Управление документацией включает в себя учет, оперативное сохранение документов, обеспечение поиска документов и работ по использованию документационной информации.
Под документооборотом подразумевается движение документов с момента их создания или поступления путем различных технологий вплоть до исполнения и отправки.
Документооборот организации состоит из следующих ветвей:
Входящие документы;
Исходящиедокументы;
Внутренние (документы обеспечивающие исполнение функций организации, это протоколы, акты, приказы и т.д. ).
На сегодняшний день в Управление ветеринарии ЗКО через систему электронного документооборота поступило: входящие документы – 381, ДИРОРД – 48, обращения физических и юридических лиц – 2, исходящие документы – 167.
В целях качественного использования систем электронного документооборота и управления документацией постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года №703 утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборотав государственных и негосударственных организациях. Данные правила включают в себя Порядок документирования, подготовки и оформления документов и Порядок управления документацией, организация документооборота в государственных и негосударственных организациях.
Одним из важнейших пунктов правил является Порядок контроля исполнения документов, от которого зависит исполнение поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан, а также поручения областного акимата в срок.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год.
Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан с учетом установленных сроков исполнения ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный – с пометками: «весьма срочно» – в течение трех рабочих дней, «срочно», «ускорить» – до десяти рабочих дней;
2) краткосрочный – от десяти рабочих дней до одного месяца;
3) среднесрочный – от одного до шести месяцев;
4) долгосрочный – свыше шести месяцев.
Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.
В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан.
Акты и поручения Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный контроль с пометками «весьма срочно» – в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения, «срочно», «ускорить» – не позднее, чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим поручением;
2) краткосрочный контроль, не позднее, чем за пять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;
3) среднесрочный контроль, не позднее, чем за десять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;
4) долгосрочный контроль, не позднее, чем за двадцать рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением.
Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.
В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан или его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
Контрольные поручения Президента Республики Казахстан и Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан с резолюциями к ним Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан исполняются организациями не позднее 20-дневного срока со дня поручения, если в поручениях не установлены иные сроки. Организация – соисполнитель направляет свою информацию ответственной организации – исполнителю не позднее, чем за пять дней до истечения установленного срока.
Сроки исполнения протокольных поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Республики Казахстан и совещаний у Главы государства, руководства Правительства Республики Казахстан и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, исчисляются со дня проведения заседания.