 163 ед. хр. кинодокументов;
26028 ед. хр. фонодокументов.

Архивными органами контролируется более 15 000 юридических лиц.

НАФ пополняется за счет поступления информации из различных источников: государственных органов, юридических и физических лиц.

Вышеназванные тенденции возрастания востребованности архивных документов прямо противоположны сохранению документов. Результатом активного использования бумажных документов будут физический износ, ветшание и полная утеря. Частое перемещение между хранилищем и местами обработки увеличивает риск утери, кражи или подмены. Разбросанность архивных хранилищ по территории затрудняет каталогизацию и сведение в общие реестры информации об архивных фондах. Совместная обработка нескольких документов из удаленных хранилищ или параллельная работа с несколькими документами затруднительны или невозможны (в том числе это касается и особо ценных документов).

Основными проблемами текущей ситуации являются:

Центральный фондовый фонд (далее – ЦФК) и другие информационно-поисковые, а также учетные системы в большинстве государственных архивов практически не автоматизированы и ведутся в журналах или карточках, имеющиеся примеры автоматизации носят локальный характер, в целом, информация, содержащая в информационно-поисковых системах, остается недоступной для пользователей в удаленном режиме;
отсутствует методическая и программная базы для скоординированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации архивов, в государственных архивах отсутствуют подразделения/штатные единицы, в функциональные обязанности которых входили бы вопросы использования и внедрения новых технологий;
государственные архивы не приспособлены для хранения электронных документов и электронных баз данных - не имеется соответствующего оборудования, которое могло бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов, электронных образов документов и БД, кроме того, 36% даже имеющегося компьютерного оборудования - физически устаревшие модели, поддержание работоспособности которых крайне затратно;
значительная нехватка сканирующей техники - в целях оцифровки описей и архивных документов используются 211 потоковых сканера;
отсутствует специализированное оборудование, позволяющее сканировать документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, в т.ч., что наиболее критично, в «затухающем» состоянии.

В настоящее время основными проблемами при работе с архивными документами являются:

значительные временные и трудовые затраты на поиск информации;
бумажное ведение каталогов разрозненных отдельных архивов;
невозможность оперативного поиска и доступа к документу;
затрудненность поиска документов из-за разбросанности архивов по территории;
ограниченная возможность работы с документами из-за их физического износа.

Учитывая что, Национальный архивный фонд – это совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, то автоматизация архива является важной государственной задачей.

ИС ЕАЭД призвана решить следующие задачи:

создать технологическую инфраструктуру для электронных архивов и объединения информационно-поисковых систем всех государственных архивов;
обеспечить мониторинг, учет и контроль выполнения работ по использованию документов государственных архивов;
интегрировать ИС ЕАЭД с другими государственными ИС Республики Казахстан;
создать систему разграничения прав доступа к архивным документам для разных групп пользователей;
обеспечить гражданам доступ к документам НАФ Республики Казахстан через интернет;
обеспечить одновременную работу разных специалистов с архивными документами без посещения архивов;
обеспечить удобный механизм поиска местонахождения любого оригинала документа во всех архивах Республики Казахстан для граждан и специалистов;

К ИС ЕАЭД будут подключены центральные государственные органы, местные исполнительные органы и государственные архивы.

ИС ЕАЭД предполагает возможность работы как с каталогами и регистрационными данными, так и электронными образами отсканированных документов, электронным контентом, медиа-файлами и данными, поступающими в электронном виде из внешних систем.

Внедрение ИС ЕАЭД позволит значительно сократить сроки исполнения запросов в архивы.

В результате реализации проекта, будет произведен поэтапный ввод в эксплуатацию ИС ЕАЭД, что будет способствовать сохранению научно-технического, правового и культурного наследия Республики Казахстан, объединению каталогов государственных архивов в единый электронный каталог и обеспечивать оперативный доступ к документам государственных архивов большого числа специалистов и граждан для использования в научных и культурных целях, а также позволит производить контроль выполнения исследовательских и реставрационных работ.