Порядок выдачи повторных свидетельств, справок и копий актовых записей о государственной регистрации актов гражданского состояния

Перечень основных требований к оказанию государственной услуги, включающий характеристики процесса, форму, содержание и результат оказания, а также иные сведения с учетом особенностей предоставления государственной услуги приведен в Перечне основных требований к оказанию государственной услуги "Выдача повторных свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния" (далее – Перечень основных требований к оказанию государственной услуги по повторным свидетельствам и справкам), согласно приложению 30 к настоящим Правилам.

Для получения повторного свидетельства или справки о регистрации актов гражданского состояния услугополучатель обращается с заявлением в Государственную корпорацию по желанию в письменном виде или в электронном виде посредством портала по форме, согласно приложению 31 к настоящим Правилам, в соответствии с видом повторного свидетельства или справки, с приложением документов, указанных в пункте 8 Перечня основных требований к оказанию государственной услуги по повторным свидетельствам и справкам.

Повторные свидетельства или справки о регистрации актов гражданского состояния выдаются любым регистрирующим органом вне зависимости от места государственной регистрации акта гражданского состояния.

В случае утери или непригодности для использования первичного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния на бумажном носителе на основании актовой записи регистрирующими органами, загранучреждением Республики Казахстан выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (далее – повторное свидетельство).

Повторные свидетельства выписываются в точном соответствии с актовыми записями. Названия местностей указываются в точном соответствии с существовавшим административно-территориальным делением, а местом регистрации и местом выдачи – регистрирующий орган, по ныне существующему административно-территориальному делению.

Если в актовой записи сведений о национальности, гражданстве не имеются, то соответствующие графы выдаваемых повторных свидетельств не заполняются.

Повторные свидетельства выдаются лицам, в отношении которых составлена запись о государственной регистрации акта гражданского состояния.

На выдаваемых повторных свидетельствах на первой странице сверху указывается "Повторное".

При наличии доверенности, выданной в соответствии с Гражданским Кодексом Республики Казахстан, повторное свидетельство выдается законному представителю.

Повторные свидетельства о рождении на детей до шестнадцатилетнего возраста выдаются родителям, опекунам, усыновителям (удочерителям), попечителям и администрации детских учреждений, в которых дети находятся на воспитании. На детей старше шестнадцати лет, но не достигших восемнадцати лет и не получивших документ, удостоверяющий личность, выдаются повторные свидетельства в присутствии одного из родителей, либо опекуна, при предоставлении ими документа, удостоверяющего личность, либо электронного документа из сервиса цифровых документов (для идентификации).

Повторные свидетельства о смерти выдаются близким родственникам умершего, другим лицам, входящим в круг его наследников.

Если актовой записи в ИС ЗАГС и в регистрирующем органе не имеется, то заявление направляется в территориальный орган юстиции области (города республиканского значения) для проверки по вторым экземплярам.

Проверка проводится в течение 3 (трех) рабочих дней. В случае наличия записи в архиве территориального органа юстиции в течении 10 (десяти) календарных дней принимают меры по внесению записи акта гражданского состояния в ИС ЗАГС.

После чего в течении 2 (двух) рабочих дней регистрирующим органом выписывается повторное свидетельство.

В случае отсутствия записи в архиве территориального органа юстиции в течении 1 (одного) рабочего дня в регистрирующий орган направляется письмо об отсутствии записи акта гражданского состояния. Регистрирующий орган направляет ответ об отсутствии актовой записи услугополучателю с рекомендациями о подаче заявления о восстановлении записи акта гражданского состояния.

Высылка повторных свидетельств по запросам, поступившим в рамках Конвенций о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, ратифицированных Республикой Казахстан, осуществляется почтовой связью.

Военнослужащим повторные свидетельства высылаются на имя командира воинской части, лицам, содержащимся в местах лишения свободы, - на имя начальника исправительного учреждения.

Свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния пересылаются заказными письмами, прошивка и перегибание свидетельств не допускается.

Проверка заявлений о выдаче повторных свидетельств производится в ИС ЗАГС.

Если в ИС ЗАГС сведения отсутствуют, то поиск производится по актовым (метрическим) книгам по месту регистрации акта гражданского состояния за год, указанный в заявлении, а также за два предшествующих и два последующих года от указанного в заявлении года регистрации акта гражданского состояния.

Если конкретный год регистрации акта гражданского состояния не указан, то проверка осуществляется только в ИС ЗАГС.

Проверка проводится в течение 3 (трех) рабочих дней. В случае наличия записи в архиве регистрирующего органа в течении 10 (десяти) календарных дней принимаются меры по внесению записи акта гражданского состояния в ИС ЗАГС.

В удостоверение факта регистрации акта гражданского состояния регистрирующим органом выдается справка о регистрации акта гражданского состояния (далее – справка) на основании записи в книге регистрации актов гражданского состояния по форме, утверждаемой в соответствии с пунктом 2 статьи 181 Кодекса, согласно виду регистрации актов гражданского состояния.

Справка выдается в электронном виде через портал "электронного правительства" посредством ИС ЗАГС.

При необходимости предоставления справок в уполномоченные органы за пределами Республики Казахстан, справки выдаются в бумажном виде. При необходимости и указания об этом в заявлении в примечании данных справок указываются основания для внесения изменений, дополнений, исправлений в актовую запись, выдачи повторного свидетельства. Примечание заполняется в случаях, если сведения не относятся к личной и семейной тайне.

Сведения, содержащие информацию о том, что усыновители не являются родителями усыновленного ребенка указываются только с согласия усыновителя или усыновителей.

Справки о брачной правоспособности выдаются любым регистрирующим органом на основании проверок в ИС ЗАГС, начиная с шестнадцатилетнего возраста.

Справки, содержащие сведения из записей актов гражданского состояния, выдаются:

1) гражданину, на которого составлена запись акта;

2) родителям, усыновителям, опекунам и попечителям;

3) гражданам, являющимся опекунами недееспособных лиц;

4) родственникам и наследникам умершего.

Справки выдаются представителям граждан на основании документа, подтверждающий его полномочия.

Копии актовых записей о регистрации актов гражданского состояния являются документами для служебного пользования. Гражданам копии актовых записей не выдаются.

Копии с электронных версий записей актов гражданского состояния выдаются (высылаются) только по запросам государственных органов Республики Казахстан (за исключением государственных органов информационные системы которых интегрированы с ИС ЗАГС) в пределах их компетенции, установленной законодательством Республики Казахстан, органов адвокатуры, нотариусов (при отсутствии записей актов гражданского состояния в ИС ЗАГС), включая другие государства, а также по запросам органов (служб) регистрации актов гражданского состояния других государств.

В запросе необходимо указывать цель сбора и обработки персональных данных в соответствии с Законами Республики Казахстан "О доступе к информации", "О персональных данных и их защите".

При необходимости получения архивной копии записей актов гражданского состояния и указании об этом в запросе копия актовой записи выдается (высылается) с первого экземпляра актовой книги, которая хранится по месту первичной регистрации акта гражданского состояния в архиве регистрирующего органа района (города).

Верность копий скрепляется гербовой печатью и подписью должностного лица регистрирующего органа.

Свидетельства, справки и копии записей актов гражданского состояния подписываются должностным лицом и скрепляются печатью регистрирующего органа.