Ол мекеменің «бет-бейнесі» мен «дауысы». Келушіні алғаш қарсы алатын қызметші. Мекемемен қарым-қатынаста азаматтар алған бірінші әсері мен мекеменің беделі осы кісіге байланысты.
Әңгіме жылы жүзді амандасудан басталады: «Сәлеметсізбе! Облыс әкімінің орынбасары__ қабылдау бөлмесі, тындап тұрмын!
Ол келушіден немесе әңгімелесушіден (телефон арқылы) сыпайы түрде өзін таныстыруды және келу (қонырау шалу) мақсатын сұрайды.
Басты фразалар: «Сізді кім деп таныстырайын?», «Мен Сізге қалай көмектесе аламын?», «Өтінемін», «Рақмет».
Орынсыз сөздер: «Жоқ», «Білмеймін», «Қолымыздан келмейді», «Сіз ... міндеттісіз».
Қызығушылық пен тілектес интонация сіздің сұхбаттасушыңыздың көңілін толығымен қаратады, ал жігерлі және көңілді үн оған мекеменің іскерлік атмосферасын береді.
Сіздің келушіге зейінді көзқарасыңыз іс-қимылыңыздан байқалады (орындық, шай және су ұсыну).
Хатшыға іскерлік киім үлгісі тән. Хатшы ұқыпты, міндетті, сыпайы және әдепті болады.
Тағы да бір қағида – құпиялылықты сақтау, қызметтік ақпараттың сақталуы, басқа адамдардың көзінше жеке сипаттағы әңгімелерге тыйым салу.
Әдеп жөніндегі уәкіл