Административный отдел

 

 

П О Л О Ж Е Н И Е

об административном отделе

Департамента юстиции Карагандинской области

1. Общие положения
2. Административный отдел (далее - Отдел) является структурным подразделением Департамента юстиции Карагандинской области (далее - Департамент).
3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, приказами и указаниями Министра юстиции Республики Казахстан, Положением о территориальных органах Министерства юстиции Республики Казахстан, приказами и указаниями руководителя департамента юстиции Карагандинской области, а также настоящим Положением.
4. Штатную численность отдела утверждает руководитель Департамента на основании штатного расписания, утвержденного Министром юстиции Республики Казахстан.
5. Отдел имеет круглую печать с наименованием отдела, находящуюся в распоряжении руководителя отдела.

2.Основные задачи, функции, права и обязанности

административного отдела

5. 5. Основными задачами отдела являются:

1)Организация работы по своевременному подбору работников согласно штатной структуре;

2)Обеспечение прохождения государственной и гражданской службы в соответствии нормами трудового законодательства  и  требований Законов РК «О государственной службе»;

3) Организация порядка ведения делопроизводства, управленческой деятельности и порядка организации работы с документами несекретного характера, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи, управления документацией в Департаменте;

4)Осуществление контроля за соблюдением специалистами Департамента установленного порядка работы с документами;

5)Осуществление контроля за соблюдением руководителями отделов и структурных подразделений Департамента надлежащего ведения делопроизводства, учета, сохранности, своевременного прохождения документов;

6) Совершенствование системы документационного обеспечения и организация работы по сокращению документооборота в Департаменте и его структурных подразделениях;

7)Планирование работы Департамента и обеспечение своевременного исполнения плановых мероприятий;

8)Организационное обеспечение деятельности коллегии Департамента и контроль за исполнением решений коллегии;

9)Организация проверок и изучение состояния организации работы территориальных подразделений Департамента;

10)Организация работы по развитию государственного языка.

6.Отдел в соответствии с возложенными на него задачами в порядке установленном нормами трудового законодательства  и  требований Законов РК «О государственной службе» и иными нормативно-правовыми актами, а также настоящим Положением осуществляет следующие функции:

1)      Подготовка проекта приказов по личному составу, основной деятельности и кадровым вопросам;

2)      Осуществление  подбора и приема работников;

3)      Проведение конкурсов на замещение вакантных административных государственных должностей;

4)      Подготовка материалов по привлечению к дисциплинарной ответственности работников;

5)      Подготовка  материалов для  предоставления работников к поощрениям;

6)      Проведение оценки деятельности государственных служащих;

7)      Организация работы по  аттестации административных государственных служащих согласно указа президента;

8)      Составление  статистических отчетов о составе и сменяемости кадров, годовые и квартальные отчеты о численности государственных служащих;

9)Организация  обучения по переподготовке и повышению квалификации работников;

10)Организация работы по формированию  кадрового резерва департамента;

11)Ведение и хранение личных дел, трудовых книжек работников;

12)Проведение работы по исчислению стажа государственной и гражданской службы работников;

13)Разработка структуры и штатного расписания департамента;

14)Составляение  графика отпусков работников и контроль предоставления, оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам, в соответствии с утвержденным графиком;

15) Оформление и учет командировок сотрудников;

16)Подготовка и выдача документов подтверждающих трудовую деятельность работников;

17)Составление на календарный год план работы отдела;

18)Разработка должностных инструкций на сотрудников Департамента;

19)Ведение табеля учета использования рабочего времени и оформление листов временной нетрудоспособности в части сведений, относящихся к ведению отдела;

20)Организация выдачи служебных удостоверений сотрудникам Департамента;

21)Ведение учета по военнообязанным сотрудникам;

22)Ведение работы по противодействию коррупции;

23)Организация работы по вопросам борьбы с терроризмом;

24)Ведение секретного делопроизводства;

• Разработка годового и ежеквартальных планов работы Департамента;

26)Организация аппаратных и оперативных совещаний, заседаний коллегий, проводимых руководителем Департамента и оформление соответствующих материалов;

27)Формирование и согласование состава комиссии при проведении проверок в территориальных подразделениях;

28)Анализ и обобщение результатов проверок в территориальных подразделениях;

29)Контроль за полным и своевременным устранением нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверок;

30)Организация обучения государственному языку сотрудников Департамента;

31)Составление и направление ежеквартальных отчетов в сфере оказания государственных услуг в заинтересованные государственные органы.

32)Осуществление другие функций в пределах установленных полномочий.

7. Права и обязанности:

Отдел имеет право:

• Запрашивать и получать в установленный срок от структурных, территориальных подразделений Департамента информацию, документы, справки, отчеты, устные и письменные объяснения и другие материалы, необходимые для осуществления возложенных на Отдел функций и задач;
• Вносить на имя руководителя Департамента служебные записки о некачественном, несвоевременном предоставлении материалов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
• Вносить на имя руководителя департамента служебные записки по вопросу рассмотрения обращений физических и юридических лиц, в части исполнения их в сроки, установленные законодательством, а также по поручениям и долгосрочным контрольным заданиям вышестоящего и/или иного государственного органа;
• В пределах своей компетенции давать обязательные для исполнения указания структурным и территориальным подразделениям Департамента;
• вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности за несвоевременное исполнение плана мероприятий.

8. 8. Отдел обязан:

1) Требовать соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, а также  норм трудового законодательства и требований Законов РК «О государственной службе», «О борьбе с коррупцией», «Кодекса чести государственного служащего»;

2)Отдел обязан своевременно и качественно исполнять возложенные функции;

3)Осуществлять свою деятельность согласно действующему законодательству Республики Казахстан;

• Обеспечивать исполнительскую и трудовую дисциплину.

5) Представительствовать в установленном порядке от имени Департамента по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными органами, а так же другими организациями, в том числе с уполномоченным органом по вопросам занятости;

6) Давать рекомендательные разъяснения работникам департамента по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

7) Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела.  

8) Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых в Департаменте;

9)При работе с информационными системами и иными программами, используемых для осуществления деятельности отдела руководствоваться инструкцией пользователя.

Отдел имеет иные права и исполняет иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Казахстан.

3. Организация деятельности административного отдела
4. 9. Руководитель отдела назначается на должность и освобождается от должности руководителем Департамента.
5. 10. Руководитель отдела имеет в подчинении специалистов, которые назначаются на должность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
6. 11. Сотрудники отдела несут в установленном законном порядке ответственность.

12.При осуществлении своих полномочий, руководитель отдела подчиняется руководителю Департамента юстиции.

13.В случае отсутствия руководителя Отдела, его обязанности исполняет главный специалист отдела.

14.В случае болезни, выхода на трудовой отпуск или отсутствии служащего по уважительным причинам, применяется правила взаимозаменяемости, материалы дела находящиеся в производстве передаются другому специалисту.

15. 15. Руководитель отдела ведет учет изменений в работе отдела, по мере необходимости вносит предложения руководителю департамента об изменении и дополнении в положение.
16. 16. Изменения и дополнения в положение об отделе утверждаются приказом руководителя департамента.
17. 17. В случае возникновения ситуаций, не регламентированных настоящим положением, сотрудники отдела обязаны руководствоваться законодательством РК и иными нормативными правовыми актами.
18. 18. Настоящее Положение действует с момента утверждения его приказом руководителя Департамента.